Article
請求代行・決済代行のお役立ち記事
口座振替(口座引き落とし)の仕組みやメリットを解説

口座振替(口座引き落とし)の仕組みやメリットを解説

「口座振替」は公共料金や税金の支払い方法として多くの方になじみがある支払い方法です。法人間の取引の支払いも口座振替にすることで、請求する側・支払う側ともに大きなメリットがあります。本記事では、BtoB取引での口座振替の基礎知識や注意点をお伝えします。

目次

口座振替(口座引き落とし)とは?

口座振替は取引先の金融機関の口座から請求金額を引き落とす決済方法です。顧客が口座振替依頼の申込を各金融機関に提出すると、口座振替の登録ができます。登録が完了すると指定口座から料金が自動引き落としされます。

口座振替は、最初の振替依頼が完了すれば、その後は自動引き落としで支払いが行われる方法です。請求元企業は代金回収業務を効率化し、支払う顧客企業も支払いの手間や支払い忘れがなくなります。自社・顧客ともに、メリットが大きい決済方法です。そのため、月額利用料や継続的な商品購入など、毎月の支払いが発生するタイプの取引では多く利用されています。

口座振替の仕組み

口座振替は、次の4者が関わって実行されます。

  • 事業者
  • 顧客(請求先、口座振替利用者)
  • 請求代行会社
  • 金融機関

一般的な支払いは「顧客が事業者に代金を支払う」だけで完了しますが、口座振替では、請求代行会社と金融機関が間に入ります。

手続きの流れについては以下をご覧ください。

  1. 事業者が顧客から口座振替依頼書を受け取る
  2. 事業者が受け取った口座振替依頼書を請求代行会社に提出し、引き落とし用の口座を登録する
  3. 事業者が請求代行会社に請求データを送る
  4. 請求代行会社が金融機関等と手続きを行い、指定の口座から引き落とす
  5. 請求代行会社が、事業者の口座に請求金額から手数料を差し引いた金額を入金する

口座振込との違い

口座振替も口座振込も、いずれも顧客の口座から事業者の口座へ資金が移動します。現金を直接やり取りしないため、より安全な取引が可能です。

口座振替と口座振込の違いとしては、次の2点が挙げられます。

  • 振込作業をする主体
  • 請求先の手間

口座振替では、実際に事業者の口座に請求金額を振り込むのは、請求代行会社です。顧客の口座から金融機関経由で請求代行会社に送金されたお金を確認し、手数料を差し引いて事業者の口座に振り込みます。

顧客にとっては、事業者の口座に振り込む手間がかからないため、利用しやすい方法といえます。しかし、まったく手間がかからないかというとそうではなく、口座振替が実施される日までには、引き落とされる金額以上の口座残高があるか確認しておくことが必要です。

一方、口座振込では、顧客が直接事業者の口座に振り込みます。インターネットバンキングを利用すればオンラインでも振込は可能ですが、顧客によっては面倒だと感じるかもしれません。また、振り込む時間帯によっては事業者の口座に振込金額が反映されるのが翌営業日以降となるため、顧客は振り込む日時を逆算して調整する必要があります。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

口座振替を利用するメリット

シンプルに取引をするなら、顧客から直接代金を受け取るのがベストです。間にほかの事業者や金融機関を挟まないことで、お金の流れがわかりやすくなり、手数料も抑えられます。

しかし、口座振替を利用して代金を受け取ることには、事業者にとっても顧客にとってもメリットがあります。主なメリットについて見ていきましょう。

事業者にとってのメリット

口座振替を利用して代金を受け取ることには、事業者にとって次のメリットがあります。

  • 未回収リスクを減らせる
  • 利用継続を見込める
  • 集金業務の負担を減らせる

それぞれのメリットを解説します。

未回収リスクを減らせる

口座振替なら顧客の口座から自動的に請求金額を引き落とすため、顧客の不注意による支払い忘れを防止しやすくなります。未回収リスクが減り、お金の流れも安定するでしょう。

一方、口座振込によって代金を受け取る場合は、顧客が誤った口座に振り込んでしまったり、振込金額を間違えたりするリスクがあります。また、顧客が支払日を忘れるリスクや、誤って記憶しているリスクもあります。確実に指定日までに代金を回収するためにも、口座振替を検討できるでしょう。

利用継続を見込める

定期的に料金が発生する商品やサービスを利用する場合、顧客は代金を支払うたびに、「このまま買い続ける必要があるのだろうか」と考えるかもしれません。次のように感じることがあれば、代金を支払うことを止め、商品・サービスの利用も止める可能性があります。

  • ほかの類似商品・類似サービスよりも割高だ
  • 商品・サービスによって期待したほどの効果を得られていない
  • 商品・サービスをあまり利用していない

しかし、口座振替ならば自動的に代金が引き落とされるため、顧客が商品・サービスの利用を見直す機会は減ります。商品・サービスに大きな不満を持っている場合を除き、利用継続を見込みやすくなるでしょう。

集金業務の負担を減らせる

口座振替なら、自動的に顧客の口座から代金を回収できるため、事業者自身が集金する必要はありません。顧客が数千人、数万人規模になると、一人ひとりとコンタクトを取って集金するのは負担が大きすぎます。

また、請求書を郵送して代金を振り込んでもらう方法もありますが、請求書を発行する手間や折りたたんで封筒に入れる手間がかかるだけでなく、多額の送料がかかってしまうのも問題です。口座振替を利用して、手間や送料をかけずに集金するほうが良いでしょう。

請求代行会社を間に挟むことで、顧客とのやり取りをすべて請求代行会社に一任できるのもメリットです。振替日までに余裕を持って入金するように顧客に注意を喚起するだけでなく、振替日に請求金額を引き落とせないときは、請求代行会社が顧客に入金するように伝えてくれます。集金業務だけでなく督促業務の負担を減らしたいときも、口座振替を検討できるでしょう。

顧客にとってのメリット

口座振替で代金を支払うことは、顧客にとってもメリットが多い方法といえます。主なメリットとしては、次のものが挙げられます。

  • 支払いの手間がかからない
  • 支払手数料がかからない

それぞれのメリットについて見ていきましょう。

支払いの手間がかからない

口座振替なら、自動的に代金が引き落とされるため、振込の手間がかかりません。給料が振り込まれる口座などの一定の入金のある口座を振替口座に指定すれば、振替日までに口座残高を確認する必要もなくなり、さらに手間がかからないでしょう。

口座振替以外の方法は、ほとんどにおいて手間がかかります。たとえば、口座振込なら振込作業の手間、請求書払いならコンビニや金融機関の窓口で現金を支払う手間がかかります。

手間がかかる支払い方法しか選択肢にない場合は、顧客は利用をためらうかもしれません。顧客に気軽に利用してもらうためにも、手間がかからない口座振替を選択肢として提供できるようにしておくほうが良いでしょう。

支払手数料がかからない

口座振替の手数料は、通常、事業者側が負担します。そのため、顧客にとっては手数料なしに利用できることが一般的です。支払い手数料がかからないことは、顧客にとって大きなメリットといえるでしょう。

また、商品・サービスを購入するか迷っているときには、手数料がかからない支払い方法の存在が購入を後押しする要素になることがあります。支払い手数料がかからない口座振替という選択肢を提示することで、顧客が商品やサービスを利用しやすいと感じてくれるかもしれません。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

口座振替を利用するデメリット

口座振替はメリットの多い代金回収方法ですが、いくつかデメリットもあります。事業者側と顧客側に分けて解説します。

事業者にとってのデメリット

事業者側にとってのデメリットとしては、次の2点が挙げられます。

  • 口座振替の利用開始までに手間がかかる
  • 残高不足による未回収は回避できない

それぞれのデメリットについて見ていきましょう。

口座振替の利用開始までに手間がかかる

次項で詳しく解説しますが、口座振替を利用するまでには手間がかかります。顧客に口座情報を提出してもらい、金融機関に登録し、約定日に引き落とされるように手配しておくことが必要です。

請求代行会社に依頼すれば、これらの手間はすべて代行してもらえますが、それでも利用するまでには時間がかかるため、すぐに口座振替で代金を回収できるわけではありません。定期的に代金が発生する場合も、最初の1回は現金や振込で代金を受け取る必要が生じることもあります。

残高不足による未回収は回避できない

口座振替は顧客の口座から直接代金を引き落とす方法のため、未回収リスクが低い点がメリットです。しかし、未回収リスクを完全に回避できるわけではありません。顧客の口座が残高不足のときは、代金を引き落とせないため、未回収の状態になってしまいます。

残高不足により代金を回収できないときは、事業者自身あるいは請求代行会社が顧客とコンタクトを取り、入金を促すか、別の方法で支払うように指示をしなくてはいけません。手間がかかるだけでなく、すぐに支払ってもらえるとは限らないため、トラブルが長引くこともあるでしょう。

ただし、未回収リスクがあるのは、口座振替だけではありません。代金を後払いにする方法ならすべて未回収リスクがあります。

未回収リスクなしの取引を実現するなら、代金は前払い、もしくは商品・サービスと引き換えで支払ってもらうことが必要です。しかし、定期的に代金が発生する商品・サービスを提供するときには不向きなため、ある程度は未回収リスクを負ってでも後払いの方法を選択肢として提供するほうが良いでしょう。

顧客にとってのデメリット

口座振替は、顧客にとってデメリットのない方法です。支払いの手間がかからず、基本的には手数料もかからないため、負担なく利用できます。

しかし、あえていうならば、「利用を止めるきっかけをつかみにくい」という点はデメリットかもしれません。口座残高をこまめにチェックする顧客なら、「本当にこの商品・サービスは必要だろうか」と継続を考え直すこともありますが、あまり口座をチェックしない顧客なら惰性で利用し続ける可能性もあります。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

口座振替の開始手続き

口座振替依頼には、書面での手続きとオンライン手続きの2種類があります。

「口座振替依頼書」による書面手続き

書面による「口座振替依頼書」で口座振替の登録をする方法です。

  1. 専用の口座振替依頼書を顧客企業に送ります。
  2. 顧客企業が口座振替依頼に口座番号などの必要事項を記入、銀行届出印を捺印し、請求元企業へ送ります。
  3. 請求元企業が金融機関へ口座振替依頼書を送ります。

送付書類の不備がなく、登録が完了すれば、翌月もしくは翌々月から口座振替が開始されます。

オンライン手続き

オンラインで口座振替の手続きをする方法です。オンライン上で金融機関・口座情報などを登録することで、数日で口座振替利用を開始することができます。しかし、残念なことに法人間取引での口座振替手続きに対応している金融機関は現状では限られています

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

「口座振替」の書面手続きでよくある不備と落とし穴

書面による手続きでは、記入内容に不備があった場合に返送が発生するため、対応の負担が大きくなりがちです。よくある不備は以下をご覧ください。

  • 捺印忘れ
  • 印鑑の相違や不鮮明な捺印
  • 間違った口座情報
  • 訂正印忘れ

それぞれどのようなときに起こる不備なのか、また、不備を回避する方法についても見ていきましょう。

捺印忘れ

口座振替依頼書は転写式で複数枚あるため、2枚目以降に捺印を忘れるなどの不備が起きがちです。ボールペンで記入する1枚目には捺印の必要がないことから、つい2枚目、3枚目も見落としてしまいます。

口座振替依頼書には「2枚目、3枚目には捺印してください」と注意書きがしてあることが多いですが、気づかない人もいるようです。顧客に直接口座振替依頼書を送付するときは、別途注意書きを作成して同封するか、2枚目や3枚目に付箋を貼り、注意を喚起するようにしてください。

印鑑の相違や不鮮明な捺印

金融機関へ届けている印鑑で捺印が必要です。届出印以外で捺印すると、口座振替の手続きができず、振替サービスの利用開始までの時間が長引いてしまいます。

とりわけ金融機関への届出印が複数ある場合は、どの印鑑で口座を開設したのか忘れてしまい、間違った印鑑で口座振替依頼書に捺印してしまうこともあるようです。印鑑相違ミスを防ぐためにも、顧客に「届出印が不明なときは、一度、金融機関で確認してください」と伝えてみてはいかがでしょうか。

顧客には手間を強いることにありますが、金融機関に問い合わせて届出印を確認してから捺印してもらうことで、振替手続きがスムーズに進み、再度口座振替依頼書を作成する手間を回避できます。

また、はっきり鮮明な捺印が必要です。不鮮明な捺印や二重捺印は、金融機関で受理されないため、口座振替の手続きが完了しません。いきなり押印せず、一度、別の用紙で試してから捺印するように注意を喚起してください。

間違った口座情報

口座番号や金融機関番号などを間違って記入することがあります。正確ではない口座情報では振替手続きが行えないため、記入する前に引き落とし口座の番号や支店名・種別を確認するように注意を促しましょう。

間違って記入した場合でも、二重線を引いて届出印で押印すれば受理されることがありますが、間違いに気づかないまま金融機関に提出してしまうと、再度手続きをやり直すことになってしまいます。

手続きがやり直しになると、振替サービスの利用開始が遅れるだけでなく、顧客にも多大な手間を取らせることになります。口座振替をスムーズに利用するためにも、口座振替依頼書は丁寧かつ正確に記入するように顧客に伝えてください。

訂正印忘れ

訂正がある場合は、二重線を引いた上に届出印の押印が必要です。金融機関に提出する前に間違いがないか確認し、間違いがあった場合は、正しく訂正・訂正印をするように顧客に周知しておきましょう。

訂正印が不鮮明な場合は、訂正が認められない可能性があります。訂正をするときは、訂正印を丁寧かつ明瞭に押印することも伝えておくようにしてください。

=====
口座振替依頼書に不備があると、口座振替が開始するまで思ったより時間がかかってしまい、初回引落予定日までに口座振替の手続きが完了せず、自動引落ができない状況になります。そのような状況になった場合は、初回のみ取引先企業から銀行振込で支払いをしてもらったり、翌月に2ヶ月分の口座振替をしたりなどの特別な対応の手間が発生します。

このようなリスクを考えると、口座振替の手続きは、請求代行会社が提供するサポートを受けることがおすすめです。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

口座振替で請求代行会社を利用するメリット

請求代行会社を利用すれば、顧客リストを請求代行会社に送るだけで、口座振替の導入・切り替えに必要なすべてお手続きを代行してもらえます。継続的に新規の口座振替手続きが見込まれる企業にはぜひおすすめしたいサービスです。利用のメリットをまとめました。

多数の金融機関の口座振替に対応

自社で口座振替をしようとすると、各金融機関と契約・手続き振替請求を行う必要がありますが、請求代行会社を利用すれば、請求代行会社と契約するだけで対応する多数の金融機関からの口座振替を実現できます。

請求業務の手間の軽減

請求代行会社を利用すれば、本記事で紹介したような口座振替登録時の面倒な作業をすべてまかせることができます。また、自社での請求の場合は、顧客ごとに違う希望の支払い方法にあわせた請求を行う必要がありますが、請求代行会社を利用する場合、システムに請求情報を登録するだけで、あとは請求代行会社がそれぞれの請求をします。

未回収リスクの軽減

自動引落によって、請求書払いのような顧客の支払い忘れがなくなるため、未回収リスクが軽減します。また請求代行会社や契約内容によっては、万一未入金になった場合も入金が保証され、100%代金回収できます。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

請求代行会社による口座振替手続きサポートの内容

請求代行会社に委託すれば、下記の口座振替の面倒な手間をまかせられます。

  • 依頼書の作成
  • 依頼書の郵送‍
  • 依頼書の送付管理
  • 返送書類のデータ化
  • 手続き不備の対応

請求代行会社が実施する口座振替手続きのサポート内容について詳しく見ていきましょう。ただし、請求代行会社によってサポート内容に多少違いがあります。依頼する請求代行会社を決める前に、口座振替手続き関連のサポート内容を確認しておくことが必要です。

依頼書の作成

顧客リストを送るだけで、各顧客への口座振替依頼書を請求代行会社が作成します。ミスが多い捺印関係の注意喚起や訂正印の押し方についてのわかりやすい説明書を作成し、添付してくれることもあるため、顧客側も一度の手間で口座振替手続きを完了させやすくなります。

また、請求代行会社によっては、捺印が必要な場所に付箋を貼ったり、見本をつけてくれたりすることもあるようです。事業者側にとってもスムーズに口座振替サービスを利用できるようになるのはメリットですが、顧客にとっても不安なく手続きを進められる点はメリットといえます。

依頼書の郵送‍

封筒に顧客名と住所を印字し、口座振替依頼書と書き方の注意書きを封入し、適切な郵便料金を支払って投函する作業は、手間がかかるだけでなく従業員の時間を奪うことにもなります。口座振替サービスを利用する顧客が多い場合は、さらに手間と時間が増大するでしょう。

請求代行会社に委託すれば、作成した口座振替依頼書を請求代行会社が各顧客へ郵送するため、口座振替サービス開始までにかかる手間を簡略化できます。また、従業員が本業に専念できるようになるのも、請求代行会社に委託するメリットです。

依頼書の送付管理

口座振替依頼書を顧客に郵送した後は、次の管理業務が必要です。

  • 顧客ごとに口座振替依頼書送信済み・未送信を記録する
  • 顧客が完成した口座振替依頼書を確認し、問題がないか調べる
  • 正しく口座振替依頼書を作成していない顧客には、再度口座振替依頼書を送信する
  • 完成した口座振替依頼書を銀行に送付する
  • 顧客ごとに口座振替手続きの完了・未完了を記録する

いずれも手間がかかる作業です。請求代行会社に委託すれば、依頼書の送付の有無や手続きの進行具合をすべて請求代行会社が管理します。

顧客によって口座振替依頼書を返送してくれるタイミングは異なるため、管理業務もいつ終わるかわかりません。従業員の貴重な時間を搾取しないためにも、請求代行会社に委託するほうが良いでしょう。

返送書類のデータ化

請求代行会社は、顧客から返送された依頼書の内容をデータ化して管理します。データ化することで、口座振替サービスを速やかに利用できるようになるだけでなく、万が一、代金を回収できないときにも対策を取りやすくなります。

手続き不備の対応

依頼書の記載内容に不備があった場合でも、請求代行会社が顧客に問い合わせを行い、手続き完了までサポートします。

きめ細かなサポートは、顧客に安心感を与えるだけでなく、口座振替サービスをスムーズに利用するためにも役立ちます。請求代行会社は口座振替サービスを利用するためのノウハウと実績を有しているため、事業者よりも的確なサポートを顧客に提供することが可能です。

このように請求代行会社を利用することで、手間をかけずに口座振替サービスを利用できるようになるだけでなく、利用開始までの時間を短縮できるようになります。委託することで料金は発生しますが、得られるメリットも多いといえるでしょう。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

まとめ

口座振替は、業務の効率化につながり顧客の支払いの手間をなくすメリットがある一方で、口座振替にすることには、初回引落までの手間の負担が大きいデメリットもあります。

デメリットを回避する口座振替の導入にはマネーフォワード ケッサイのような請求代行サービスの利用がおすすめです。ぜひ利用を検討してみてください。

▼企業間後払い請求代行サービス「マネーフォワードケッサイ」
https://mfkessai.co.jp/kessai/top

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

関連記事

督促状の書き方と送付タイミング

督促状の書き方と送付タイミング

継続課金システムは2種類ある!それぞれの特徴~決済方法まで解説

継続課金システムは2種類ある!それぞれの特徴~決済方法まで解説

「請求代行」お役立ち資料ダウンロード

請求業務の効率化に役立つ資料や「マネーフォワード ケッサイ」のサービス紹介資料を用意しています。

この記事を読んだ方におすすめの資料

決済代行・請求代行サービス比較決済代行・請求代行サービス比較

「請求代行サービス」選定5つの比較ポイント

サービス資料サービス資料

「3分でわかる マネーフォワード ケッサイ」 サービス紹介資料

  • Money Forward Kessai 面倒な企業間の請求業務はまるごとおまかせ!請求代行サービスについて
  • インボイス制度・電子帳簿保存法への取り組みについて詳しくはこちら
  • 3分でわかる!サービス紹介資料 企業間後払い決済・請求代行サービス ダウンロードはこちら

おすすめ記事