請求業務のミスの原因は？減らすにはどうすればいい？

請求業務は経理担当者が手作業で行えば、いくら気をつけていてもミスが起こることはあるでしょう。この記事では、請求業務で起こりやすいミスと、ミスが起こる理由について説明します。ミスを減らすために導入したい請求代行サービスについても紹介しますので、請求業務が負担になっている場合に参考にしてください。

請求業務におけるミス

まず、請求業務で起こりやすいミスについて説明をします。

・請求書作成時のミス

請求書の作成時には、入力すべき取引内容を記載し忘れて請求書を作成してしまうことがあります。特に、取引数が多い場合には見落としやすいので注意が必要です。

作成した請求書の内容で問題がないかは、必ず請求先に確認してもらいましょう。締め日が過ぎた後に修正すると、取引先にも計上を修正してもらう必要があるなど双方に手間が生じる場合もあります。締め日内に正しい請求書を作成し、正しい金額を期日内に支払ってもらえるようにしましょう。

・請求書の送付漏れ

請求書を作成したのにも関わらず、請求書を発送し忘れるケースです。請求先は原則、請求書の内容を確認して支払うことがほとんどです。請求先が支払処理をするまでに送付をするようにしましょう。

・同じ内容の請求書を複数送付してしまう

二重請求があると、請求先としては「きちんと管理できていない会社かもしれない。」と感じてしまう可能性があります。特に、既に支払をしたのにも関わらず再度請求されると取引先に不信感を抱かせてしまうので注意するようにしましょう。

・請求書と入金額の照合ができない

入金額の組み戻しや修正は手間がかかります。上述の通り、必ず請求書発行時に請求先と認識を合わせておきましょう。

請求業務でミスが起こる理由

では、請求業務でミスが起こる理由について説明します。

・取引先が多い

取引先が多いと、請求書の発行が増えるのでミスが起こりやすいです。特に、毎月取引が発生しない企業の場合、請求書を発行すること自体を忘れてしまう可能性があるので、請求書発行が必要な企業のリストを作るなどして管理しましょう。

・大企業1社に対して様々な部署から請求を行う必要がある

対大企業の取引では、1社に対して複数の部署から請求を行う必要があります。例えば、大手自動車メーカーに対して部品メーカーの各部署から部品を納品しているケースです。複数の部署からの請求書を1つにまとめて大手自動車メーカーに発行する場合、ある部署の計上が遅れることで、計上が遅れた部署の取引分を載せないまま請求書を発行してしまうこともあるでしょう。取引明細の記載漏れを防止するためには、請求書を取り仕切る代表者がすべての部署が計上を終えているかをよく確認する体制作りが大切です。

・確認漏れなどのヒューマンエラー

請求業務のミスは、確認漏れのヒューマンエラーによって引き起こされることがほとんどです。例えば、メールで請求書を送付する際に宛先を間違えると、情報流出問題となります。このような事態が発生しないように、メールを送る際には宛先のダブルチェックが必要です。メールを送る際には、複数人の目で宛先を確認してもらうようにすれば、宛先間違いは減らせるでしょう。

請求代行を導入するのがおすすめ

請求業務でミスを回避するためには、請求代行サービスの利用がおすすめです。請求代行サービスのメリット・デメリットを説明します。

請求代行を導入するメリット

まずば、請求代行を導入するメリットを紹介します。

＊請求書の作成・送付が不要

請求代行を導入することにより、経理部による請求書の作成・送付が不要になります。取引先が多かったり、取引量が多かったりして請求業務が複雑になっている場合には、請求代行を導入することで一気に業務が効率化するでしょう。

＊売掛金未回収時には催促もしてくれる

未回収時には、請求代行会社が催促も対応してくれます。催促業務はストレスがかかりやすいです。それを代行してもらえることで、経理担当者のストレス軽減に繋がります。

＊売掛金未回収の場合の入金保証

請求代行を利用すると、売掛金が未回収の場合は保証をしてくれます。売掛金が回収できないと資金繰りが悪化するので、保証があるのは安心です。

請求代行を導入するデメリット

では、請求代行を導入するデメリットについても説明しましょう。

＊取引先に説明が必要

請求代行を利用すると、請求書の発行元や支払先が請求代行会社になります。そのため、請求代行を利用する場合は、取引先に事前に説明しなくてはいけません。

＊手数料がかかる

請求代行を利用すると手数料がかかります。取引先の数が少ない場合などは、手数料負担を重く感じるかもしれません。手数料の他に、月額・初期導入費用・保証料などがかかる場合もあります。費用は請求代行会社により異なります。請求代行サービスの導入前には数社に問い合わせを行い、サービス内容と手数料の比較をした方が良いといえるでしょう。