Article
お役立ち記事

知っておきたい請求書の「保存期間」と「保存方法」の基本

仕事で扱う請求書の保存期間・保存方法をご存知ですか?

請求書を扱う請求業務を、総務や営業などと兼務しているなど経理・請求専門の担当外の方が担当している企業はとても多いです。そのような方にまず知ってほしい請求書の基本となる保存期間と保存方法についてお伝えします。

目次

受領した請求書の保存期間

法人の請求書の保存期間は「7年~10年」


法人の請求書の保存期間は7年間と定められています。7年間の間は帳簿とともに保存しておかなければいけません。7年間とは、請求書が発行された日を起算日にするということではなく、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間という数え方をします。確定申告の提出期限は、事業年度の終了日から2か月以内です。

 <例>8月が決算の場合

 確定申告の期限日:10月31日
 請求書の発行期間:2014年9月1日~2015年10月31日
 請求書の保存期間:2021年10月31日まで

ただし、2015~16年度の法改正に伴い、「2018年4月1日以後に開始する欠損金が発生する事業年度に発行された請求書」は保存期間が10年に延長されました。

個人事業主の請求書の保存期間は「5年~7年」

個人事業主は法人と異なり、請求書の保存期間は5年間と定められています。請求書を保存する際は、起算日に注意しましょう。個人事業主の場合も法人と同様、請求書が発行された事業年度の確定申告の期限日の翌日から5年間となります。

 <例>
 確定申告の期限日:3月15日
 請求書の発行期間:2014年1月1日~2014年12月31日
 請求書の保存期間:2019年3月15日まで

また、前々年度の課税売上高が1,000万円以上になると「課税事業者」という扱いになり、請求書の保存期間は法人同様7年間となります。

2023年からのインボイス制度(適格請求書等保存方式)では保存期間は「7年」

インボイス制度は、2023年の10月1日以降に導入される新しい制度のことで「適格請求書等保存方式」とも呼ばれます。インボイス制度では、適格請求書とその控えの保存が義務化されます。また、請求書を発行した側、受け取った側のどちらも7年間保存しなければなりません。複数税率の記入や事業者登録番号などの記入も必要になります。

発行した請求書の保存期間

発行した請求書の控えも法人税法施行規則第59条などに基づき保管義務があります。ただし、請求書の控えを作成する義務はないため、控えを作成しなければ保管義務もありません

2023年10月1日からのインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受ける「適格請求書発行事業者」には、インボイス(適格請求書)の控えを作成し保管する義務があります。

請求書の保存方法

請求書の保存は紙での保存が原則となりますが、要件を満たせば、CDやDVDなどの電磁気媒体やスキャナの読み取りによる保存も認められています。

そのため、メールの添付としてPDFで送信された請求書データも、原則プリントアウトして紙の状態で保存が必要です。ただし、保存期間の最後の2年間に関してのみ、マイクロフィルムでの保存も認められています。

近年、インターネットの普及により電子データでの取引が多くなりました。また、紙で保存する際の負担を減らす目的で、国も書類の電子データ化を推奨しています。ただし、電子データで保存をする3か月前までに所轄の税務署所長の承認が必要です。保存要件に関する詳細は、電子帳簿保存法で確認してください。

まとめ

請求書の基本、

請求書の保存期間

 ・法人の請求書の保存期間は「7年~10年」
 ・個人事業主の請求書の保存期間は「5年~7年」
 ・2023年からのインボイス制度では「7年」

請求書の保存方法は原則「紙」、電子データ保存は承認が必要

をお伝えしました。

請求書1つとってもこれだけ複雑な事柄があり、知っておかないと困るものばかりです。請求書の保存についてしっかりと知識をつけておきましょう。

現在の自社の請求業務に、工数やリスクの面で悩みがある場合は、アウトソーシングによって解決できないかを検討してみてください!

カンタンであんしんな企業間請求代行サービス「マネーフォワード ケッサイ」

企業間取引の9割を占める「請求書による後払い」に関わる、 様々な負担やリスクを解決できるのが BtoB後払い決済サービスです。 掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。

もし未入金が発生した場合にも入金を保証。リスクなく掛け売りが可能です。

請求業務とリスクからあなたを解放し、ビジネスの成長を支援します。


▼企業間後払い請求代行サービス「マネーフォワードケッサイ」
https://mfkessai.co.jp/kessai


無料相談・お問い合わせ

マネーフォワードケッサイでは、各社のご希望にあわせた柔軟な請求業務のアウトソーシングが可能です。「こんな形で請求できますか?」「困っている点を解消できますか?」などお気軽にお問い合わせください。

そのほかの記事