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請求書に印鑑は必要?印鑑の種類や押し方について解説!

請求書に印鑑は必要?印鑑の種類や押し方について解説!

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#請求業務

皆さんの中には、請求書を発行するときに、印鑑をどうすればいいのか迷ったことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は印鑑の種類や押し方についても解説いたします。印鑑の取り扱いについて悩んでいる方は是非参考にしてみてください。

目次

請求書の役割と印鑑の必要性とは

請求書の役割とは、商品やサービスの代金回収を確実にすることです。取引先に、支払金額や支払期限などの詳細を通知し、取引先からの支払漏れを防止することができます。

また、請求書に会社の印鑑が押されている場合、その会社が請求書を発行したということが推定されます。

ではその印鑑は、請求書において必ず必要なものなのか、また請求書に使用する印鑑はどの種類を使用すればいいのかといったことについて解説していきましょう。

請求書には代金回収の役割がある

請求書は、基本的に商品やサービスの代金回収を目的として発行されます。

請求書には取引内容や取引日、取引金額などが記載されており、取引が公正に行われたのかという過去の取引状況を確認することもできるため、場合によっては取引の証拠として扱われることもあるのです。

請求書に印鑑を押すことは法律で定められているわけではない?

請求書への印鑑の押印は必須ではありません。請求書に印鑑を押すことを義務とする法律は存在せず、発行者が印鑑を押していない請求書での支払い請求も可能です。

しかし日本では、請求書へ印鑑を押すことは一般的な商習慣となっており、押印がなければ受け付けないという企業も少なからずあるので、取引をスムーズに行うためにも、請求書への押印は忘れないようにしましょう。

請求書に押す印鑑は認印でも問題ないのか

認印とは、一般的に、届出をしていない個人の印鑑を指します。
法人の場合、この個人の認印に当たるのが、実印や銀行印と区別される角印と呼ばれる印鑑になります。

請求書に使用する印鑑は、フリーランスなどの個人の場合は認印でも、法人の場合は角印でも問題はありません

請求書などの対外的書類への押印は、一般的な商習慣に沿った形式である上に、発行者が誰なのかを明らかにする機能があるため、たとえ認印でも、押印していなかった場合に比べて、取引先を安心させる効果を見込むことができます。請求書の偽造・改ざん防止にも役立つため、自社のためにも取引先のためにも、請求書には必ず印鑑を押印するようにしましょう。

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請求書に使用する印鑑は何でも大丈夫?

一般的に、会社には実印・銀行印・角印の3種類があり、それぞれ異なる用途を想定した上で用意されています。

そもそも請求書に印鑑を押印することは法律で定められていないため、どの印鑑でもよいのですが、請求書などの押印の機会が多い書類に使用する印鑑は一般的に「角印」です。

では、ビジネスで使用される印鑑の種類について、それぞれ請求書の押印に適しているかどうかもあわせて解説します。

実印とは

印鑑登録した印鑑を実印と呼ぶのが一般的です。この実印は、会社の登記時以外では、代表取締役の変更や不動産売買、公的な書類など非常に重要な場面でしか使用されることはありません。

形が指定されているわけではありませんが丸型であることが多く、丸印や代表者印と呼ばれることもあります。

どの会社においても最も重要な印鑑であり、普段の請求書作成などの際に使用するのには適していません

認印とは

認印とは、印鑑登録していない印鑑全般のことを意味する言葉ですが、一般的には個人の持っている印鑑登録していない印鑑のことを指します。

フリーランスや個人事業主が普段から使用している認印は、請求書に押印するのに適した印鑑であると言えます。

銀行印とは

銀行印とは、文字通り、銀行などの金融機関で口座を開設する際に届け出る印鑑です。金銭の出納や、手形・小切手の振り出しなどに使用されます。金融取引に関係した場合で使用される印鑑であるため、請求書作成などの日常の書類に使用するのには適していません

なお、実印をそのまま銀行印とすることもできますが、摩耗が早くなる、紛失のリスクが大きくなるという理由から、一般的に、会社では実印と銀行印は分けて用意されています。

角印とは

角印とは、実印や銀行印以外の会社の印鑑で、四角のものが多いことから、そのように呼ばれるものです。見積書や請求書、領収書といった通常業務では基本的に、この「会社の認印」とも言われる角印が使われています。対外的に発行する書類で発行元が自社であるということを明らかにするためにも使われるため、角印は社印とも言われることもあります。

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請求書における印鑑の取り扱いについて

請求書では印鑑をどのように取り扱えばよいのでしょうか。請求書に印鑑を押印する際の押印場所や、訂正の仕方を確認してみましょう。また、近年利用する会社が増えてきている電子印鑑についても合わせて解説します。

印鑑の押印位置に気をつけよう

請求書に印鑑を押印する際、まずは押印欄があるかどうかを確認しましょう。押印欄が設けられた書式の請求書の場合は、その押印欄に押印します。

押印欄がない場合は、住所や社名など会社情報の右側印刷された文字と少しだけ重なるようにして押しましょう。これは、印刷された文字と印影が重なることで、印影のコピーや請求書の偽造防止に繋がる効果があるからです。

請求書で訂正印を使うことはできるのか

請求書で書き損じが発生してしまった場合、基本的には訂正印は使わず、請求書を再発行しましょう。

これは、請求書は金銭支払いに関係する書類であり、このような重要な書類の書き損じは会社の信用にも関わってくるためです。

請求書の再発行が難しい状況で、書き損じの訂正の必要が出てきてしまった場合は、通常の訂正と同じように、訂正箇所に二重線を引いた上で訂正印を押して、修正するようにしましょう。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、データで作成された印鑑のことであり、パソコンなどの電子機器において電子文書へ押印することができる印鑑です。

電子印鑑が登場するまでは、印影のある請求書をデータで送付する際、一度印刷した請求書に直接印鑑を押してからその請求書をスキャンしてデータで送信するという手法が取られていました。

電子印鑑が使えるようになってからは、電子文書を印刷せずに、電子文書に電子印鑑を押すだけで済むようになったため、大きく手間が省かれたと言えるでしょう。

しかし、電子印鑑は本物の印鑑よりも偽造しやすく、なかには取引に電子印鑑を用いることを認めていない会社もあるため、対外書類で電子印鑑を使用する際には、必ず使用前に、取引先が電子印鑑の使用を認めているかどうかを確認するようにしましょう。

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まとめ

請求書の作成において、法律上、印鑑を必ず押さなければならない定めはありません。

しかし、印鑑は請求書の発行者を明らかにする手段であり、請求書の偽造・改ざん防止にも役立つため、法律で決められていなくても、請求書には印鑑を押すべきと考えている方は少なくありません。

印鑑がない請求書や、電子印鑑付きの請求書を受け入れてもらえないケースもあるため、請求書に印鑑を押印する必要がある場合が多くあるでしょう。

「マネーフォワードケッサイ」では、請求書の発行をはじめとした日々の請求業務をサポートします。企業間請求を効率的に行いたい方は、ぜひ請求代行サービス「マネーフォワード ケッサイ」の利用を検討してみてください。

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