請求書処理では、紙と電子が混在して受け取りや保管に手間取る、システムへのデータ入力でミスが発生するなどの課題を抱えています。有効な解決作といえるのは、請求代行サービスの利用や支援ツールの活用です。今回は、請求書業務においてよくある課題や自動化・効率化の方法、ツールの選び方を解説します。
請求業務の自動化を検討している場合、まず既存の処理のどこに問題があるのか把握が必要です。請求書処理においてよくある課題は以下の通りです。
請求書の受領、データ作成、承認、保管とフローごとに生じる課題を見てみましょう。
請求書の受け取り方法は、取引先ごとにメール・郵送・システム経由と異なるため、煩雑な業務が伴います。紙の請求書は紙のまま、オンライン上で届いたものは電子データのまま保管するなど、紙と電子どちらで受け取るかによっても対応が異なります。
請求書を電子で一元的に処理する企業の場合、紙で届いた書類をスキャンして読み込む作業も加わるなど、作業は膨大です。経理担当者はこのような多様な対応を余儀なくされ、業務が非効率になりがちでしょう。
請求書の受け取り漏れを防ぐため、取引先や担当部署にリマインドを出す企業もあります。届くタイミングも企業ごとにまちまちで、まとめて業務をこなし、効率的に取り組もうにもしにくい状況です。
受け取った請求書から、取引先・金額・支払日・支払口座などの情報をシステムや管理シートで管理する必要があります。何度も繰り返し似たようなデータを入力する工程はミスを招きがちです。よって機械化・自動化して効率化を図る余地があるでしょう。
取引先ごとに異なるフォーマットを自社の帳票定義に合わせて変換する場合もあり、膨大な工数が余儀なくされます。入力したデータを別の人間が確認するダブルチェックも必要です。単純な作業ながら作業量は膨大なため、ヒューマンエラーが起きやすく、厄介な工程です。
請求書の処理フローでは、担当者が経理部門や財務部門に支払いを申請し、承認をもらうプロセスが伴います。決裁権を持つ職員が休暇や出張で不在の場合は手続きが前に進まず停滞することもあるでしょう。
紙の決裁ではパソコンで確認などもできないため、担当者がオフィスに出向くまでは案件の進捗がストップしてしまいます。決裁が下りた後にも経理担当者が請求内容を会計システムに記帳し、データに基づき管理部門が銀行振込を行う処理が必要です。
請求フローは取引先に振り込みを行って終わりではなく、保管の問題が発生します。会社であれば基本的に7年間、個人事業主であれば5年間は請求書を保存する義務が定められています。
大量の請求書を受け取る大企業の場合、ファイリング作業をはじめマンパワーや保管場所の確保が必要です。紙の請求書は検索性の悪さもデメリットで、書庫に眠る膨大な資料の中から該当の書類を見つける作業は非効率です。
電子データでの保管に切り替えたとしても、1枚ずつスキャンで読み取る作業が発生します。月末の忙しい最中、十分な時間を取るのは難しく、効率化のために電子化を図ったつもりが、かえって負担を増やすという事態も起りえます。
請求書業務の自動化・効率化を実現する方法は、請求代行会社への依頼、支援システムの活用、マクロ・VBAの活用が代表的です。それぞれの具体的な方法を紹介します。
請求代行会社は、請求書の作成・封入・発送・入金確認・督促など請求に関わるさまざまな業務を代行する業者です。依頼元が請求データを提供しさえすれば、後の業務はアウトソーシングで対応できるため、請求業務の大幅な削減をもたらします。
業者によっては、取引先の信用リスクを判定する与信管理に応じている場合もあります。支払能力の見極めや適正な取引限度額の設定には、調査の手間や専門的知見が必要です。仮にリソース的には自社で対応可能でも、外部の専門人材の知見を借りたほうが正確性を担保できます。
督促に伴う精神的負担も和らげられるのも利点で、請求業務に不安や課題を抱える企業は積極的に活用してほしい方法です。一つ注意したいのは、紙の請求書の場合は請求内容の急な差し替えには対応しにくい点です。依頼後にミスが発覚し、再度新しいデータなどを送ることになれば、かえって手間になってしまう可能があります。
請求額の計算や請求書の発行、送付、入金消込などの業務を自動化する、請求処理支援システムを導入するのも一つの手です。請求業務の工数削減、ヒューマンエラーの減少、人件費の削減などの効果があります。
請求処理支援ツールは電子請求書の導入・活用を促進する存在でもあり、電子発行できるシステムと、受領した請求書を電子上で保管するシステムに大きく分かれます。オンラインで請求業務が完結し、コロナ禍で問題となった請求書の受取や承認のために出社が必要となるような事態を防げます。
さらに会計システムや基幹システムと連携できるサービスを選べば、請求書の電子発行やオンライン上での受領の実現にとどまらず、会計管理なども含めた業務全般にまつわるサポートも受けられます。自社にとって必要な作業だけシステム化し、本業に割くリソースを確保しましょう。
アウトソーシングやシステムの導入はコストがかかり、運用開始までの期間も長くなりがちです。プログラミングなどの専門技術があり、コストをかけずに請求業務を効率化したい場合は、エクセルやスプレッドシートでのマクロの活用もおすすめです。VBAの導入で自動化が期待できる請求業務は、請求書の作成・取引先に送付するメールの作成や送信が該当します。
あらかじめ準備が必要なのは、自社に適した形式の請求書フォーマットやメールのテンプレート、顧客データや取引データの一覧などです。これらの準備のために人為的な作業は発生しますが、後はプログラミングによる作業になるため、業務効率化を目指せるでしょう。
大量の請求書を自動で作成できるため、システムへの単調な入力作業に割いていたリソースのカットが可能です。また、保管先のフォルダやファイルを統一できるため管理のしやすさもメリットの一つです。
請求業務を自動化・効率化した時の大きなメリットは、担当者の負担軽減です。システムやツールの導入によって、請求漏れや記載金額の誤りのようなケアレスミスを防げるでしょう。
クラウド型のサービスを活用すれば、リモート環境で請求書の共有やデータの閲覧が可能になり、多様な働き方を促進する効果も期待できます。ここでは請求関連の業務を自動化・効率化するメリットを見てみましょう。
請求業務の課題はさまざまで、担当者は膨大な業務を短期間で処理する必要があります。特に取引先から請求書が届き、前月の入金確認も伴う月末や月初は忙しく、予期せぬ残業や休日出勤を迫られることもあるでしょう。
請求書関連の業務は前倒しで先に進めることが難しいため、いかに効率よくミスなく遂行できるかが勝負です。請求書業務はツールやシステムが得意な領域のため、自動化・省力化を促進することで、担当者の手間や負担は大きく軽減します。
従来は、紙の請求書を受け取る→一時的にファイルなどに保管→書類の内容チェック→表計算ツールやシステムに入力→支払いが完了後、押印して処理済みのファイルに移動、というフローが発生していました。請求書電子受領システムを導入すれば、受け取りから保管までオンライン上で完結。紙が介在しないだけで業務量が大幅に削減されることが期待されます。
クラウド型のツールを導入した場合、請求書の発行やチェックのためだけに出社する必要がなくなります。ネット環境がある場所なら自宅や外出先などどこでも確認や作業を行うことができ、リモートワークの促進や働き方改革の一助にもなるでしょう。
ツールを導入すれば、請求書の作成からメールの送付、検索まで一通りの業務がオンライン上で実現します。育児や介護で出社できない人も通常通りの業務ができ、自宅にいながら請求書業務を滞りなくこなせるでしょう。また、場所を選ばないため、遠方に住む優秀な人材の獲得にもつながる可能性があり、企業の採用戦略の改革にも寄与するかもしれません。
リマインドや検索機能の活用によって、目視での確認と比べて請求漏れのリスクを減らす効果があります。請求業務はフォルダ分けや請求金額の入力、転記など人為的な作業が多く、ミスをしやすい作業ともいえるでしょう。
たとえ単純なケアレスミスでも、請求金額や口座番号を間違うと企業の信用にもつながる大問題に発展する恐れがあります。データ入力のような単調な作業は積極的に自動化し、人の手が介在する余地を少なくするのがポイントです。
Webサービスならクラウド上に情報が保管されるため、システムに入れる人であれば誰でも閲覧やデータ検索が可能です。部署やチームなどのユニットごと、または社内全員で見積もりを共有できるなど、話し合いがしやすい環境を構築できます。
作成した請求書の承認を受けたい時に一括で決裁をとることもでき、承認に至るまでの業務時間の短縮化を実現します。暗号化処理による不正アクセス対策や、共有権限の限定などセキュリティ対策も行えるため、情報漏洩のリスクも低いでしょう。安全かつ効率的に請求業務を進めやすいのは、効率化・自動化の大きな利点です。
請求書処理自動化・効率化ツールの選び方のポイントは次の通りです。
どれも重要なため、慎重に吟味しましょう。各ポイントついて解説します。
ツールの種類が膨大な数に及んでも、自社に必要な機能を備えているかという視点を持てば、ある程度絞り込めます。たとえば紙の請求書の受領に伴う出社を減らしたい場合、クラウド上で複数人で共有できるクラウド型ツールの導入が適しています。
部署をまたぐなど複数のシステム間での二重管理をなくしたい場合は、受け取った請求書を自動で電子化して保存できる請求書の電子受領サービスの利用がおすすめです。承認プロセスを簡略化したい時は、ワークフロー機能が備わったツールの導入が有力でしょう。
担当部署の従業員が起案し、承認を受けたデータをそのままシステムに登録できるため、経理担当者との業務の重複を防げます。地方の拠点に届いた請求書を担当者が入力し、上長の承認を受けた後に経理に申請する業務フローの構築も期待できます。
ツールによって対応できる作業が異なるため、自社のニーズを満たす機能性を持つものを見つけましょう。
法律は改正の可能性があるため、常時最新の状態を維持できるシステムが好ましいといえます。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、メールなどの電子取引による電子データの保存が義務化されました。
従前までは紙に印刷してファイリングする対応も認められていましたが、改正後はオンラインを介して受け取った書類や、電子で発行された書類の紙保存は不可です。上記をふまえて、改正電子帳簿保存法の要件を満たすには、次のような機能があると良いでしょう。
請求書システムを他のサービスと連携した場合、どのシステムと連携ができるか事前の確認が必要です。請求書を受領したら購買部署に請求データを送付するため、特に会計システムとの接続性は要チェックです。
会計との連携方法はCSVファイルを会計システムに取り込む方法と、APIを介して直接接続する手法があります。API連携ならシステム間の移動時にデータを精製せずに済むため、業務の削減および入力に伴うミスの両方を防げるのが利点です。
取引件数が少ないにもかかわらず大規模なシステムを導入してしまうのは、コストの面から好ましくありません。一方で取引先の数が膨大にもかかわらず小規模なシステムを利用する場合、機能が足りず作業効率が落ちてしまう可能性があります。
クラウド型のツールは初期費用こそ抑えられますが、毎月のランニングコストを考えると、トータルではお得とは限りません。一般的には機能が豊富なほど導入コストは高騰します。ニーズに応じてプランを選べる商品なら、必要最低限の機能のみ備えたリーズナブルなものから始めるのがおすすめです。取引先が増加したらグレードが高いプランに切り替えるなど、柔軟な運用体制を構築しましょう。
ツールを導入した初期は使い方に慣れておらず、問題やトラブルが発生する可能性があります。サポート体制が整っていれば素早い対応が可能で、業務の効率化を飛躍的に進められるでしょう。
初期設定でのサポートの手厚さは特に重要です。たとえば承認フローの簡略化や会計システムとの連携を確保したい場合、決裁の種別ごとに条件分岐を組み、仕訳データを会計システムに接続できるフォーマットに合わせる準備が必要です。従業員が多い大企業では承認フローは多岐で複雑に及ぶ可能性もあり、社内だけではカスタマイズの方法が分からず前に進まなくなる恐れがあります。
請求書受領サービスの場合、取引先への送付先変更依頼も代行するサービスがおすすめです。受領代行の依頼に当たり、前もってすべての取引先に請求書の送付先を変更する要請手続きが求められます。取引先の数は企業規模に比例して増えていくため、大企業ほどシステム導入時の連絡に手間がかかります。通知も含めて代行するサポート体制が万全なサービスを選ぶようにしましょう。
請求業務を自動化・効率化したいなら、企業間後払い決済・請求代行サービス『マネーフォワード ケッサイ』の利用がおすすめです。請求書の発行や管理にとどまらず、取引先の与信管理や入金管理、未入金時の督促など請求全般に及ぶすべてのプロセスを代行します。
基幹システムや販売管理システムなどとのAPI連携が可能で、顧客情報を瞬時に登録できます。住所や電話番号、口座番号などの基本情報などの取引情報を活用し、シームレスに請求書を作成。請求書の送付方式は郵送とメールの二種類から選べるため、取引先ごとの多様なニーズにも対応します。
入金消込に工数がかかっていて業務の負担を減らしたい、請求額と入金額のズレが多く確認が面倒、未入金時の連絡によるストレスから解放されたいなど、請求に関するよくある悩みを解決に導くサービスです。業種・業態問わず多くの企業にご利用いただいており、安心して導入できます。
請求書の作成・郵送・受領・保管などの各フローの自動化によって、業務量やミスの削減が期待できます。請求書代行サービスや請求業務自動化ツールの導入が代表的な方法です。サービスの選び方として、自社が求める機能があるか、最新の法改正に対応しているかなどが重要なポイントです。他にも、基幹システムとの連携性、費用感、サポート体制の充実度なども確認しましょう。
請求業務の自動化に成功すれば、経理担当者の負担は大幅に減ります。営業や製品開発など注力したい業務にリソースを割けるようになり、バックオフィスから企業活動を前に進める原動力として期待できます。
ツール選びで悩んでいるなら、『マネーフォワード ケッサイ』の導入を検討してはいかがでしょうか。請求書の作成や受領以外にも、与信管理や未入金時の督促など請求業務全般をフォローします。少しでも興味があれば、お気軽にお問い合わせください。
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