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売掛金を回収できないときは?具体的な対応手順と仕訳、回避策を紹介

売掛金を回収できないときは?具体的な対応手順と仕訳、回避策を紹介

売掛金を回収できないときは、まずは相殺できる債権がないか確認します。それでも回収できないときは、支払い期限の延長や催告、最終的には差し押さえなどが必要です。回収が難しいときの具体的な対応や未回収リスクを回避するための対策を紹介します。

目次

売掛金を回収できないときに最初に実施すること

掛取引で商品やサービスを販売したときは、売掛先との間で定めた期限までに売掛金を受け取ることが前提となります。しかし、約束の期限になっても売掛金を回収できないケースもあるでしょう。

売掛金の回収が遅れるとキャッシュフローにも影響が及び、資金繰りが厳しくなることもあります。売掛金があるときは、回収期限の翌営業日に口座を確認し、入金されているかどうか調べることが必要です。万が一入金されていないときは次の行動を起こしましょう。

  • 売掛先に連絡後、出荷を止める
  • 相殺できる債権があれば相殺する

それぞれの行動について具体的に解説します。

売掛先に連絡後、出荷を止める

まずは売掛先に連絡しましょう。もしかしたらすでに入金しているものの、金融機関側のトラブルなどで口座への反映が遅れているのかもしれません。また、入金の期限を間違えていた、入金を忘れていたなどのうっかりミスも考えられます。

しかし、売掛先が資金繰りなどの事情のために意図的に入金せず、いつ入金できるかもわからない可能性もあります。定期的に納品することを前提とした契約であれば、出荷を止め、未回収代金がこれ以上増えないようにしておきましょう。

相殺できる債権があれば相殺する

売掛先との取引において買掛金などの負債に相当する債権があれば、その債権を用いて未回収の売掛金を相殺できます。例えば、未回収金額が500万円で、売掛先に対して買掛金が600万円あれば、相殺することで500万円を回収でき、残った買掛金100万円のみを支払えば済みます。

ただし、売掛金が支払われないからといって、売掛先の同意を得ないまま勝手に代金を相殺してはいけません。相殺ができる債権があった場合には、早急に相殺の通知を内容証明郵便で買主に送りつつ、売掛先に連絡を取り、相殺することを伝えましょう。内容証明郵便とは郵便局のサービスの1つで、郵便の内容や受取人、受取人が受け取った日時などについて郵便局が証明してくれるものです。

なお、売掛金と買掛金の両方が発生する取引先に関しては、最初から相殺を前提に取引を行うほうが良いでしょう。資金のやり取りを減らせるだけでなく、送金の際の手数料も削減できます。

内容証明郵便の送り方や料金については、次の記事で解説しています。訴訟以外で利用できるシチュエーションやオンラインでの送り方なども紹介しているので、ぜひご覧ください。

関連リンク:内容証明郵便とは?出し方や効力、使える場面について解説

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それでも売掛金を回収できないときの対応手順

未回収の理由が金融機関側のトラブルや売掛先のミスのときは、しばらく待てば入金されるはずなので、特別な対応は必要ありません。入金口座を確認し、回収できたかどうかチェックしておきましょう。しかし、未回収の理由が売掛先の資金繰り難などであるときは、迅速な対応が必要です。次の順に対応しましょう。

  1. 売掛先と支払い期限について話し合う
  2. 内容証明郵便で催告書を送付する
  3. 未払金残高確認書類の作成を依頼する

それぞれの段階において何をすべきか解説します。

1. 売掛先と支払い期限について話し合う

売掛先の事情で支払いが遅れているときも、今後の取引を考えて、可能な限り穏便に対応することが必要です。まずは売掛先と話し合い、新たな支払い期限を決めましょう。

資金繰りなどの理由で支払いが遅れている場合は、無理のない範囲で売掛先の事情に配慮して支払い期限を設定します。また、新たな支払期限前にはメールや電話などでリマインドするようにしましょう。

2. 内容証明郵便で催告書を送付する

新しく設定した支払い期限までに売掛金を回収できない場合は、売掛先に催告書を送付します。催告書とは、債権者が債務者に対して債務の履行を請求する通知書のことです。主に金銭的な債務に対して使われます。

催告書を送付するときは、内容証明郵便で送りましょう。内容証明郵便で催告書を送ると、後日訴訟になったときに「相手に支払いを請求した」という事実を証明することができます。

3. 未払金残高確認書類の作成を依頼する

売掛金についての認識が売掛先と異なる可能性があります。未回収の売掛金の金額や回収期限などについて、今一度売掛先に確認しておきましょう。

また、口頭で確認するだけでは、後日トラブルになる可能性があります。認識にずれがないかを文書の形で確認するためにも、未払金残高確認書類の作成を依頼しましょう。

未払金残高確認書類とは、未払金の金額と必ず支払うという文言を記載した書類で、売掛先に作成してもらう必要があります。後日訴訟になったときにも利用できる書類なので、売掛先とやり取りが難しくなる前に作成してもらうようにしましょう。

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法的な対応が必要なときの売掛金回収手順

催告書を送っても売掛金の支払いがないときは、回収のために法的な対応に進む必要があります。なお、未回収債権の回収というと差押えのイメージがありますが、差押えは最終手段であって、その前に実施すべき対応がいくつかあります。

次の手順で法的対応を進めていきましょう。

  1. 仮差し押さえ
  2. 訴訟、支払督促
  3. 強制執行

それぞれの段階で実施する事柄を紹介します。

1. 仮差し押さえ

訴訟をして判決等を受けて、差押えをしたとしても、売掛先が財産を隠したり売却したりしてしまうと売掛債権の回収ができません。このような事態にならないように、差押えに進む前に仮差押えの手続きを行い、売掛先の財産を凍結します。

仮差押えは以下の手順で実施します。

  1. 裁判所に仮差押申立書を提出する
  2. 裁判所が仮差押えの審理を行い、受理された場合は、法務局に担保を供託する
  3. 裁判所から仮差押えの決定が通知される
  4. 銀行預金や不動産などの仮差押えを実施する

専門の弁護士などに依頼すれば、スムーズに仮差押えを進められます。なお、仮差押えの対象となるのは、売掛先の銀行預金や不動産、法人名義で所有している自動車やゴルフ会員権などです。

2. 訴訟、支払督促

仮差押えを実施した後、売掛先に対して訴訟を起こします。しかし、訴訟は判決が出て未回収債権を回収するまでに時間がかかるだけでなく、費用が高額になることが多いです。簡便に回収したいときは、訴訟に進む前に支払督促を検討しましょう。

支払督促とは、裁判所から売掛先に支払いの督促をしてもらうことです。売掛先から異議が出ないときは書類審査で手続きができるだけでなく、訴訟よりも短期間で回収を完了できるというメリットがあります。

ただし、売掛金の金額などに対して売掛先の認識が異なるときは、支払督促に対して売掛先から異議が出る可能性があります。その場合は訴訟に発展することになるため、支払督促をせずに最初から訴訟を進めるほうが良いでしょう。

3. 強制執行

訴訟により判決が出たにも関わらず、売掛先から支払いがないときは、強制執行に進みます。支払督促においても同様に、支払いを受けられないときは強制執行に進むことが必要です。

強制執行とは裁判所が強制的に判決で認めた請求権を実現する手続で、債権執行や預金差し押さえ、動産執行、不動産競売などの方法があります。いずれも売掛先の許可なしに実施できる点が特徴です。

例えば、売掛先が保有している未回収債権があるときは、売掛先の債務者から直接債権を回収することができます。預金差押えを実施する場合であれば、金融機関から直接未回収分の支払いを受けることが可能です。

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売掛金が発生したときの仕訳

売掛金を正確に管理するためにも、適時仕訳をしておくことが必要です。例えば、A社と掛取引を行い、税込50万円の売上を得た場合について考えてみましょう。税込処理を選択している事業者であれば、次のように仕訳ができます。

借方 貸方 摘要
売掛金 500,000円 売上 500,000円 A社。タオル1,000枚

売掛金を回収したときの仕訳

売掛金を回収したときも、すぐに仕訳を行って帳簿に記録します。振込手数料を売掛先が負担する場合は、以下のように仕訳をしましょう。

借方 貸方 摘要
普通預金 500,000円 売掛金 500,000円 振込手数料はA社負担

振込手数料を自社で負担する場合は、振込手数料に相当する金額を「支払手数料」として区分けしてから仕訳をします。振込手数料が500円であった場合は、以下のように記載できます。

借方 貸方 摘要
普通預金 499,500円 売掛金 500,000円 振込手数料は当社負担
支払手数料 500円

売掛金を回収できないときの仕訳

期日までに売掛金を回収できないときは、貸し倒れとして仕訳をします。なお、事前に貸倒引当金の設定をしていたときは、設定の範囲内で貸倒引当金として借方に記載しましょう。50万円の貸倒引当金があるときは、以下のように仕訳ができます。

借方 貸方
貸倒引当金 500,000円 売掛金 500,000円

貸倒引当金の設定をしていないときは、全額貸倒損失として仕訳をします。

借方 貸方
貸倒損失 500,000円 売掛金 500,000円

なお、売掛金について一部のみ入金があったときは、その都度入金額を帳簿に記します。例えば、50万円の売掛債権について10万円のみ入金があったときは、以下のように仕訳ができます。

借方 貸方 摘要
普通預金 100,000円 売掛金 100,000円 ・振込手数料はA社負担
・50万円中10万円のみ入金
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売掛金をスムーズに回収するための対策

売掛金を回収できないときは、何度も売掛先と話し合ったり、最終的には法的措置も必要になったりします。時間や費用がかかるだけでなく、精神的にも負担が多く、できれば避けたいものです。

売掛金をスムーズに回収するためにも、事前に以下の対策を実施しておきましょう。

  • 空欄のない売買契約書を作成する
  • 期限の利益喪失についての条項を作成する
  • 契約時に公正証書を作成する
  • 与信管理を定期的に行う
  • 決済代行サービスを利用する

それぞれの対策について解説します。

空欄のない売買契約書を作成する

取引を実施するときは、その都度、売買契約書を作成します。しかし、取引関係が長くなると書類作成がおろそかになり、取引額などを空欄にしたまま売掛先に渡すこともあるかもしれません。特に毎回同じ商品を同じ量だけ販売しているときは、売買契約書も形だけのものになりかねません。

売掛金の代金が記載されていない売買契約書は、訴訟などの場面で取引先に債務があることを証明できません。万が一のときにスムーズに回収手続きをするためにも、売買契約書を作成するときは、空欄を作らずに正確かつ丁寧に仕上げることが必要です。今までは問題なく取引できていたとしても、景気や為替などの影響を受けて取引先の経営状態が急激に悪化し、売掛金が支払われなくなる可能性もあります。

期限の利益喪失についての条項を作成する

売掛金を回収できたとしても、期限に遅れて入金された場合は、期限から遅れた分の損失を被ることになります。

このようなケースに備えて、期限に遅れたときのペナルティを設定しておくようにしましょう。売買契約書の中に「期限の利益喪失条項」を入れておくと、支払期限を迎えていない売掛金の支払義務が発生するため、万が一期限内に売掛金を回収できない場合でも、相応の見返りを受けることができます。

契約時に公正証書を作成する

契約時に公正証書を作成する方法もあります。公正証書とは公証人がその権限に基づいて作成する文書です。公正証書は、公正な第三者である公務員がその権限に基づいて作成した文書ですから,証明力が高い文書となります。

また、公正証書に強制執行を可能とする旨を含めると、万が一売掛金を回収できないときは裁判をせずに財産を差し押さえることができ、短期間での回収を実現できます。

ただし、公正証書を作成するときは、所定の費用がかかる点に注意が必要です。取引先が売掛金の入金に遅れがちな場合や、取引開始からまだ日が浅く、信頼できるかどうか見極めている段階の場合のみ、公正証書を用いても良いかもしれません。

与信管理を定期的に行う

掛取引を行うときは、相手企業の経営状態などを調べておく必要があります。経営に不安のある企業と掛取引をしてしまうと、未回収リスクが高まるので注意が必要です。

また、掛取引が可能かどうかだけでなく、どの程度の金額までなら取引ができるのかについても調べておきましょう。取引可能な金額の上限は企業ごとに異なるので、スムーズな回収を実現するためにも取引可能な金額の上限を把握しておくことが大切です。

与信管理とは、売掛金が回収不能となるリスクを適切に管理することを指します。具体的には取引先への販売額に限度額を設けたり、与信調査や与信審査を実施して取引の可否を判断したりすることです。与信調査や知与信審査を取引前に実施した後、与信管理をせずに取引を続けることも珍しくありません。

しかし、事業者の経営状態は常に変化しています。安定した経営の企業でも、いつ基盤が揺らぐか分かりません。売掛金の未回収リスクを減らすためにも、定期的な与信管理を行うようにしましょう。

安心できる取引を目指すなら、請求代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。「マネーフォワード ケッサイ」は、請求業務から回収業務、与信管理もすべてまとめて請け負う請求代行サービスです。与信管理を含めた回収業務を業者に一任したい方、そして未回収リスクを軽減したい方も、ぜひお問い合わせください。

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請求代行サービスを利用する

売掛金の回収は、骨の折れる業務です。何度も売掛先と話し合うだけでなく、督促状を送付したり、場合によっては法的措置に進んだりすることもあります。

また、精神的な負担も回収業務にはつきものです。売掛先に非があるとはいえ、何度も「支払って欲しい」と伝えるのは憂鬱な作業です。

回収業務を負担に感じるときは、請求代行サービスの利用を検討してみましょう。請求代行サービスでは入金確認から督促までワンストップで行います。請求代行サービスの業務内容や選び方については、次の記事をご覧ください。

関連リンク:請求代行とは?導入のメリットや選ぶポイントをご紹介 

ただし、請求代行サービスを利用しても、100%の確率で未回収案件がなくなるわけではありません。売掛先が破産宣告をし、事実上、支払い能力がなくなる可能性もあります。

「マネーフォワード ケッサイ」では、万が一の未回収リスクに備え、所定の条件を満たした場合には100%入金保証を実施しています。売掛先が入金に遅れる場合でも、「マネーフォワード ケッサイ」の入金保証が適用される場合は予定した期日に入金されるため、資金繰りに影響が及びません。

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まとめ

売掛金を回収できないときは、資金繰りに影響が生じるだけでなく、機会の利益を逸失するリスクもあります。スムーズな回収を実現するためにも、空欄のない売買契約書を作成することや、期限の利益喪失についての条項を含めることなどを実施しておきましょう。

また、与信管理や入金保証のある請求代行サービスを利用することも、スムーズな回収を実現するための方法の1つです。どのサービスを利用するか迷ったときは、ぜひ「マネーフォワード ケッサイ」の導入をご検討ください。豊富なサービスと万全のセキュリティで事業をサポートいたします。

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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

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