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請求書の保存期間と保存方法!受領と発行に分けて解説

請求書の保存期間と保存方法!受領と発行に分けて解説

仕事で扱う請求書の保存期間・保存方法をご存知ですか?

請求業務を経理・請求専門の担当外の方が担当している企業は少なくありません。そのような方にまず知ってほしい請求書の基本的な保存期間と保存方法についてお伝えします。

目次

受領した請求書の保存期間

法人の請求書の保存期間は「7年~10年」

法人の請求書の保存期間は7年間と定められています。7年間の間は帳簿とともに保存しておかなければいけません。7年間とは、請求書が発行された日を起算日にするということではなく、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間という数え方をします。確定申告の提出期限は、事業年度の終了日から2か月以内です。

<例>8月が決算の場合
確定申告の期限日:10月31日
請求書の発行期間:2014年9月1日~2015年10月31日
請求書の保存期間:2021年10月31日まで

ただし、2015~16年度の法改正に伴い、「2018年4月1日以後に開始する欠損金が発生する事業年度に発行された請求書」は保存期間が10年に延長されました。

個人事業主の請求書の保存期間は「5年~7年」

個人事業主は法人と異なり、請求書の保存期間は5年間と定められています。請求書を保存する際は、起算日に注意しましょう。個人事業主の場合も法人と同様、請求書が発行された事業年度の確定申告の期限日の翌日から5年間となります。

<例>
確定申告の期限日:3月15日
請求書の発行期間:2014年1月1日~2014年12月31日
請求書の保存期間:2019年3月15日まで

また、前々年度の課税売上高が1,000万円以上になると「課税事業者」という扱いになり、請求書の保存期間は法人同様7年間となります。

2023年からのインボイス制度(適格請求書等保存方式)では保存期間は「7年」

インボイス制度は、2023年の10月1日以降に導入される新しい制度のことで「適格請求書等保存方式」とも呼ばれます。インボイス制度では、適格請求書とその控えの保存が義務化されます。また、請求書を発行した側、受け取った側のどちらも7年間保存しなければなりません。複数税率の記入や事業者登録番号などの記入も必要になります。

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発行した請求書の保存期間

発行した請求書の控えも法人税法施行規則第59条などに基づき保管義務があります。ただし、請求書の控えを作成する義務はないため、控えを作成しなければ保管義務もありません。

2023年10月1日からのインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受ける「適格請求書発行事業者」には、インボイス(適格請求書)の控えを作成し保管する義務があります。

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請求書以外の保存義務のある経理関連書類

請求書以外にも、保存義務のある経理関連の書類は多数存在します。保存義務の期間別に、どのような書類に保存義務があるのか解説します。

5年以下の保存期間

労働基準法や雇用保険法などに関わる書類は、5年以下の保存期間が義務付けられている傾向にあります。

保存期間 書類の種類
2年 健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する書類(被保険者に関する書類以外)など
3年 労災保険に関する書類、解雇や雇用、賃金などの労働関係の書類(2020年4月以降は保存期間は5年に改正。経過措置として3年でも可能)など
4年 雇用保険の被保険者に関する書類など
5年 白色申告事業者が受け取った領収書や請求書、納品書など、前々年度の所得が300万円以下の青色申告事業者が受け取った領収書や請求書、納品書など、健康診断の個人票など

7年の保存期間

保存期間が7年と定められている書類は多くあります。一例を紹介します。

  • 法人が受け取った領収書や納品書など
  • 前々年度の所得が300万円を超える青色申告事業者が受け取った領収書や納品書など
  • 決算関連の目的で作成された書類
  • 売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などの帳簿類
  • 源泉徴収簿など

10年の保存期間

保存期間が10年の書類もあります。重要書類が多いので、適切に保管しましょう。

  • 会計帳簿などの会社法上の帳簿書類等
  • 株主総会議事録、取締役会議事録などの議事録

永久保存

法令で保存期間が定められていない書類の中には、重要度が高く、保管しないことで不都合が生じるものもあります。永久保存が望ましいとされている書類としては以下のものが挙げられます。

  • 定款、株主名簿、社債原簿、新株予約権原簿
  • 登記関連書類、訴訟関連書類
  • 許可書、認可書
  • 知的所有権に関わる書類
  • 権利や財産に関わる書類
  • 労働組合との協定書
  • 従業員の人事や給与、労務などに関わる書類など
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請求書の保存方法

主な請求書の保存方法としては、次の2つが挙げられます。

  • 紙書類
  • 電子データ

紙書類

紙で発行された請求書は、紙のまま保存することが原則ですが、保存条件を満たす場合はスキャナで読み取り、CDやDVDとして保存することも可能です。

紙の書類は紛失しやすく、探しにくい点に注意が必要です。取引時期や取引先ごとにファイルを作成し、整理した状態で保管しておくようにしましょう。また、これまでは電子データで作成された書類もプリントアウトして紙で保存することができましたが、電子帳簿保存法の改正により、電子データで作成された電子取引の取引情報は電子保存が必須となりました。

電子データ

電子データで受け取った請求書だけでなく、紙の請求書もスキャナを使用することで電子データで保存することが可能です。電子データで保存すると請求書を簡単に検索できるだけでなく、物理的な保管場所を必要としないため、整理しやすくなります。

なお、電子データで請求書などの書類を保存する場合は、3ヶ月前までに所轄の税務署長の承認を得ることが必要でした。しかし、電子帳簿保存法が改正されたことで、承認を得ずに書類保存をできるようになっています。

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【2022年改正】電子帳簿保存法の改正のポイント

電子帳簿保存法が改正され、2022年1月1日から施行されました。ただし、改正電子帳簿保存法への完全移行までには2年の猶予期間が設けられているため、次の条件を満たしている場合に限り、2023年12月31日までは現行の規定のまま電子保存を行うことが可能です。

  • やむを得ない事情があると所轄の税務署長が判断した場合
  • 電子データで受領あるいは作成したものをすぐに印刷して提出できる場合

なお、どのような事情がやむを得ない事情なのかについては明らかにされていません。そのため、2023年12月31日を待つのではなく、できるだけ早く改正電子帳簿保存法に対応することが必要です。改正点を理解し、スムーズに対応できるようにしておきましょう。

改正された主なポイントとしては、以下の点が挙げられます。

  • 承認手続きの廃止
  • タイムスタンプの要件緩和
  • 電子データの保存義務化
  • スキャナ保存の手続き要件廃止
  • 検索の要件緩和

それぞれの改正点について解説します。

承認手続きの廃止

改正前までは、電子データの保存は3ヶ月前までに管轄の税務署長に申請し、承認を得ることが必要でした。しかし、改正後は管轄の税務署長の承認は不要となるため、すぐに電子データを保存することができます。

なお、電子データを保存する際に隠ぺいや改ざんなどの行為を行うと、重加算税の額が10%加算される点に注意が必要です。受け取った請求書には手を加えず、そのままの形で保管しましょう。

タイムスタンプの要件緩和

スキャナ保存に関して、電子データの作成日時を明確にするためにタイムスタンプが必要とされていました。また、受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自著が必要でした。

しかし、電子帳簿保存法が改正されたことで、タイムスタンプの要件が緩和されました。受領者等の自著は不要になり、また、タイムスタンプを付与する期間も、従来の3営業日以内から、2ヶ月とおおむね7営業日以内に変更されました。

電子データの保存義務化

電子帳簿保存法の改正前は、電子取引によって得た電子データをプリントアウトし、紙の書類として保存することが認められていました。しかし、改正後は電子データは電子保存が必須となります。

スキャナ保存の手続き要件廃止

電子帳簿保存法の改正前は、社内規定の強化やチェック体制の確立など適正事務処理要件を満たすことで、電子データの保存が可能になっていました。しかし、改正により適正事務処理要件は廃止され、社内規定を変更せずに電子データを保存することができます。

また、紙書類として請求書を受け取った場合、スキャナで読み込んで電子データを作成した後は、原本をすぐに破棄することが可能です。

検索の要件緩和

改正前は、電子データの検索要件は以下のように定められていました。

  • 取引年月日や勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目の項目のうち、2つ以上の項目を組み合わせた条件により検索できること
  • 日付又は金額の範囲指定により検索できること

改正後は、保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、これのら要件が不要となりました。

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まとめ

請求書の保存期間や保存方法、電子帳簿保存法の改正によって変更した事項などをお伝えしました。

請求書1つとってもこれだけ複雑な事柄があり、知っておかないと困るものばかりです。請求書の保存についてしっかりと知識をつけておきましょう。

現在の自社の請求業務に、工数やリスクの面で悩みがある場合や、改正された電子帳簿保存法への対応にお困りの場合は、アウトソーシングによって解決できないかを検討してみてください!

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