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請求業務代行サービスが代行する5つの機能

取引先の拡大、売上の拡大にともなって、請求業務の量も増えます。請求業務は、請求書の発送や入金の確認だけでなく、場合によっては金額間違いなどへの対応や未入金に対する督促など、煩雑な作業が多数あるバックオフィス業務です。

本記事では、このような請求業務を「請求業務代行サービス」にまかせることで代行してもらえる5つの機能について、弊社「マネーフォワード ケッサイ」を例に紹介します。

目次

1 与信審査

掛け売りで商品・サービスを提供する場合、「その取引先と掛取引を行っていいのか」という審査をする必要があります。与信審査を行わないと後述する未入金が発生する確率が高くなってしまいます。一方で、与信審査を自社でしっかりと行うためには金銭的・時間的なコストが発生してしまい、その体制構築にもノウハウが必要です。

マネーフォワード ケッサイでは、与信審査のほとんどを機械学習により自動化。最短数秒で与信審査の結果を回答します。与信審査のコストも手数料に含まれているので、コストを抑えながら安全な取引を行うことが可能になります。

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2 請求書の作成・送付

請求代行サービスを活用すれば自社で請求書の印刷や封入作業をする必要はありません。管理画面からの登録・csvでの一括登録・API連携のいずれかの方法で請求依頼を出すだけで、自社名・ロゴ・印影を入れた請求書を取引先に代行送付します。取引先は何か特別な対応をする必要は一切ありません。請求書記載の振込方法で支払いを行うだけです。

請求書の送付方法はメールと書面の郵送の2種類から選択できます。取引先によって、メール送付と郵送を使い分ける対応も可能です。また複数税率にも対応。今後、新たな法改正があった場合も無償でアップデートします。

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3 管理画面からの請求・入金状況の確認

掛け売りで面倒なのが入金管理です。請求代行サービスなら「あの会社から入金があったっけ?」と確認する必要はありません。代行企業が毎日入金状況を確認し、最新の状況を反映するので、オンラインの管理画面を見るだけで、請求・入金状況をいつでも確認することができます。マネーフォワード ケッサイが入金確認・消込作業をすべて代行するので、利用企業は銀行口座を確認し請求と入金を突き合わせる消込作業は一切不要になります

取引先からの入金はまとめて一括で自社口座へ入金されます。またご希望があれば、入金のサイクルの短縮も可能なため、入金までのタイムロスを最小限にします。

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4 未入金時の連絡

掛け売りを行うと一定の割合で未入金が発生します。自社で対応する場合、営業担当者や経理担当者が状況確認の連絡を行うケースが多いようです。しかし、未入金の連絡業務は担当者の精神的な負担も大きく、伝え方によっては取引先との関係悪化を招くケースも散見されます。

マネーフォワード ケッサイでは、専門のサポートチームが取引先へ状況確認と入金のお願いの連絡をし、代金を回収します。第三者がこの作業を行うことで、取引先との関係悪化を防ぎ、自社内で行うと精神的な負担の大きい未入金時の連絡業務から解放されます

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5 未入金時の保証

掛け売りの場合、督促を行ってもそのまま未回収になってしまうこともあります。商品・サービスを提供したのに入金がされないと、経営にも悪影響を与えてしまいます。

請求代行サービスを利用すると、取引先からの未入金が発生しても、定められた期日になると代行手数料を差し引いて全額が入金されます。このため掛け売りにつきものの「入金遅延」「貸し倒れ」のリスクを回避できます。資金の見通しがつきやすく、安定した経営につながります。

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請求業務代行サービスの導入がおすすめな企業

このように請求業務代行サービスは大きく5つの面倒な業務を代行するので、次のような企業におすすめです。 

・請求業務に時間がかかり過ぎている
 もしくは、今後請求件数が増えていくことが想定される・請求業務で発生するミスやトラブルに悩んでいる

・未回収金による経営リスクを減らしたい

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まとめ

請求業務代行サービスが提供する5つの機能

 1. 与信審査
 2. 請求書の作成・送付
 3. 管理画面からの請求・入金状況の確認
 4. 未入金時の連絡
 5. 未入金時の保証

をお伝えしました。

現在の自社の請求業務に、工数やリスクの面で悩みがある場合は、アウトソーシングによって解決できないかを検討してみてください!

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マネーフォワードケッサイでは、各社のご希望にあわせた柔軟な請求業務のアウトソーシングが可能です。「こんな形で請求できますか?」「困っている点を解消できますか?」などお気軽にお問い合わせください。

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