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請求書の締め日

2021-09-29

請求書の発行に関する業務は、月末月初に集中しがちです。

請求書発行業務を担当すると、「分散して効率よく処理する方法はないのか」と一度は考えるのではないでしょうか。

そこで今回は、請求書発行業務について、請求書の締め日が決まっているのはなぜか、取引先への請求書の必着日があるのはなぜかについてご説明します。

目次

請求書の「締め日」とは?決まりはあるの?

「締め日」とは、ある一定期間の終了日のことをいいます。
では、請求関連業務における「締め日」とはどのようなもので、どのような決まりがあるのでしょうか。

取引先との間で請求と支払いの決済ルールがある

一般的な企業では、取引先との間に「決済のルール」が設けられています。例えば、「月末締め翌月末払い」「20日締め翌月末払い」など、耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

各企業の月次決算のスケジュールや各種収入・支払いのタイミング等を考慮した資金繰りを鑑みて、それぞれルールが決まっています。一般的には、月末に締め日を設け、1カ月分の売上をまとめて請求書を作成し、取引先に通知をして翌月末までに入金をしてもらうケースがほとんどです。
支払いについては、月末が休日に該当する場合、銀行の翌営業日に支払うことが慣習となっていることが多いので、こちらも押さえておくとよいでしょう。

請求書の締め日に決まりはない

企業により締め日は異なり、月末でなければならないという決まりもありません。では、なぜ月末を締め日にする企業が多いのでしょうか。

その理由の一つに、請求書や取引の集計がしやすく、1カ月を単位として利益を把握しやすいことが挙げられます。また、月次決算や年次決算の締め日は末日になるため、業務効率の面からも月末の締め日が一般的です。

ただし、給与などは細かい集計や確認事項などの事務処理に多くの時間を要するため、他の処理と重ならないように、締めを別日に設けている場合があります。

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請求書はいつまでに届けばいい?なぜ請求書必着が求められるのか?

では、請求書はいつまでに取引先に届けばいいのでしょうか?

月次決算を考慮した締め日の設定

多くの企業は月次決算を行っており、月次の数字を確定する必要があります。それぞれの取引先で事前に決めた「締め日」までに請求書が届かないと、取引内容の精査が行えず、月次決算の数字を確定できません。

原本の郵送が間に合わない場合に、メールやFAXで先に情報を求められるのはそのためです。企業の信用問題にも関わるため、あらかじめ指定された期日までに何らかの形で取引先に請求書が到着するようにしておきましょう。

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請求書発送までの手続きはなるべく迅速に!

請求書を発送する際の手続きは、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。

取引先の請求書必着日を確認し、必ず間に合うように準備すること

前述したように、多くの企業では月次決算を行っています。決められた期日までに月次決算の数字を確定するためには、取引内容が記載された請求書が必要です。取引の内容が確認できる資料がなければ、取引として認めらません。

該当する月に数字として反映されなければ、その月の支払い対象には含まれなくなり、予定が1カ月ずれこんでしまうなどの資金繰りにも影響します。事務作業の不備で取引先に迷惑をかけるようなことがあると信用問題に発展し、今後の取引にも影響しかねません。

取引先の請求書必着日を事前に必ず確認し、間に合うように準備をしましょう。

万が一請求書送付が遅れてしまった場合には

ミスが発覚した時点で、すぐに取引先へお詫びの連絡を入れましょう。取引先との関係性にもよりますが、一般的には電話で状況の説明をして対応策について指示を仰ぎます。

メールを送付する場合には、要件を端的に記載し、今後の対応についても明記しておきましょう。場合によっては、請求書をFAXする・メールで送るなどの緊急の対応を求められることもあります。取引先からの信頼回復のためにも、誠意ある迅速な対応が必要です。

請求業務効率化のために請求代行サービスの利用も検討してみる

煩雑な請求業務は締め日の関係もあり、月末月初に処理が集中しがちです。忙しくなると、人的ミスが発生する危険性もあります。このようなミスを未然に防ぐために、請求代行サービスの利用を検討してみるのはいかがでしょうか。

請求代行サービスとは、請求書の発行から送付まで代行してくれるものです。請求代行会社によっては、与信・催促・保証まで代行してくれるケースもあります。

マネーフォワードケッサイでも、請求業務のクラウド化、支払いサイトや締め日の柔軟な設定、請求書発送方法の選択(メールや郵送)など、ニーズに合わせた請求書発行パターンを選べるサービスを提供しています。

導入事例:株式会社マイナビ「社内のルールに合わせ、柔軟に請求フローを提案してくれました。

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まとめ

請求書の締め日と必着日の認識は、企業間の取引において重要であることをご説明しました。経営に影響する月次決算にも関わる請求関連業務は、短い期間で膨大な量を正しく処理することが求められます。

信頼関係を築きながら円滑に企業間の取引を行うためにも、請求代行サービスを利用するなどしながら、請求関連業務をスムーズに行う仕組みを構築していきましょう。

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