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請求書を電子化するメリットは? 手順や切り替え時の注意点も紹介

請求書を電子化するメリットは? 手順や切り替え時の注意点も紹介

請求書を電子化することで、ペーパーレス化を推進できます。郵送の手間が省けるだけでなく、保管スペースの削減・検索性の向上など、電子化のメリットは少なくありません。請求書発行側・受領側のメリットについて説明し、注意点、電子化を進める手順を紹介します。

目次

請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、請求書をデータ化し、パソコン内やクラウド上に保存することを指します。主な方法としては次の2つが挙げられます。

  • 請求書を電子化する
  • 請求書の保存を電子化する

それぞれの違いについて見ていきましょう。

請求書を電子化するケース

通常、請求書の電子化といえば、請求書をデータとして作成し、データのまま発行・送付することを指します。そのため、請求書をデータとして作成しても、紙にプリントアウトしたり、プリントアウトした請求書を郵送する場合は「電子化」とは呼べません。

すでに請求書をパソコンで作成している事業者であれば、プリントアウトせずにデータのまま取引先に送付することで、電子化を実現できます。手書きで請求書を作成している場合は、まずは請求書のフォームを作成することから電子化を始める必要があります。後述する「請求書の電子化を進める手順」をご覧になり、電子化を進めましょう。

請求書の保存を電子化するケース

紙の請求書をスキャンしてデータ化し、保存だけを電子化するケースもあります。取引先にとっては従来どおり紙の請求書を受け取るため、特に変化はありません。しかし、請求書を発行する側にとっては、データとして保存することで物理的な保存場所が不要になり、検索も簡単になるというメリットがあります。

なお、スキャンした請求書も、法的に有効な帳票として保存することが可能です。ただし、明確に読めることが必要条件となるため、画素が粗く読みづらいときはスキャンし直しましょう。

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請求書の電子化の前に知っておきたい基礎知識

コスト削減や環境保護の目的で、ペーパーレス化を推進している事業所も少なくありません。請求書を電子化すれば、ペーパーレス化を進めることが可能です。請求書を電子化する前に、次の電子化のルールと基礎知識を押さえておきましょう。

電子化に関連する法律や制度

請求書の電子化を進める前に、次の3つについての理解を深めておきましょう。

  • 電子帳簿保存法
  • e-文書法
  • インボイス制度

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、請求書や納品書、領収書などの国税に関わる帳簿書類を電子データとして保存するルールを定めた法律です。施行当初は、データとして保存するときには、事前に管轄の税務署長の承認を受けることなどが求められていました。しかし、2022年1月の改正法施行後は、事前に税務署長の承認を受けなくてもデータ保存が可能になっています。

e-文書法

e-文書法とは、それまで紙媒体で保存していた書類の一部を、データ保存するためのルールをまとめた法律です。保存する際には改ざん・変更していないことを証明することが求められます。また、データへのアクセス権を制限するなどの機密性も確保しなくてはいけません。

インボイス制度

インボイス制度とは、2023年10月1日から施行される制度です。制度施行後は、原則として適格請求書発行事業者は、インボイス制度で定められたルールに従った請求書(適格請求書)を発行しなくてはいけません。すでに請求書を電子化している事業者も、制度施行までに適格請求書を発行できる体制を整えておくことが必要です。

押印について

元々、請求書への押印は義務ではありません。そのため、押印の有無に関わらず、記載するべき要件をすべて記載していれば請求自体は可能です。

請求書を電子化すると、従来のように紙の請求書に朱肉を使って押印できません。習慣的に押印していた事業者も、電子化を機に押印不要のスタイルに変更することを検討してみましょう。

ただし、取引先によっては「押印のない請求書は正しい書類として取り扱わない」と独自ルールで決めていることもあるため、注意が必要です。その場合は、印鑑に相当する模様(電子印鑑)を電子請求書に組み込むなどの方法で、対応できる可能性があります。取引先に説明し、電子請求書を受け入れてもらえるか確認しておきましょう。

送付方法

電子化した請求書は、データのまま送付することが基本です。主な送付方法としては、次の3つが挙げられます。

  • メールにファイルを添付して送付する
  • Webサイト上にアップロードして送付する
  • 専用システム経由で送付する

普段から取引先とメールでやり取りをしているなら、メールに添付する方法が簡便です。例えば、メールの件名に「請求書を送付いたします」などと記し、請求書が添付されている事がわかるようにしておきましょう。

また、取引先とWeb上でやり取りしている場所がある場合は、Webサイト上に直接アップロードする方法もあります。ただし、請求業務を担当していない社員なども閲覧する可能性があるため、パスワードなどを設定しておくほうが良いでしょう。

請求書の発行業務を外部業者に委託している場合は、外部業者から専用システムを経由して送付します。委託業者によっては、メッセージの開封確認入金確認などもまとめて実施してくれるため、請求業務の負担軽減にもつながります。

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【発行側】請求書の電子化がもたらすメリット

請求書の電子化には、さまざまなメリットがあります。請求書を発行する側のメリットとしては、次の3つが挙げられます。

  • 紙代や郵送費などのコストを削減できる
  • 請求書の保存と検索が簡単になる
  • 発行や修正の手間が簡略化する

それぞれのメリットを説明します。

紙代や郵送費などのコストを削減できる

紙の請求書として発行する場合は、請求書の用紙やインク、封筒、切手なども必要になります。しかし、電子化してデータとして取引先に送付すると、いずれも不要になるため、紙代やインク代、切手代を節約できます。

取引先が多い事業者であれば、請求書の発行・送付にかかるコストは少なくありません。コストを削減するためにも、請求書の電子化を検討してみましょう。

また、請求書を電子化する際に、まとめて領収書や納品書なども電子化できます。請求書は基本的には印紙税の対象とはなりませんが、領収書は取引額に応じて収入印紙を貼付しなくてはいけません。例えば、5万円以上の売上を記載した領収書には、200円以上の印紙税を貼付します。金額が増えると印紙税額も増える点に注意が必要です。

しかし、紙ではなくデータとして領収書を発行する場合は、取引額が一定以上であっても印紙税は不要です。取引額が多いと印紙税額も多くなるため、データ化して印紙税の節税を測りましょう。

参考:国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

請求書の保存と検索が簡単になる

請求書を紙で発行するときは、控えも紙として保存することが一般的です。量が増えてくると保管場所に困ることがあるでしょう。また、専用のファイルボックスや棚なども準備する必要があり、コストがかさむだけでなく、物理的な場所も必要になります。

一方、請求書をデータとして発行するときは、控えもデータとして保存するため、保存場所に悩む必要はありません。また、過去の請求書を閲覧するときにも、データ名で検索でき、時間をかけずに見つけられます。

紙の請求書として保管している場合は、発行日や取引先別に整理できていないと探すのに時間がかかることがあります。無駄な時間を使わずに済むことも、電子化のメリットといえます。

発行や修正の手間が簡略化する

請求書の発行には少なからぬ手間がかかります。とりわけ紙の請求書として発行するときは、記入する手間がかかるだけでなく、間違えたときには改ざんを疑われないようにするためにも、基本的には最初から作成し直します。

しかし、電子化すると、請求書発行の手間を削減できます。取引先名やフォームなどを登録しておけば、品目や単価を記入するだけで発行作業は完了です。また、作業途中に修正が発生しても、必要な部分を書き換えるだけで済むため、時間も手間も大幅に削減できます。

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【受領側】電子請求書によるメリット

請求書を電子化すると、請求書の受領側にもメリットがあります。主なメリットとしては、次の2つが挙げられます。

  • 請求書の保存と検索が簡単になる
  • 紛失リスクを軽減できる

それぞれのメリットについて見ていきましょう。

請求書の保存と検索が簡単になる

請求書をデータとして受け取れば、保存作業も簡単になります。例えば、取引先のメールに添付された場合であれば、請求書のデータを開き、パソコン内の保存場所を指定すれば完了です。

紙の請求書とは異なり、ファイルボックスに入れる必要はありません。また、書類が増えてもファイルボックスや書類棚を追加購入しなくて良いため、コスト削減にもつながります。

過去の請求書を閲覧するときも、データ名で検索できるため、ファイルボックスを探す必要はありません。電子化に対応する取引先が増えれば、手間がかかる書類保存や書類検索の手間が省け、業務の簡便化も実現できます。

紛失リスクを軽減できる

データとして保存するため、削除しない限り紛失リスクはありません。また、誤って削除してしまった場合も、ゴミ箱に一時的に保存されれば、すぐになくなってしまうわけではありません。

紙の請求書として受け取った場合、紛失すると取引先に再発行を依頼する必要が生じます。再発行には手間がかかるため、取引先に負担をかけることになります。また、取引先からの信用を失うことにもなりかねません。

紛失リスクを軽減し、なおかつ取引先との信頼関係を築くためにも、請求書はデータとして受け取るほうが良いでしょう。

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請求書の電子化を進める手順

請求書の電子化は次の手順で進めていきましょう。

  1. システムを導入して社内体制を整える
  2. 取引先に電子化を知らせる
  3. 段階的に電子化を実施する

なお、パソコンで請求書を作成し、メールに添付して取引先に送付する方法もありますが、ここでは請求書発行システムを導入した場合について説明します。領収書や納品書などの他の証憑書類の作成・発行にも対応している請求書発行システムであれば、社内で作成する書類をまとめて電子化できます。

1.システムを導入して社内体制を整える

請求書を電子化することで、書類発行・送付にかかる手間を大幅に削減できます。担当する人員を減らせる可能性があるだけでなく、業務の割り振りにも影響が及ぶかもしれません。

まずは請求書発行システムを導入し、どのような作業が必要になるかリストアップしておきましょう。社内体制を整えて、それぞれの作業の担当者を決めます。新しい請求書発行の社内体制を関連部署に周知し、各社員がスムーズに対応できるようにしておきましょう。

2.取引先に電子化を知らせる

取引先にも電子化について知らせる必要があります。いつから電子化するか何が変わるかについて詳しく説明しておきましょう。

普段のやり取りを電話でしている場合は、念のため請求書の変更についての文書を作成し、郵送しましょう。請求書の変更は重要度が高い内容のため、電話を使って口頭で伝えるのはおすすめできません。

文書中は、気軽に問い合わせてもらえるよう、問い合わせ窓口(内線、担当者名)も記載しておくと親切です。請求書の電子化で得られる取引先側のメリットも記載すれば、理解を得やすくなるでしょう。

3.段階的に電子化を実施する

請求書だけでなく、領収書や見積書などの電子化も実施していきます。取引先が不安に感じている場合は、段階的に実施することも1つの方法です。

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請求書の電子化の注意点

請求書を電子化することには、発行側・受領側ともに多くのメリットがあります。次の点に注意し、電子化に対応していきましょう。

  • 初期コストがかかる
  • データ管理に細心の注意が必要

それぞれの注意点について説明します。

初期コストがかかる

請求書発行システムを導入して請求書を電子化する場合には、システム導入費がかかります。電子化により紙代やインク代、領収書などの収入印紙代などを節約できますが、システム導入費が高額なときは、なかなか元を取れないかもしれません。

また、システム導入後も、維持費や利用料金などが発生します。元々取引数が少なく、社内で請求書の作成や発行、送付なども無理なく対応できているなら、システムを導入するコストと導入しないコストを比較検討してみましょう。

ただし、取引数が多く、請求業務に負担を感じている事業者の場合は、システムを導入するほうがメリットは多いと考えられます。請求書発行システムによっては請求書の作成や発行だけでなく、取引先への送付や入金確認、未入金の場合の督促業務なども対応していることがあるため、業務負担の大幅な削減が可能です。

次のポイントに注目すると、満足度の高い請求書発行システムを選びやすくなります。

  • 対応業務
  • 初期コスト、維持費
  • システムの利用しやすさ
  • インボイス制度への対応可否

課税事業者は2023年10月1日以降、インボイス制度に則った「適格請求書」を発行することが求められます。法律を遵守するためにも、請求書発行システムがインボイス制度に対応しているか確認してから、導入することが大切です。

データ管理に細心の注意が必要

請求書などの証憑書類の電子化を実施すると、今後は大切な書類はデータとして扱うことになります。誤ってデータを消してしまわないよう注意が必要です。

データのバックアップを習慣づけることも大切です。万が一データを消してしまった場合でも、バックアップがあればすぐに対応できます。

また、必要なときに必要なデータをすぐに表示できるよう、社内でデータ名の名付けルールを決めておきましょう。

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まとめ

今後ますます書類の電子化が進むと考えられます。電子化することでペーパーレス化を進められるだけでなく、コストや書類発行の手間、人件費などの削減も可能です。また、限りある資源の有効活用や環境保護を実現し、企業として社会的な責任を果たすことにもつながります。

請求書の電子化は、自社だけでなく取引先にもメリットをもたらします。書類管理が簡単になるだけでなく、紛失リスクを減らせる点は、取引先にも大きなメリットです。電子化を進める前に取引先にメリットについて説明し、同意を得てから電子請求書を発行・送付するようにしましょう。

請求書の電子化は代行サービスに依頼するとスムーズです。請求代行サービス「マネーフォワード ケッサイ」では、与信審査や請求書の作成・発行から、取引先への送付、入金確認までワンストップで対応しています。未入金の取引先への連絡や督促業務にも対応しているため、ビジネスにおける心理的な負担も削減できます。

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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

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