請求書発行業務は工程が多く、毎月の定型作業は担当者の負担になります。アウトソーシングすれば負担を軽減でき、空いた時間でコア業務に専念できることなどがメリットです。人件費や印刷代などのコスト削減にもつながるでしょう。
本記事では、請求書発行業務のアウトソーシングについて、方法やメリットなどを詳しく解説します。
請求書業務のアウトソーシングとは、請求書を発行する業務の一部もしくはすべてを外部に委託することです。
ここでは、アウトソーシングできる請求書業務や、自社で行う場合に発生する課題について解説します。
請求書業務は、取引内容の確認や請求金額の確認、請求書の作成・発行、入金確認など、多くの工程があります。紙の請求書を発行する場合は、印刷や封入・封緘、発送業務も必要です。アウトソーシングでは、これら請求書の発行に関わる一連の業務を委託できます。
請求書の発行業務は、経理業務の中でも時間と手間のかかる作業です。毎月発生する作業のため、取引件数が多ければそれだけ負担も大きくなります。
請求書発行業務に時間をとられ、企業の利益に直結するコア業務に集中できないことにもなるでしょう。
アウトソーシングを上手に利用すれば、これらの請求書業務を委託して、業務の効率化を図れるでしょう。とくに人手不足の会社や、経理の業務が集中する繁忙期に手が回らない会社などに適しています。
請求書業務をアウトソーシングせずにすべて社内で行う場合、次のような課題があります。
請求書業務でヒューマンエラーを完全になくすことは難しく、取引件数が増えるほど発生の確率も高くなります。とくに請求データを手作業で入力していたり、金額を電卓で計算していたりすると、入力ミスや計算ミスが起こりやすいでしょう。
発送を手作業で行っている場合、誤送や発送忘れなどのミスが起こる可能性もあります。担当者の経験が浅い場合も、ミスが発生しやすいでしょう。
会社の規模や役割分担によっては営業担当が請求書業務を兼務していることもあり、属人的な作業になって請求漏れ・回収漏れといったトラブルが起こる可能性もあります。
また、取引件数が増えるほど請求書発行の業務量は増え、手作業で行っていれば人件費も高くなることも課題です。
紙ベースで請求書業務を行っている場合は、発送や押印などで出社の必要があり、リモートワークに切り替えるのも難しくなるでしょう。
請求書業務をアウトソーシングする方法には、次の2種類があります。
それぞれの特徴をみていきましょう。
請求代行サービスとは、一連の請求書業務を代行するサービスです。代行サービスを専門に行う業者のほか、会計事務所や税理士事務所などが対応することもあります。
請求書発行業務は、これら代行サービスが請求書業務を行うため、請求書の印刷や封筒への封入、郵送など、人の手が必要になる業務も合わせて委託が可能です。
請求書発行システムとは、請求書の作成や送付、入金管理など、請求書関連の業務を効率化するツールです。システムを利用する場合は、社内の担当者がシステムを操作して請求書を作成・発行します。
請求データをシステムにアップロードすれば、請求書を自動で作成でき、送付・保存も自動化できます。入力や印刷、保管などの手間を省き、代行サービスを利用した場合と同じく、請求書発行にかかる担当者の負担を軽減することが可能です。発行した請求書はクラウド上で管理できるため、情報共有もスムーズにできるでしょう。
請求書業務をアウトソーシングすることで、業務の効率化をはじめさまざまなメリットがあります。
詳しくみていきましょう。
請求書業務をアウトソーシングすれば、請求データをまとめるだけで請求書業務が完了します。これまで社内で行っていた場合に要した時間や労力も大幅に削減するでしょう。
これまで、ルーティンワークとして時間をかけていたノンコアな請求書発行業務にかける時間がなくなり、付加価値を生み出し、売上や企業の成長につながるコア業務に集中することができます。その結果、事業の生産性向上・業績アップが期待できるでしょう。
アウトソーシングでシステムやサービスの利用料のみで請求書業務を完結できるため、これまで必要だった人件費や印刷代、用紙代などのコストを削減できます。
経理の仕事はスキルや経験が必要であり、人材の確保が難しい会社も多いでしょう。採用コストや、教育にかける時間も必要です。アウトソーシングすれば人材不足を解消し、採用・教育にかけるコストの削減にもつながるでしょう。
アウトソーシングを利用すれば、請求書が1ヶ所に集約され、請求書データの確認や管理が容易になります。
自社で請求書業務を行う場合、担当者が多いほど情報が分散しやすいでしょう。とくに、営業担当者が請求書発行を行っている場合は、各自のルールでデータ保存を行っているケースもあります。問い合わせがきたり、あとから請求書の確認が必要になったりしたとき、情報の確認がすぐにできないこともあるでしょう。
代行サービスに委託すれば情報が統一されるため、問い合わせがあったときや支払いに不備が発生した場合などでも、スムーズに確認できます。
請求書代行システムの場合は、請求書データをクラウド上に一括管理しているものが多いため、クラウドにアクセスすれば情報を簡単に確認できるでしょう。
アウトソーシングにより、人的ミスを削減できる点もメリットです。請求書代行サービスでは発行プロセスの多くをシステム化・自動化しているケースも少なくありません。
そのため人的ミスが起こる可能性は低いといえるでしょう。請求データさえ正確であれば、ミスが発生する心配はほとんどありません。
請求書発行におけるミスは会社の信用問題に関わります。アウトソーシングを活用することで、対外的な信用を保つことにもつながるでしょう。
アウトソーシングには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。利用を検討する際は、どのようなデメリットがあるのかも把握しておきましょう。
社内で一連の請求書業務を行っていれば、従業員が経験を積んで知識やノウハウが蓄積されます。しかし、請求書業務を丸ごと外部にアウトソーシングする場合、業務を経験する機会が失われることになります。
請求書業務を担当できる従業員を育成できず、今後もアウトソーシングに頼らないと業務を遂行できないという状態にもなりかねません。
将来、アウトソーシングをやめて自社で行う必要が出たとき、ノウハウの蓄積がないことはリスクになり得ます。これまで行っていた請求書業務の質を保てない可能性もあるでしょう。
請求書業務のマニュアルを作成して定期的に更新し、従業員に共有するなどの対策も必要です。
請求代行サービスでは、あくまでも依頼された業務のみを行います。そのため、請求書の内容変更などイレギュラーな事態が発生した際、柔軟な対応ができない可能性があるでしょう。
社内の担当者であれば状況に合わせて柔軟に対応できますが、アウトソーシング先で契約に取り決めのない業務が発生した場合、自己判断で対応できません。依頼側に確認をとらなければならず、対応が遅れてしまう可能性があります。
たとえば、請求書の送付後に料金の修正が必要になったとき、自社で請求書業務を行っていれば、その場ですぐに内容を訂正して再発行することができるでしょう。
しかし、請求代行サービスにアウトソーシングしていると、そのようなケースで迅速な対応ができない可能性があります。
請求代行サービスが受託するサービスの幅は広がっており、請求書発行だけでなく、請求書業務全体を取り扱うサービスも増えています。
請求書業務には、請求書発行業務のほかに、次のような業務があります。
これらの業務もアウトソーシングできれば、担当者の負担はさらに減らすことができるでしょう。
与信審査とは、取引先の信用度や支払能力を審査して、取引を行うかどうかを判断する手続きです。取引を行う前に審査を行うことで、代金の未回収リスクを回避します。
請求代行サービスには、与信審査に対応するところもあります。掛取引が多い場合は、活用することで担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。与信審査は取引先の情報収集や判断基準の設定などさまざまな対応が必要ですが、アウトソーシングすることでそれらの時間や手間を減らします。
請求書発行のあとには、入金確認と消込の作業が必要になります。入金確認は、指定した口座に代金が入金されたか、入金内容が正しいかを確認する作業であり、入金管理の基本となる業務です。取引先が多くなるほど作業量が増え、正確性が要求されるため、担当者の負担は大きいものになるでしょう。
消込は、売掛金や買掛金などの債権・債務の勘定科目の残高を消していく作業です。掛取引を行う企業にとって欠かせない重要な業務ですが、取引先が多ければ作業に多大な時間を要します。
これら入金確認・消込の作業もアウトソーシングが可能な場合、自社の負担を減らすことができます。
代金回収や未入金フォローを請け負う請求代行サービスもあります。
請求書を発行しても、さまざまな事情で指定の期日に入金できないケースは発生します。普段の業務を行いながら、未入金に対する回収やフォローを行うことは担当者にとって大きな負担です。
そこで、代金回収や未入金フォローを委託することで、負担を解消しながら未入金を減らすことができるでしょう。さらに業者によっては未回収や貸倒れ債権の保証をするサービスもあります。
請求代行サービスを利用している顧客だけでなく、請求先からのメールや電話による問い合わせ対応を請け負うサービスもあります。請求書業務とともに、請求に関する問い合わせをアウトソーシングできることで、対応する時間と手間を省くことができます。
取引先が多く、問い合わせに時間が割かれているなどの事情がある会社におすすめです。
アウトソーシングす請求代行サービスは数多く、対応している業務の内容は異なります。
そのため、自社の請求書業務に関わる課題を解決できるサービスを選ぶことが大切です。
自社に合うサービスを選ぶためには、自社が抱える請求書業務の課題を明らかにして、負担を軽減できる業務に対応しているサービスを選ぶようにしてください。
さらに、選び方にはいくつかのポイントがあります。
アウトソーシングに依頼する際は、自社の業務フローと連動し、スムーズに切り替えができるかの確認が必要です。
経理の業務は日々忙しく、アウトソーシングへの切り替えによってデータの整備や新たなシステムの導入などが必要になると、対応しきれない可能性があります。
切り替えがスムーズに進まなければ請求書業務に支障をきたし、取引先に迷惑をかけることもあるでしょう。アウトソーシングを選ぶ際は、導入開始までにどのような準備が必要か、スムーズに切り替えができるかを確認しましょう。
自社が使用している会計ソフトや基幹システムと連携できるかも重要です。アウトソーシング先へ請求データを共有する際、自社が利用しているシステムと連携できれば、請求内容を入力する手間を省くことができます。作業時間を短縮し、人的ミスも減らせるでしょう。業務をより効率化することが可能です。
システムの連携方法は、一般的に自社で作成した請求データをCSVファイルで取り出す方法で行います。しかし、請求書の発行数が多いなどの場合は、API連携の方が効率的な場合もあります。
クラウド型システムを使用する代行サービスであれば、自社で利用しているシステムのデータベースともスムーズに連携し、データ共有が容易になるでしょう。
サービスにより、かかる費用や料金体系は異なります。導入してから「考えていたより費用が高かった」ということにならないよう、料金設定をチェックして、料金が予算の範囲内か、十分な費用対効果が見込めるかを確認することが大切です。
請求代行サービスの利用によって必要になる費用は、次の4つです。
多くのサービスでは、初期導入費用が無料です。また、月額料金は無料、もしくは利用月のみ発生するという場合もあります。手数料は、請求書発行の件数ごとに発生する場合や、委託する金額によって変わる従量課金の場合があります。
サービスごとに料金設定は異なり、月額料金は発生するが手数料が低いケースもあれば、月額料金は無料で手数料が高いサービスもあります。取引件数が多いか少ないかで選ぶべき料金体系は変わるため、よく比較検討して決めるとよいでしょう。
費用が安ければよいというわけでもなく、極端に安いサービスは業務の質が悪かったり対応スピードが遅かったりするなどの問題があるかもしれません。セキュリティ面にも不安があるでしょう相場を確認し、妥当な金額を設定しているサービスを選ぶようにしてください。
なお相場を知るためにも、複数社から相見積もりを依頼することをおすすめします。
請求書業務のアウトソーシングで、企業取引の秘匿情報を共有しなければなりません。そのため、万全なセキュリティ体制をとるアウトソーシングを選ぶことが不可欠です。
セキュリティ対策が行われているかどうかは、次の規格や基準を満たしているかが判断の目安になります。
このほか、データの暗号化やアクセス権限管理などのセキュリティ対策が行われているかもチェックが必要です。
クラウド型サービスの場合は、情報漏洩やハッキングのリスクがあります。アクセス時の認識方式やIP設定などを確かめておいてください。
また、アウトソーシング先によっては業務を再委託する場合もあるため、その際のセキュリティ対策ができているかも確認しておきましょう。
請求書業務のアウトソーシングには、請求代行サービスのマネーフォワード ケッサイがおすすめです。
マネーフォワード ケッサイは、取引先の与信審査から請求書発行、代金回収などの請求に関する一連の業務を代行するサービスです。
自社で毎月行う業務は「顧客」と「取引」を登録することのみで、請求書業務はすべて任せることができます。
請求書は紙またはPDF（郵送またはメール）で発行・送付ができ、サービスを通じて発行された請求書は、すべてクラウドで管理されます。必要なときは、いつでもダウンロードが可能です。
さらに、システム連携にも対応しています。マネーフォワードクラウド会計/会計Plusと連携すれば、仕訳の自動化が可能です。自社のSFA/CRM、ECシステム、基幹システムとも連携できるため、顧客や請求の登録作業も不要になります。
また、所定の条件を満たせば100%入金保証が付くため、入金遅延や貸し倒れの心配もありません。さらに、支払期日よりも前の振込もオプションとして提供しています。
請求書の発行業務は、アウトソーシングすることでさまざまなメリットがあります。業務を効率化することで従業員はコア業務に専念でき、人件費や採用コストなどの削減もめざすことができます。請求書データが集約され、確認や管理がしやすくなるというメリットもあります。
アウトソーシングを利用する際は、スムーズな運用のため、自社の業務フローと連動できるか、既存システムと連携できるかなどの確認が必要です。
マネーフォワード ケッサイであれば、請求書発行業務だけでなく、与信審査や代金回収など、一連の請求書業務を任せることができます。ぜひご検討ください。
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