売掛金を回収不能にしないためには、すぐに連絡して支払いを催促することが大切です。相殺や分割払いの提案をする方法もあります。回収不能を防ぐためには、与信管理も重要です。
本記事では、売掛金を回収不能にしない方法や回収が難しいときの具体的な対応、未回収リスクを回避するための対策などを紹介します。
掛取引で商品やサービスを販売したときは、売掛先との間で定めた期限までに売掛金を受け取ることが前提となります。しかし、約束の期限になっても売掛金を回収できないケースもあるでしょう。
売掛金の回収が遅れるとキャッシュフローにも影響が及び、資金繰りが厳しくなることもあります。売掛金があるときは、回収期限の翌営業日に口座を確認し、入金されているかどうか調べることが必要です。万が一入金されていないときは次の行動を起こしましょう。
それぞれの行動について具体的に解説します。
まずは売掛先に連絡しましょう。もしかしたらすでに入金しているものの、金融機関側のトラブルなどで口座への反映が遅れているのかもしれません。また、入金の期限を間違えていた、入金を忘れていたなどのうっかりミスも考えられます。
しかし、売掛先が資金繰りなどの事情のために意図的に入金せず、いつ入金できるかもわからない可能性もあります。定期的に納品することを前提とした契約であれば、出荷を止め、未回収代金がこれ以上増えないようにしておきましょう。
売掛先との取引において買掛金などの負債に相当する債権があれば、その債権を用いて未回収の売掛金を相殺できます。例えば、未回収金額が500万円で、売掛先に対して買掛金が600万円あれば、相殺することで500万円を回収でき、残った買掛金100万円のみを支払えば済みます。
ただし、売掛金が支払われないからといって、売掛先の同意を得ないまま勝手に代金を相殺してはいけません。相殺ができる債権があった場合には、早急に相殺の通知を内容証明郵便で買主に送りつつ、売掛先に連絡を取り、相殺することを伝えましょう。内容証明郵便とは郵便局のサービスの1つで、郵便の内容や受取人、受取人が受け取った日時などについて郵便局が証明してくれるものです。
なお、売掛金と買掛金の両方が発生する取引先に関しては、最初から相殺を前提に取引を行うほうが良いでしょう。資金のやり取りを減らせるだけでなく、送金の際の手数料も削減できます。
内容証明郵便の送り方や料金については、次の記事で解説しています。訴訟以外で利用できるシチュエーションやオンラインでの送り方なども紹介しているので、ぜひご覧ください。
関連リンク：内容証明郵便とは？出し方や効力、使える場面について解説
売掛先の資金繰りが厳しい場合は、分割払いを提案してみるという方法もあります。たとえば、50万円の債務を一度に支払うのは難しい場合も、5万円ずつ10回の支払いにすれば支払いやすくなり、回収できる可能性が高まるでしょう。
確実に履行してもらうためには、証拠として分割の支払いについて売掛先との取り決めを文書化しておくことが大切です。また、分割払いについて契約を締結することで、売掛金が消滅する時効の完成を５年間猶予することもできます。
時効については、次の項目で説明します。
売掛先が債務の履行を拒み、話し合いによる回収ができないと判断した場合、時効消滅を阻止する対応が必要です。
売掛金には時効があり、支払期限の翌日から原則として5年が経過すると債権は消滅します。何もせずに時効が完成すれば、債権の請求はできません。
時効の完成を阻止するためには、時効完成猶予か時効の更新の手続きが必要です。時効の完成猶予とは、時効の完成が一定期間、先延ばしにされることです。時効の更新は、進行していた消滅時効期間がいったんリセットされ、新たにスタートすることを指します。
時効の更新が成立するためには、裁判上の請求で確定判決・判決と同一の効力を有する権利が確定するか、強制執行の完了、もしくは債務者の承認などが必要です。
一方、時効の完成猶予は、主に次の方法が挙げられます。
このうち、催告は内容証明で催告書を送る方法で、法的措置をとることなく6ヶ月間の時効の完成を猶予する効果があります。
催告により請求可能な期限を伸ばすことができ、その間に売掛先の資金繰りが改善して支払いをしてもらえる可能性もあるでしょう。
催告書については、このあとの項目でも紹介します。
未回収の理由が金融機関側のトラブルや売掛先のミスのときは、しばらく待てば入金されるはずなので、特別な対応は必要ありません。入金口座を確認し、回収できたかどうかチェックしておきましょう。しかし、未回収の理由が売掛先の資金繰り難などであるときは、迅速な対応が必要です。次の順に対応しましょう。
それぞれの段階において何をすべきか解説します。
売掛先の事情で支払いが遅れているときも、今後の取引を考えて、可能な限り穏便に対応することが必要です。まずは売掛先と話し合い、新たな支払い期限を決めましょう。
資金繰りなどの理由で支払いが遅れている場合は、無理のない範囲で売掛先の事情に配慮して支払い期限を設定します。また、新たな支払期限前にはメールや電話などでリマインドするようにしましょう。
新しく設定した支払い期限までに売掛金を回収できない場合は、売掛先に催告書を送付します。催告書とは、債権者が債務者に対して債務の履行を請求する通知書のことです。主に金銭的な債務に対して使われます。
催告書を送付するときは、内容証明郵便で送りましょう。内容証明郵便で催告書を送ると、後日訴訟になったときに「相手に支払いを請求した」という事実を証明することができます。
売掛金についての認識が売掛先と異なる可能性があります。未回収の売掛金の金額や回収期限などについて、今一度売掛先に確認しておきましょう。
また、口頭で確認するだけでは、後日トラブルになる可能性があります。認識にずれがないかを文書の形で確認するためにも、未払金残高確認書類の作成を依頼しましょう。
未払金残高確認書類とは、未払金の金額と必ず支払うという文言を記載した書類で、売掛先に作成してもらう必要があります。後日訴訟になったときにも利用できる書類なので、売掛先とやり取りが難しくなる前に作成してもらうようにしましょう。
催告書を送っても売掛金の支払いがないときは、回収のために法的な対応に進む必要があります。なお、未回収債権の回収というと差押えのイメージがありますが、差押えは最終手段であって、その前に実施すべき対応がいくつかあります。
次の手順で法的対応を進めていきましょう。
それぞれの段階で実施する事柄を紹介します。
訴訟をして判決等を受けて、差押えをしたとしても、売掛先が財産を隠したり売却したりしてしまうと売掛債権の回収ができません。このような事態にならないように、差押えに進む前に仮差押えの手続きを行い、売掛先の財産を凍結します。
仮差押えは以下の手順で実施します。
専門の弁護士などに依頼すれば、スムーズに仮差押えを進められます。なお、仮差押えの対象となるのは、売掛先の銀行預金や不動産、法人名義で所有している自動車やゴルフ会員権などです。
仮差押えを実施した後、売掛先に対して訴訟を起こします。しかし、訴訟は判決が出て未回収債権を回収するまでに時間がかかるだけでなく、費用が高額になることが多いです。簡便に回収したいときは、訴訟に進む前に支払督促を検討しましょう。
支払督促とは、裁判所から売掛先に支払いの督促をしてもらうことです。売掛先から異議が出ないときは書類審査で手続きができるだけでなく、訴訟よりも短期間で回収を完了できるというメリットがあります。
ただし、売掛金の金額などに対して売掛先の認識が異なるときは、支払督促に対して売掛先から異議が出る可能性があります。その場合は訴訟に発展することになるため、支払督促をせずに最初から訴訟を進めるほうが良いでしょう。
訴訟により判決が出たにも関わらず、売掛先から支払いがないときは、強制執行に進みます。支払督促においても同様に、支払いを受けられないときは強制執行に進むことが必要です。
強制執行とは裁判所が強制的に判決で認めた請求権を実現する手続で、債権執行や預金差し押さえ、動産執行、不動産競売などの方法があります。いずれも売掛先の許可なしに実施できる点が特徴です。
例えば、売掛先が保有している未回収債権があるときは、売掛先の債務者から直接債権を回収することができます。預金差押えを実施する場合であれば、金融機関から直接未回収分の支払いを受けることが可能です。
売掛金の回収を放置した場合、次のようなリスクがあります。
詳しく見ていきましょう。
売掛金をすぐに回収しないと、相手の支払い優先順位が下がるリスクがあります。資金繰りが厳しくすべての債務が支払えない場合、売掛先は複数の債務に優先順位をつけて支払いをしようとする場合があるでしょう。
たとえば、今後も取引を継続したいと考えている相手や激しく催促してくる債権者には、優先的に支払うことが考えられます。一方で、何も請求してこない会社は後回しにされる可能性があるでしょう。
「いずれ支払ってくれるのではないか」と放置していると、回収不能になる可能性が高まるため、注意が必要です。
また、代金が回収できないことで、自社のキャッシュフローも悪化するでしょう。資金繰りが難しくなって他の支払いに影響する可能性もあります。
帳簿上は売掛金がそのままで利益が出ている状態であるにもかかわらず、資金が不足して黒字倒産するリスクもあります。
すぐに売掛金を回収しないために回収不能に陥ると、企業の信頼が低下します。まず、帳簿に売掛金が多いと、回収できていない資金が多いということがわかります。
数ヶ月残る売掛金は不良債権の可能性が高く、回収できない金額だと思われることもあるでしょう。これにより、「資金の管理ができない会社」と思われ、信用を下げることになりかねません。
売掛金が未回収の分は損益計算書上、損失を計上しなければならず、損益計算書が赤字で貸借対照表の純資産も減少する場合、金融機関から融資を受ける場合の審査に影響するでしょう。融資を受けられないと事業の拡大や設備投資なども難しくなり、経営に大きな支障をきたす可能性があります。
売掛金を正確に管理するためにも、適時仕訳をしておくことが必要です。例えば、A社と掛取引を行い、税込50万円の売上を得た場合について考えてみましょう。税込処理を選択している事業者であれば、次のように仕訳ができます。
売掛金を回収したときも、すぐに仕訳を行って帳簿に記録します。振込手数料を売掛先が負担する場合は、以下のように仕訳をしましょう。
振込手数料を自社で負担する場合は、振込手数料に相当する金額を「支払手数料」として区分けしてから仕訳をします。振込手数料が500円であった場合は、以下のように記載できます。
期日までに売掛金を回収できないときは、貸し倒れとして仕訳をします。なお、事前に貸倒引当金の設定をしていたときは、設定の範囲内で貸倒引当金として借方に記載しましょう。50万円の貸倒引当金があるときは、以下のように仕訳ができます。
貸倒引当金の設定をしていないときは、全額貸倒損失として仕訳をします。
なお、売掛金について一部のみ入金があったときは、その都度入金額を帳簿に記します。例えば、50万円の売掛債権について10万円のみ入金があったときは、以下のように仕訳ができます。
売掛金が回収不能になったときの主な対処法としては、売掛金を放棄して貸倒損失を損金算入するか、公的融資で回収不能分を補填するという2つの方法が考えられます。
売掛金は回収できない場合でも売上として計上されるため、課税対象になります。課税を回避するためには、回収不能になった権利を放棄して損金算入の処理が必要です。
権利放棄をできるのは、あくまで売掛金の回収が明らかに見込めない場合です。また 、一部のみ放棄という選択もあるため、放棄する際は売掛先の状況をよく把握し、本当に回収できる見込みはないかを判断してください。
債権放棄は、次の手順で行います。
権利を放棄して貸倒損失を損金算入する場合、支払いを催促したにもかかわらず、債権が回収できなかったという事実が必要です。債権が回収できるのに債権放棄をした場合は贈与したとみなされてしまう可能性があり、「寄付金」として扱われます。なお、支払いの催促を行った証明が必要であるため、内容証明郵便で催促状を送るようにしてください。
また、売掛先が支払える状態であるのに支払いを拒否している場合、債権放棄は認められないため、財務状態の調査も必要です。通常は、債務者の財政状態が悪化して、債務超過となっている状態が数年継続している場合に権利放棄ができる状態とされています。
債権放棄の条件が整ったら、債権放棄通知書を内容証明で送付します。
売掛金の回収ができないために資金繰りが悪くなるときは、日本政策金融公庫が実施しているセーフティネット貸付（経営環境変化対応資金）を活用できます。
セーフティネット貸付は、一時的に資金繰りが悪化している事業者に、経営基盤の強化を図るためのサポートをする制度です。
対象となるのは、一時的に業況が悪化しているが、中長期的には業績を回復することが見込まれる中小企業や小規模事業者です。最近の決算期における売上高が前期または前々期に比べて5％以上減少しているなどの要件があります。
また、売掛先が倒産したことで経営に困難をきたしている場合に利用できる「取引企業倒産対応資金」もあります。倒産した企業に対して50万円以上の売掛債権があるか、倒産した企業に対する取引依存度が20％以上ある場合などに利用が可能です。
いずれの融資も返済開始まで3年以内の据置期間を設定でき、売掛金が回収できないことで悪化した資金繰りの回復を目指すことができるでしょう。
売掛金を回収できないときは、何度も売掛先と話し合ったり、最終的には法的措置も必要になったりします。時間や費用がかかるだけでなく、精神的にも負担が多く、できれば避けたいものです。
売掛金をスムーズに回収するためにも、事前に以下の対策を実施しておきましょう。
それぞれの対策について解説します。
まず、取引前に与信審査を行い、債権を回収できる見込みのある取引先と契約するようにしましょう。さらに、取引を開始したばかりの企業は、取引金額の上限や支払期日の前倒しなど、取引条件に制限をかけることで未回収リスクに備えます。
しばらく制限をかけた条件で取引を続け、十分に信頼関係を築くことができたら、通常の取引に移行することも検討できるでしょう。
売掛金が発生してから入金されるまでの業務フローを見直すことも大切です。支払期日が過ぎた場合はすぐに入金の催促を行うという社内ルールを設定します。ルールを徹底することで、「取引先の事情を考慮して催促しない」といった対応をすることもなくなるでしょう。
入金確認や消込処理が遅れて支払い遅延に対する素早い対応ができないときは、作業を効率化するシステムの導入もおすすめです。取引先が多く手間のかかる消込処理でも遅延先の抽出や代金回収リストとの紐付けなどを自動で行うため、業務効率化と支払い遅延への迅速な対応を実現できるでしょう。
取引先と日常的にコミュニケーションをとることも大切です。普段からコミュニケーションをとっていると、経営状況が悪化しているなど普段と異なることに会話の中から推測できる可能性があります。
取引先が多い場合や忙しいときはなかなか難しい側面もありますが、できるだけ電話やメールを使って定期的なコミュニケーションをとることをおすすめします。
取引を実施するときは、その都度、売買契約書を作成します。しかし、取引関係が長くなると書類作成がおろそかになり、取引額などを空欄にしたまま売掛先に渡すこともあるかもしれません。特に毎回同じ商品を同じ量だけ販売しているときは、売買契約書も形だけのものになりかねません。
売掛金の代金が記載されていない売買契約書は、訴訟などの場面で取引先に債務があることを証明できません。万が一のときにスムーズに回収手続きをするためにも、売買契約書を作成するときは、空欄を作らずに正確かつ丁寧に仕上げることが必要です。今までは問題なく取引できていたとしても、景気や為替などの影響を受けて取引先の経営状態が急激に悪化し、売掛金が支払われなくなる可能性もあります。
売掛金を回収できたとしても、期限に遅れて入金された場合は、期限から遅れた分の損失を被ることになります。
このようなケースに備えて、期限に遅れたときのペナルティを設定しておくようにしましょう。売買契約書の中に「期限の利益喪失条項」を入れておくと、支払期限を迎えていない売掛金の支払義務が発生するため、万が一期限内に売掛金を回収できない場合でも、相応の見返りを受けることができます。
契約時に公正証書を作成する方法もあります。公正証書とは公証人がその権限に基づいて作成する文書です。公正証書は、公正な第三者である公務員がその権限に基づいて作成した文書ですから、証明力が高い文書となります。
また、公正証書に強制執行を可能とする旨を含めると、万が一売掛金を回収できないときは裁判をせずに財産を差し押さえることができ、短期間での回収を実現できます。
ただし、公正証書を作成するときは、所定の費用がかかる点に注意が必要です。取引先が売掛金の入金に遅れがちな場合や、取引開始からまだ日が浅く、信頼できるかどうか見極めている段階の場合のみ、公正証書を用いても良いかもしれません。
掛取引を行うときは、相手企業の経営状態などを調べておく必要があります。経営に不安のある企業と掛取引をしてしまうと、未回収リスクが高まるので注意が必要です。
また、掛取引が可能かどうかだけでなく、どの程度の金額までなら取引ができるのかについても調べておきましょう。取引可能な金額の上限は企業ごとに異なるので、スムーズな回収を実現するためにも取引可能な金額の上限を把握しておくことが大切です。
与信管理とは、売掛金が回収不能となるリスクを適切に管理することを指します。具体的には取引先への販売額に限度額を設けたり、与信調査や与信審査を実施して取引の可否を判断したりすることです。与信調査や知与信審査を取引前に実施した後、与信管理をせずに取引を続けることも珍しくありません。
しかし、事業者の経営状態は常に変化しています。安定した経営の企業でも、いつ基盤が揺らぐか分かりません。売掛金の未回収リスクを減らすためにも、定期的な与信管理を行うようにしましょう。
安心できる取引を目指すなら、請求代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。「マネーフォワード 掛け払い」は、請求業務から回収業務、与信管理もすべてまとめて請け負う請求代行サービスです。与信管理を含めた回収業務を業者に一任したい方、そして未回収リスクを軽減したい方も、ぜひお問い合わせください。
中小企業者に該当する場合は、中小機構が取り扱う経営セーフティ共済（中小企業倒産防止共済制度）を利用することも検討できます。
経営セーフティ共済とは、取引先が倒産した場合、掛金に応じて中小機構から借入れができる制度です。
無担保・無保証人で掛金の最高10倍（上限8,000万円）まで借入れができ、掛金は月額5,000円～20万円まで自由に選べ、増額・減額できます。また、確定申告の際は損金または必要経費に算入できます。
取引先が倒産し、売掛金などの回収が困難になったときは、取引があったことを確認できしだい、借入れが可能です。
ただし、取引先の夜逃げによる回収不能の場合は借入れができないため、注意してください。
参考：中小機構「共済制度」
売掛金の回収は、骨の折れる業務です。何度も売掛先と話し合うだけでなく、督促状を送付したり、場合によっては法的措置に進んだりすることもあります。
また、精神的な負担も回収業務にはつきものです。売掛先に非があるとはいえ、何度も「支払って欲しい」と伝えるのは憂鬱な作業です。
回収業務を負担に感じるときは、請求代行サービスの利用を検討してみましょう。請求代行サービスでは入金確認から督促までワンストップで行います。請求代行サービスの業務内容や選び方については、次の記事をご覧ください。
関連リンク：請求代行とは？導入のメリットや選ぶポイントをご紹介
ただし、請求代行サービスを利用しても、100％の確率で未回収案件がなくなるわけではありません。売掛先が破産宣告をし、事実上、支払い能力がなくなる可能性もあります。
「マネーフォワード 掛け払い」では、万が一の未回収リスクに備え、所定の条件を満たした場合には100％入金保証を実施しています。売掛先が入金に遅れる場合でも、「マネーフォワード 掛け払い」の入金保証が適用される場合は予定した期日に入金されるため、資金繰りに影響が及びません。
売掛金を回収できないときは、資金繰りに影響が生じるだけでなく、機会の利益を逸失するリスクもあります。スムーズな回収を実現するためにも、空欄のない売買契約書を作成することや、期限の利益喪失についての条項を含めることなどを実施しておきましょう。
また、与信管理や入金保証のある請求代行サービスを利用することも、スムーズな回収を実現するための方法の1つです。どのサービスを利用するか迷ったときは、ぜひ「マネーフォワード 掛け払い」の導入をご検討ください。豊富なサービスと万全のセキュリティで事業をサポートいたします。
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