集金は、企業が提供した製品やサービスに対する対価を回収する行為です。日々の業務に欠かせない集金ですが、徴収との違いや、効率的な集金方法について疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、集金と徴収の違いやさまざまな集金手段を紹介します。また、未払い対策や業務効率化の方法まで、集金に関する幅広く解説します。
集金は、製品やサービスの対価として顧客から料金を回収する行為、またはその金銭を指します。たとえば、商品代やサービス料金の回収などが例として挙げられます。ビジネスにおいて収益を確定させる重要なプロセスであり、通常は経理担当者が行います。
集金にかかわる経理業務として、取引先からの入金確認や消込処理があります。未払いや回収忘れが発生するとキャッシュ・フローが悪化し、事業運営に支障をきたす恐れがあるため、スムーズに集金を行うことが重要です。
「集金」とは、相手から受け取る権利のあるお金を回収する行為であり、商品やサービスの代金回収などに使われます。これは相手が納得して支払いを行うため、柔らかい印象を与えます。
一方、「徴収」は強制的にお金を取り立てる行為であり、税金の回収などに使用されるため、威圧的な印象を与えるでしょう。ビジネスシーンでは、一般的に「集金」が好まれ、「徴収」はあまり使用されません。主な違いをまとめると、以下のとおりです。
企業にとって、顧客からの代金回収は重要な課題の一つです。近年、多様な集金手段が登場し、企業は顧客の支払い方法に合わせて柔軟に対応する必要があります。ここでは以下の4つについて取り上げます。
それぞれの特徴を見ていきましょう。
銀行振込は、集金側に口座があれば利用可能な手段です。また、顧客側はATMで簡単に支払うことができます。顧客側の銀行口座の有無にかかわらず運用できる点がメリットです。
また、通帳に入金情報が記録されるため、入金確認が容易であり、振込期日を設定しておくことで期日超過時の督促作業も迅速に行えます。
一方、顧客側の入金忘れや入金先を誤るなど、未払いのリスクもあるため注意が必要です。また、振込限度額がある点にも留意しておきましょう。
口座振替は、顧客の銀行口座から自動的に料金を引き落とす集金手段です。この方法は、残高不足がない限り確実に集金できる点が特徴的です。
初めに口座振替の登録手続きが必要であるものの、以降は自動で引き落とされます。金額や引き落とし日を指定しておけば、特別な操作なしに集金が完了するため効率的です。
この仕組みは、集金する側と集金される側双方の負担を軽減します。さらに、引き落とし日が毎月同じであるため、入金確認も容易です。
未払いのリスクがほとんどなく、業務上の手間も最小限で済むため、効率的な集金手段といえるでしょう。
現金による集金は、オーソドックスな手段であり、主に小口の集金に利用されます。直接現金を受け取るため、煩雑な手続きは不要です。また、即座に現金を得られるため、キャッシュ・フローの改善にも寄与します。
しかし、集金対象者や金額の確認、請求額との照合など、手作業が多く発生することはデメリットです。そのため、集金件数が増加すると経理担当者の負担が大きくなる傾向があります。
クレジットカード決済は、顧客のカード情報を事前に登録することで自動的に集金できる手段です。この方法は、他の決済手段と比べて業務の手間が少なく、未回収リスクも低減できます。
支払い忘れがなく確実に実行されるため、集金業務の効率化に貢献します。ただし、利用手数料が高い点はデメリットです。一般的に販売価格の数パーセントが手数料となるため、大量の小口取引に適しています。
便利な一方、セキュリティリスクを懸念して使用を躊躇する顧客もいるため、導入の際はそうした顧客にも配慮する必要があるでしょう。
コンビニ決済は、全国各地のコンビニエンスストアで代金を支払える集金方法です。特に銀行へのアクセスが不便な地域の顧客に適しています。
この決済方法には、払込票方式と振込用番号方式があります。払込票方式では印刷した票を顧客に郵送し、振込用番号方式ではメールなどで専用の番号を通知する方法です。
コンビニ決済の利点は、入金状況を管理画面でリアルタイムに確認できることです。これにより、集金管理の負担が大幅に軽減されます。
ただし、取引上限金額が設定されているため、大規模な取引には不向きです。また、顧客からの支払いを待つ必要があるため、即時入金は期待できません。
集金業務は、企業の資金繰りを支える重要な業務ですが、その一方で多くの担当者にとって悩みの種となるのも事実です。特に、消込作業の手間や未払い顧客への督促といった課題は、担当者の大きな負担となり、業務効率を低下させる要因にもなりかねません。
ここでは、集金業務におけるこれらの課題に焦点を当て、解決策と合わせて詳しく解説します。
消込作業は、請求金額と入金額の照合が必要な作業のため、件数が多いと非常に手間がかかります。取引先ごとに入金タイミングが異なる場合、その都度作業が発生し、経理担当者の負担が増大します。
金額不一致の際は原因究明に時間を要し、取引先への確認連絡など追加対応も必要です。専用システムを使用しない場合、目視確認によるヒューマンエラーのリスクが高まります。
さらに、会計ソフトなどへの二重入力が発生するケースもあり、入力ミスによる金額の誤りも懸念されます。消込業務のミスは取引先との信頼関係を損なう可能性があるため、担当者にとっては大きなプレッシャーとなるでしょう。
未払い時の督促は、取引先との関係悪化リスクを伴う繊細な業務です。適切なタイミングや方法で行う必要があるため、経験と知識が求められます。
督促業務は電話や書面作成に多くの時間を要します。支払いが行われるまで繰り返し行う必要があり、担当者の負担が増大します。
さらに、督促は精神的ストレスの高い業務です。取引先に厳しい言葉を投げかけなければならないケースもあり、担当者のモチベーション低下や精神面に悪影響を及ぼす可能性があります。
長期化する督促業務は、資金回収の遅延にもつながりかねません。これらの課題に対処するには、効率的な督促を行うシステムの導入や担当者へのサポートが必要でしょう。
集金業務の見直しは、企業にとって大きな利点をもたらします。
まず、顧客のニーズに合わせた多様な支払い方法を導入することで利便性を高め、顧客満足度向上につながるでしょう。
次に、クレジットカード決済や口座振替を導入することにより、顧客と経理担当者の双方にとって、毎月の支払い業務の効率化が可能です。
さらに、新たなビジネスチャンスを創出する可能性があります。オンライン決済に対応することで、ネット上での販売チャネル拡大も見込めます。
このように、集金業務の見直しは、企業の成長に欠かせない要素といえるでしょう。
ここでは、集金に関する課題を挙げながら、スムーズな集金と業務効率化を実現する具体的な対策として、以下の3つを紹介します。
自社に適した集金手段を見極め、効率的に集金を行いましょう。
集金に関する課題の一つとして、支払いプロセスの煩雑さが挙げられます。この改善策として、自動引き落としの導入やオンライン決済の整備が効果的です。
顧客の銀行口座やクレジットカードから自動的に引き落とすシステムを導入することで、支払い忘れを防ぎ、管理の手間を軽減できます。また、クレジットカードや電子マネーなどの多様な決済手段を整備することにより、顧客がより簡便に支払いを行う環境が整います。
請求管理システムの導入は、集金業務の課題を解決するための有効な手段です。請求や入金管理、消費税計算など、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。これにより、担当者は大幅な時間削減を実現できるでしょう。
また、システム上で顧客情報や取引履歴を管理することにより、正確な情報共有が可能です。結果として、業務の属人化を防ぎ、担当者間での連携もスムーズに行えるでしょう。
さらに、クラウド型のシステムであれば、場所を選ばずにアクセスできるため、テレワークにも対応可能です。
集金業務を効率化し、かつ未収金を抑えたい企業にとって、代行サービスの利用は有効な選択肢です。
代行サービスのメリットとしてまず挙げられるのは、請求業務の効率化です。請求書の作成や発送、入金確認といった一連の作業をアウトソースすることで、担当者は本来の業務に専念できます。
また、未収金発生のリスクを軽減できる点も見逃せません。代行サービスによっては顧客の与信調査や未入金フォローも行うため、未収金発生率の抑制が期待できます。万が一、未収金が発生した場合でも、代行会社が保証してくれるケースもあるため、それも大きなメリットです。
さらに、代行サービスを利用することで、効率的な集金体制の構築が可能です。オンラインでの請求や入金状況の確認など、従来の業務フローの大幅な改善も期待できるでしょう。
集金業務は、ビジネスを円滑に進める上で欠かせない業務です。ただし、その方法や未払いへの対策で頭を悩ませることも多いのではないでしょうか。しかし、近年では多様な決済手段や請求管理システムなど、集金業務を効率化するための方法も増えてきています。
自社の業務フローに適した集金方法を検討することによって、業務効率化だけでなく顧客満足度の向上にもつながる可能性があります。この機会に自社の集金業務を見直し、よりスムーズな取引を実現しましょう。
請求代行サービスは、ミスが起こりやすい入金確認などの作業を代行するため、ミスやストレスから解放され、請求業務を効率化できるでしょう。『マネーフォワード ケッサイ』なら、掛け売りに必要な与信審査から請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。業務の効率化に、ぜひご活用ください。
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