請求書を入れる封筒には、いくつかのビジネスマナーが存在します。業務において頻繁に作成している方でも、意外と正しいマナーを知らないというケースは少なくありません。
そこで、本記事では請求書の封筒の書き方やマナー、「請求書在中」と記載することの必要性について解説します。
請求書を入れる封筒の書き方は、表面と裏面のどちらにもポイントがあります。メールなどによるやり取りも増えたこともあって、書き方に対して細かく指摘する方は多くないかもしれませんが、正しい書き方を知って損はありません。ここでは、表面と裏面のそれぞれの書き方に関するポイントについて詳しくみていきましょう。
請求書を送る封筒の表面の書き方のポイントに次の3つが挙げられます。
まず、取引先の郵便番号を右上に記載します。都道府県以降の住所は、郵便番号から1文字分のスペースを開けて、右から記載しましょう。また、宛名を記載する場合は「宛先の会社名」の記載位置は封筒の中央となり、住所の頭から1文字下げて少し大きめに記載するのが基本です。
なお、ビジネスマナーとして「株式会社」や「有限会社」は省略せずに記載し、宛名が担当者個人の場合は名前の上に役職をつけて記載するようにしてください。もし、担当者の名前が正確にわからない場合は、部署名と「ご担当者様」と記載しましょう。
さらに、宛名の末尾には敬称が必要で、会社や部署名の場合は「御中」、個人の場合「様」と記載します。「請求書在中」は封筒の左下に赤文字で記載しますが、必ずしも記載しなければいけないものではありません。
請求書を送る封筒の裏面に書く主な文言として次の4つが挙げられます。
封筒の継ぎ目がある場合は右側、継ぎ目のない場合は左端に自社の住所を記載するのがマナーです。郵便番号の記載枠がない封筒の場合でも、郵便番号は記載した方が良いでしょう。自社の住所は配達できなかった場合の返送先となるため、忘れずに記載しましょう。
また、封筒の継ぎ目がある場合は継ぎ目を挟んだ左側、継ぎ目がない封筒は住所の左下に寄せて自社の会社名や担当者名を記載します。送付日の記載場所は封筒裏の左上とするのが基本です。
「〆」は封印の意味を持つ記号で、誰も開封していないことを証明するものとなるため、こちらも忘れずに記載するようにしてください。
前述の通り、「請求書在中」の文言は必ずしも記載しなければいけないものではありません。しかし、記載する場合には次の2つの注意点について配慮する必要があります。
取引先が郵便物を受け取った際に識別するための配慮であるため、記載する場合には正しい方法に沿っておきたいものです。ここでは、それぞれの詳しい内容について解説します。
「請求書在中」と封筒に記載する場合、記載位置は封筒の向きによって異なります。一般的に使用されている縦書きタイプの封筒の場合の記載位置は「左下」です。
一方、横向きタイプの封筒で記載する場合の位置は「右下」となります。ビジネスマナーとして配慮したにもかかわらず、かえってマナーがないと思われないためにも記載位置はしっかりと覚えておきましょう。
「請求書在中」の記載方法には「手書き」と「スタンプ」の2つがあります。手書きの場合、赤字を連想することから赤を避けながらも、宛名より目立たせた方がよいとされています。そのため、青字で記載するのが無難でしょう。
ただし、手書きだと読みにくいこともあるため、スタンプの利用もしくは請求書送付用に直接記載された封筒を準備するのが一般的です。
請求書を封筒に入れる際のマナーとして押さえておくべき点として次の2つが挙げられます。
請求書を送付する場合は封筒の書き方だけでなく、請求書を封筒に入れるマナーについても正しく理解しておかなければなりません。取引先からのイメージを損なわないためにも、ここではそれぞれのマナーに関する詳しい内容を解説します。
請求書の折り方は、均等な3つ折りとするのが基本です。長形3号の封筒にA4サイズの請求書を入れる場合や長形4号サイズの封筒にB5サイズの請求書を入れる場合は、3つ折りにして封入しましょう。
また、書類を3つ折りにする場合は初めに用紙の下から折り、次に上から折るのが正しい折り方です。さらに、送付状を同封する場合は送付状を請求書の上に重ねて3つ折りにしましょう。
請求書を封筒に入れる際は、取引先が開封した際に「請求書」、送付状を同封している場合は「拝啓」という文字が最初に見える状態にしておく必要があります。
そのため、封筒を裏返しにしてから3つ折りした請求書の最後に重ねた部分が右側になるようにして封筒の裏側から入れましょう。送付前に、文字が最初に見えるかどうか確認することで、間違いを防げます。
請求書の封筒の選び方にも注意が必要です。選び方のポイントとして次の2つが挙げられます。
請求書の封筒選びも大切なマナーであり、ここまで紹介したポイントを押さえていても封筒選びに失敗しては意味がありません。取引先からのイメージをダウンさせないためにも、ここではそれぞれの内容についてみていきましょう。
封筒の色には明確な決まりはありません。ただし、取引先が請求書の封筒だとすぐに認識できるよう「白色」もしくは「薄い青色」の封筒を使用するのが一般的です。
赤色は「赤字」を連想させることから、一般的に用いられることはありません。また「請求書在中」と印字されている封筒を使用する場合は、印字されている文言の色にも注意しましょう。
請求書の送付用として使用される封筒のサイズは「長形3号」もしくは「角形2号」が一般的です。長形3号はA4サイズの請求書を3つ折りにする場合に多く使用されます。
一方、角形2号はA4サイズの請求書よりも少し大きく、A4サイズの請求書をそのまま入れて使用できます。基本的にどのサイズを使用しても問題ありません。
請求書を取引先へ送付する場合「封筒の書き方」「請求書の折り方」「請求書の入れ方」といったポイントを押さえる必要があります。
「請求書在中」は必ず記載しなければならないものではありませんが、取引先への配慮として記載するほうが無難です。そのため、記載時の注意点についても正しく理解しておかなければなりません。
また、最近ではリモートワークの増加や電子帳簿保存法の改正などの影響もあり、請求書の電子化が進んでいます。電子化にすることで、業務効率化やコスト削減にもつながります。
請求代行サービスの「マネーフォワード ケッサイ」なら、請求書の発行だけでなく入金消込など、工数のかかる請求業務をお任せいただけます。請求業務の電子化や、効率化をお考えの方はぜひこの機会にマネーフォワード ケッサイのご利用を検討してみてください。
マネーフォワード ケッサイについて詳しくはこちら
請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。
受賞歴：ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞
