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口座振替の基本と注意点

2021-09-24

「口座振替」は公共料金や税金の支払い方法として多くの方になじみがある支払い方法です。法人間の取引の支払いも口座振替にすることで、請求する側・支払う側ともに大きなメリットがあります。本記事では、BtoB取引での口座振替の基礎知識や注意点をお伝えします。

目次

口座振替とは?

口座振替は取引先の金融機関の口座から請求金額を引き落とす決済方法です。顧客が口座振替依頼の申込を各金融機関に提出すると、口座振替の登録ができます。登録が完了すると指定口座から料金が自動引き落としされます。

口座振替は、最初の振替依頼が完了すれば、その後は自動引落で支払いが行われます。そのため、請求元企業は代金回収業務を効率化し、支払う顧客企業も支払いの手間や支払い忘れがなくなります。自社・顧客ともに、メリットが大きい決済方法です。そのため、月額利用料や継続的な商品購入など、毎月の支払いが発生するタイプの取引では多く利用されています。

口座振替の開始手続き

口座振替依頼には、書面での手続きとオンライン手続きの2種類があります。

「口座振替依頼書」による書面手続き

書面による「口座振替依頼書」で口座振替の登録をする方法です。

  1. 専用の口座振替依頼書を顧客企業に送ります。
  2. 顧客企業が口座振替依頼に口座番号などの必要事項を記入、銀行届出印を捺印し、請求元企業へ送ります。
  3. 請求元企業が金融機関へ口座振替依頼書を送ります。

送付書類の不備がなく、登録が完了すれば、翌月もしくは翌々月から口座振替が開始されます。

オンライン手続き

オンラインで口座振替の手続きをする方法です。オンライン上で金融機関・口座情報などを登録することで、数日で口座振替利用を開始することができます。しかし、残念なことに法人間取引での口座振替手続きに対応している金融機関は現状では限られています。

「口座振替」の書面手続きでよくある不備と落とし穴

書面による手続では、記入内容に不備があった場合に返送が発生するため、対応の負担が大きくなりがちです。よくある不備は以下です。

捺印忘れ

口座振替依頼書は転写式で複数枚あるため、2枚目以降に捺印を忘れるなどの不備が起きがちです。

印鑑の相違や不鮮明な捺印

金融機関へ届けている印鑑で捺印が必要です。また、はっきり鮮明な捺印が必要です。

間違った口座情報

記入時に口座番号や金融機関番号などを間違って転記することがあります。

訂正印忘れ

訂正がある場合は、二重線を引いた上に届出印の押印が必要です。

口座振替依頼書に不備があると、口座振替が開始するまで思ったより時間がかかってしまい、初回引落予定日までに口座振替の手続きが完了せず、自動引落ができない状況になります。そのような状況になった場合は、初回のみ取引先企業から銀行振込で支払いをしてもらったり、翌月に2ヶ月分の口座振替をしたりなどの特別な対応の手間が発生します。

このようなリスクを考えると、口座振替の手続は、請求代行会社が提供するサポートを受けることがおすすめです。

請求代行会社による口座振替手続きサポートの内容

請求代行会社に委託すれば、下記のように口座振替の面倒な手間をまかせることができます。

依頼書の作成

顧客リストを送るだけで、各顧客への口座振替依頼書を請求代行会社が作成します。 

依頼書の郵送

作成した口座振替依頼書を請求代行会社が各顧客へ郵送します。

依頼書の送付管理

依頼書の送付の有無や手続きの進行具合を請求代行会社が管理します。

返送書類のデータ化

顧客から返送された依頼書の内容を請求代行会社がデータ化して管理します。

手続き不備の対応

依頼書の記載内容に不備があった場合でも、請求代行会社が顧客に問い合わせを行い、手続完了までサポートします。

口座振替で請求代行会社を利用するメリット

請求代行会社を利用すれば、顧客リストを請求代行会社に送るだけで、口座振替の導入・切り替えに必要なすべてお手続きを代行してもらえます。継続的に新規の口座振替手続きが見込まれる企業にはぜひおすすめしたいサービスです。利用のメリットをまとめました。

多数の金融機関の口座振替に対応

自社で口座振替をしようとすると、各金融機関と契約・手続き振替請求を行う必要がありますが、請求代行会社を利用すれば、請求代行会社と契約するだけで対応する多数の金融機関からの口座振替を実現できます。

請求業務の手間の軽減

請求代行会社を利用すれば、本記事で紹介したような口座振替登録時の面倒な作業をすべてまかせることができます。また、自社での請求の場合は、顧客ごとに違う希望の支払い方法にあわせた請求を行う必要がありますが、請求代行会社を利用する場合、システムに請求情報を登録するだけで、あとは請求代行会社がそれぞれの請求をします。

未回収リスクの軽減

自動引落によって、請求書払いのような顧客の支払い忘れがなくなるため、未回収リスクが軽減します。また請求代行会社や契約内容によっては、万一未入金になった場合も入金が保証され、100%代金回収できます。

まとめ

口座振替は、業務の効率化につながり顧客の支払いの手間をなくすメリットがある一方で、口座振替にすることには、初回引落までの手間の負担が大きいデメリットもあります。

デメリットを回避する口座振替の導入には請求代行サービスの利用がおすすめです。ぜひ利用を検討してみてください。


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