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請求代行の具体的なサービス内容とメリット・デメリット

2021-09-10

請求業務を効率化できる請求代行サービスが注目されています。この記事では、請求代行の具体的なサービス内容、メリット・デメリットを説明します。導入時に比較するポイントも紹介しますので、導入検討中の場合はぜひ参考にしていただきたいです。

目次

請求代行サービスが行うこと

まず、請求代行がどんな仕組みのサービスなのかを説明します。

請求書の作成~発行〜発送を代行

請求代行に依頼すると、請求書の作成から発行・発送までを行ってくれます。

代金回収~消込作業を代行

請求先から代金回収を行い、請求内容と入金金額が一致しているか照合し、消込業務までを依頼できます。

与信業務~与信枠の設定

請求代行では、万が一請求先から回収できない場合には保証をしてくれます。そのため、与信審査を行い、月々に取引可能な与信枠     の設定まで任せることが可能です。

請求代行を導入するメリット・デメリット

請求代行を導入するメリット・デメリットをそれぞれの視点から説明します。

メリット

まずは、メリットの紹介です。

請求書発行の手間を省ける

まず、請求書を発行する手間を省けるのは大きなメリットといえます。請求書を発行する際は、金額や取引内容を確認しながら間違えがないように作成し、それを請求先に送付する必要があります。特に、取引先が多い場合には請求書の発行だけで時間を取られてしまうこともあるでしょう。

また、人が手作業で行えばどんなに注意していてもヒューマンエラーが生まれる可能性は避けられません。その結果、請求漏れが発生してしまうこともあります。請求代行に依頼すれば、手間を省けるだけではなく、ミスも減らすことができます。

売掛金の回収も任せることができる

売掛金の回収をして、それを売掛金と照合するのも手間ですし、金額相違のミスが起こりやすいです。例えば、売掛金と入金された金額を目視で確認して、本当は正しい金額が入金されていないのに気づかないこともあるでしょう。売掛金より実際に入金された金額が少なければ、企業として損失を抱えることになります。請求代行に依頼すれば、確実に消し込みをしてくれるので、このような問題が起こらず安心です。

売掛金未回収の場合でも入金保証がある     

万が一、請求先から売掛金を回収できない場合に備えて保証があります。例えば、新しくできたばかりの会社と取引を行う場合、支払いに対する不安はつきものです。このようなケースでも請求代行に任せれば、安心して取引が行えます。

デメリット

では、請求代行を利用するデメリットはあるのでしょうか?

取引先に説明が必要

請求代行を利用する場合、入金先が請求者ではなく請求代行会社になります。そのため、取引先にきちんと説明しなければ、「知らない会社から請求書が来た」     と思われてしまうリスクがあります。特に、直接取引していたものが途中から請求代行に変われば、余計に不審に思うでしょう。請求代行を利用することに決めたら、「請求管理を効率化したいから利用する」などと取引先にはきちんと説明すべきといえます。

請求代行サービスを提供している企業は取引先説明用資料を用意しているケースが多いので、相談してみるといいでしょう。

費用がかかる

請求代行を利用する際には費用がかかります。業務効率化ができてメリットを感じるのであれば導入がおすすめですが、コストが負担になり過ぎないか、事前にシミュレーションを行いましょう。

請求代行で比較すべきポイント

最後に、請求代行を導入する際に比較したいポイントを紹介します。

利用する際のコスト

利用する際のコストは必ず各社で比較しましょう。導入するにあたり、月額料金・初期手数料・請求書発行手数料などがかかる可能性があります。例えば、月額料金は安くても請求書発行の手数料が高いと、取引先が多いほど負担になります。

与信の上限額

与信の上限ができれば取引できる額に制限ができてしまいます。上限額の設定が低いと取引がしにくくなる可能性があるので注意です。

売掛金が未回収時の保証内容

売掛金が未回収時の保証がある請求代行サービスがほとんどですが、全額カバーしてくれるかなど確認しましょう。

様々な業種に対応しているか

様々な業種に対応していて、取り扱い実績が豊富かは確認すべきです。請求書の内容などをカスタマイズできるか、複数税率にも対応しているかなども確認した方がいいでしょう。

請求書の発行以外の業務も任せられるか

請求代行で、請求書の発行だけを代行するサービスもあります。回収・消込・与信・保証まで依頼したい場合には、そのようなサービスも提供しているか確認すべきです。合わせて、与信審査に関して、個人事業主や企業以外の法人にも対応しているかなども確認しましょう。

自社のシステムと連携できるか          

請求代行サービスは顧客情報を管理する基幹システムや、受発注管理システム、また会計ソフトと連携することで受注から会計処理まで一気通貫で自動化を進めることができるため、システム間連携を行うケースが多いです。そのため、APIが公開されているか、自社で利用しているシステムと連携実績があるかなど確認するようにしましょう。

まとめ

請求代行サービスを利用することにより、請求業務を効率化し、未回収リスクを回避できるといったメリットがあります。様々なサービスがありますので、今回紹介した比較ポイントをチェックし、貴社にあったサービスの導入をしてください。

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