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インボイス制度に対応したツール導入の重要性とメリットを解説!

インボイス制度に対応したツール導入の重要性とメリットを解説!

2023年に迫ったインボイス制度への対応には、ツールの導入を検討するのがおすすめです。今回は、インボイス制度の概要や見直しが必要になるシステム、制度に対応したシステムやツールを利用するメリットなどをご紹介します。

目次

インボイス制度とは

インボイス制度の正式名称は適格請求書等保存方式です。制度が施行される2023年10月からは、買い手側(課税事業者)が「消費税の仕入税額控除」を受けるために、売り手側(適格請求書発行事業者)は適格請求書を交付することが求められます。

適格請求書と認められるには、従来の請求書と比べていくつかの項目を追加で記載する必要があります。インボイス制度導入に伴い、売り手と買い手に求められる対応も確認しておきましょう。

制度導入に向けた対応

インボイス制度の施行に向けて、売り手側と買い手側それぞれに準備すべきことがあります。立場ごとに求められる対応を以下にまとめました。

【売り手】

  • 適格請求書発行事業者への登録
  • 請求書フォーマットを見直し

【買い手】

  • 適格請求書の保存方法を確認
  • 交付された請求書のチェック体制を整える

売り手側と買い手側、どちらもインボイス制度の導入に向けて、社内のシステムやワークフローの見直しが求められます。

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適格請求書は、従来の請求書と比べて記載項目が増加

売り手側は、インボイスの導入に向けて、請求書のフォーマットも見直さなければなりません。一般的な請求書と比較して、適格請求書に追加記載が必要な項目は次のとおりです。

  • 適格請求書発行事業者登録番号
  • 適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等

請求書の様式が合っていないと、買い手側は消費税の仕入税額控除が受けられなくなってしまいます。正しく制度を理解し請求書フォーマットを準備しましょう。

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インボイス制度対応に向けた見直しが必要なシステム5つ

インボイス制度は単に請求書の様式が変更になるだけではなく、会計や受注などさまざまなシーンで対応の見直しが必要になります。インボイス制度を導入する企業が見直すべき社内システムは次の5つです。

  • 会計システム
  • 請求書発行システム
  • POSシステム
  • 受発注管理システム
  • EDIシステム

以下では、制度の導入が各分野に与える影響と、システムの見直しが必要になる理由を解説します。

1.会計システム

会計システムに追加で必要となるのは、仕入れ業者ごとの税区分を切り替える機能です。インボイス制度が始まると、買い手側は仕入れ先を適格請求書発行事業者とそれ以外に分ける必要があります。

仕入れ先が適格請求書発行事業者であれば消費税の仕入税額控除が受けられますが、未登録業者や免税事業者の場合は対象外です。しかし、免税事業者からの課税仕入れには経過措置が取られることが決定しており、制度開始から6年間は一定割合の仕入税額控除が認められます。

複雑になる仕入れ先の情報を整理し、仕入れ先ごとの税区分を自動切換えできる機能が欠かせなくなるでしょう。

2.請求書発行システム

インボイス制度に対応した請求書には、適格請求書発行事業者登録番号適用税率税率ごとに区分した消費税額等の記載が必要です。1つでも必須項目が欠けていると、適格請求書として認められないため、売り手側にとって請求書発行システムの見直しは重要です。

インボイス制度開始後には、売り手と買い手の両方に適格請求書の保存が義務付けられるため、請求書の保管方法も事前に検討しておく必要があります。発行した請求書の自動保存やペーパーレス保存ができるシステムが、インボイス制度に適しているでしょう。

3.POSシステム

POSレジシステムも、インボイス制度導入に合わせて、必要項目が記載されたレシートを発行できるようにアップデートしなければなりません。これまで手書きの領収書で経費精算をしていた場合も、今後は税率の異なる商品ごとの消費税額を把握する必要があります。

インボイス制度導入に向けて、複数税率対応のPOSシステムへの見直しが求められます。

4.受発注管理システム

受発注管理システムには、仕入れ先企業の課税区分や商品ごとの消費税率の識別といった機能が必要です。仕入税額控除を受けるための書類は、仕入れ先企業の情報や商品ごとの適用税率の情報を元に作成されます。

管理システム上でデータの検索や整理ができない場合、いざ書類が必要になった際に大量のデータの中から仕分けをしなければなりません。作業効率を考えても、インボイス制度に対応した受発注管理システムは必須だといえるでしょう。

5.EDIシステム

EDIシステムとは、企業間でお互いの取引情報をインターネットや専用回線を用いて、電子的にやりとりするシステムです。取引情報が自動化され不正やミスを防ぐ効果も期待できるEDIシステムも、インボイス制度導入に際しての見直しが必要です。

EDIシステムをインボイス制度に対応できれば、適格請求書の電子保存ができるというメリットも享受できます。

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インボイス対応ツールを活用するメリット

インボイス制度が企業のシステムや制度、ワークフローに与える影響は多岐にわたります。新制度への移行を効率的に、そしてスムーズに行うにはインボイス制度に対応したツールやシステムの利用が効果的です。

インボイス制度に対応したツールを活用するメリットを3つご紹介します。

  • 経理処理の負担が減る
  • 内部不正やミスを防げる
  • 国を越えた企業活動がしやすくなる

経理処理の負担が減る

インボイス制度に対応した請求書発行システムなどを使うことで、請求書の作成から仕入税額控除の計算まで自動化でき、作業にかかる時間を大幅に減らせるのが1つ目のメリットです。

適格請求書は現行の様式より記載項目が増えるため、税率や税額などの数値を1つ1つ手入力していると、かなりの時間がかかってしまいます。インボイス制度に対応したツールを利用すればデータを直接システムに取り込むことができ、経理処理の負担を軽減できます。

内部不正やミスを防げる

インボイス制度に対応したツールの導入は、内部不正やミスを減らすことにもつながります。インボイス制度導入後は、課税区分や消費税率を請求書ごとに確認して表記しなければならず、請求書作成や管理の難易度が上がります。

手作業で書類作成やデータの仕分けをする場合は、思わぬミスが発生したり内部不正に気付くのが遅れる恐れがあるでしょう。

国を越えた企業活動がしやすくなる

インボイス制度と共に注目が高まっているのが、取引情報をデータで運用する電子インボイスです。電子帳簿保存法に則り取引データを電子保管できるツールであれば、紙の書類でのやり取りが必要なくなり、海外企業とのやりとりも容易になります。

インボイス制度の開始を機会に、電子インボイスの国際規格であるPeppol(ぺポル)に対応したツールを導入するのもよいでしょう。

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インボイス制度対応×請求業務の効率化ならマネーフォワード ケッサイ

インボイス制度に対応したツールやサービスの導入は、制度開始に向けた社内体制の整備に悩んでいる方や自社システムの開発・メンテナンスにお困りの方におすすめです。

会計処理や管理体制が複雑化することが予想されるインボイス制度に備えて、検討してみましょう。

請求書の発行・発送、入金消込、口座振替の手続きなど、企業間の請求業務に課題をお持ちの方には、このような業務を全てお任せいただける請求代行サービスがおすすめです。以下では、インボイス制度にも2022年中に対応予定である、企業間請求代行サービス『マネーフォワード ケッサイ』をご紹介します。

マネーフォワード ケッサイとは

マネーフォワード ケッサイとは、インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応した企業間請求代行サービスです。請求業務にかかる負担を減らせるだけではなく、プランによっては与信・入金保証のついたものもあるため、キャッシュフローの改善や、新規顧客獲得にもつながります。

※インボイス制度への対応は2022年中を予定しております。

サービスの特徴

マネーフォワード ケッサイの特徴は以下のとおりです。

  • 入金消込や請求書発行などの請求業務をまるごと任せられる
  • プランによっては与信や入金保証付きのため安心して掛け売りが行なえる
  • 会計システム、受発注システムなどの基幹システムと連携可能
  • 手数料は業界最安水準の0.5%~

参照:マネーフォワード ケッサイー料金体系・FAQ

導入までの流れ

マネーフォワード ケッサイの導入までの流れをご紹介します。お問い合わせからサービス利用開始まで、最短の場合で7営業日程度が目安です。

  1. 資料請求・お問い合わせ
  2. 担当よりご連絡
  3. 審査・手数料率の確定
  4. 利用開始

こちらから無料の資料請求・お問い合わせが可能です。担当者が御社に合ったサービスを提案し、手数料の確定とご利用審査に移ります。

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まとめ

2023年10月に施行されるインボイス制度への対応を正しく進めなければ、消費税の仕入税額控除が受けられなくなってしまいます。自社システムを利用している場合は、開発や修正にかなりの労力と時間が必要となるでしょう。自社の状況に合わせて、インボイス制度に対応しているツールの導入も検討してみましょう。

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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

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