SaaS（Software as a Service）とは、ソフトウェアをネットワーク経由で利用するサービスのことです。「サース」や「サーズ」と発音します。どのようなサービスがあるのか、また、SaaSを利用するメリットや注意点を解説します。
SaaS（Software as a Service）とは、ソフトウェアをネットワーク経由で利用するサービスのことです。「サース」や「サーズ」と発音します。
従来、ソフトウェアを利用するときは、パソコンなどの機器に直接インストールする必要がありました。しかし、SaaSならインストール不要で利用できるため、CD-ROMなどの有形のソフトウェアを入手する必要がありません。
SaaSは日常生活の至るところで活用されており、企業だけでなく個人の利用も増えてきています。たとえば、オンラインで地理情報を提供するSaaS型のカーナビゲーションシステムが挙げられます。SaaSを利用することで、最新の道路情報がわかるだけでなく、交通情報もリアルタイムに提供されるため、混雑を回避しやすくなるメリットがあります。
IaaS（Infrastructure as a Service）とは、ストレージやサーバーなどのインフラをネットワーク経由で利用するサービスのことです。「イアース」や「アイアース」と発音します。
SaaSでは、ナビゲーションシステムやチャットシステムのようなサービスも提供されていますが、IaaSではサーバーなどのインフラのみ提供されます。
PaaS（Platform as a Service）とは、OSやミドルウェアなどのプラットフォームをネットワーク経由で利用するサービスのことで、「パース」と発音します。
SaaS・PaaS・IaaSが提供するサービスの違いについては、以下をご覧ください。
SaaSの種類は多く、日常生活や社会生活などのさまざまな場面で活用されています。個人で利用するものも多いですが、事業者で活用するサービスも少なくありません。ここでは、業務で使うことが多いサービスの例を紹介します。
請求代行システムとは、請求関連の次の業務などをワンストップで請け負うシステムです。
すべてのサービスがオンラインで提供されるため、パソコンにシステムをインストールしたり、専用機器を導入したりする必要がありません。
取引先が多い事業者であれば、請求業務の負担は大きくなります。また、すべての取引先の入金日を同じ日に指定している場合は、入金確認や消込・督促の業務が重なり、残業や休日出勤などが必要になるかもしれません。しかし、請求代行システムを利用すればほとんどの業務がツールで自動化されるため、入金日が近づいても本業に集中しやすくなります。
与信調査から請求業務、督促業務までワンストップで対応できるSaaSをお探しの方には、『マネーフォワード ケッサイ』がおすすめです。顧客管理や受注管理、会計管理などの他のサービスとも連携可能なため、さらなる業務効率化が可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
会計処理システムとは、会計管理や経理業務などの効率化を実現するシステムです。SaaSであればインターネット環境さえあれば利用できるため、会計業務がテレワークでも対応可能になります。
本来、経理業務を遂行するには、簿記の専門的な知識が必要です。しかし、会計処理に対応したSaaSを利用すれば、支出や入金の数値を入力するだけで、専門的な知識がなくてもミスなく会計処理ができます。また、システムによっては、売上や経営状況のレポート作成にも対応しているため、迅速な意思決定にも活用できます。
勤怠管理システムとは、出退勤の打刻やシフト作成、休暇申請などに対応するシステムです。SaaSであればオンラインで打刻や休暇申請が可能になるため、テレワークで働く従業員が多い職場にも導入できます。
また、勤怠管理システムを導入することで従業員の就業時間を正確に把握できるようになるため、業務の偏りや時間外労働時間を見直し、より働きやすい職場へと変革できるでしょう。
勤怠管理システムも、他のシステムと同様、利用できる機能がシステムごとに異なります。導入する前に自社の業態や特徴を分析し、必要な機能がすべて搭載されているのか確認しておきましょう。
たとえば、日本語以外を話す従業員が多い場合は、勤怠管理システムも英語や中国語などの多言語に対応しているものが適しています。また、訪問看護・訪問介護のように毎日異なる現場で働く業種であれば、GPSで打刻できるシステムがよいでしょう。
人事管理システムとは、従業員に関する情報を一元管理するシステムです。SaaSの場合はオンラインで確認できるため、管理者が複数いるときや管理部署が複数あるときでもスムーズな管理が可能です。
採用管理や人事異動などの一般的な人事業務だけでなく、勤怠管理や給与計算、給与振込などの業務にも対応した人事管理システムもあります。従業員関連の業務をまとめて効率化する場合は、対応範囲が広いシステムがおすすめです。
また、すでに勤怠管理システムや給与計算ソフトなどを導入している場合は、外部サービスとの連携が可能な人事管理システムを選びましょう。既存のシステムをそのまま活かすことで、導入にかかる時間やコストを削減できます。
経営資源管理システムとは、経営に関わるヒト・モノ・カネの情報を一元管理するシステムです。ERP（Enterprise Resources Planning）や、ERPシステムと呼ばれることもあります。SaaS型の経営資源管理システムであれば、事務所だけでなく現場や出先でも経営資源を確認でき、迅速な経営判断が可能になります。
経営資源管理システムによっては、財務会計だけでなく、仕入れや生産、物流などの多岐にわたる業務の管理や分析も可能です。ただし、会社の根幹をなす機密情報を扱うため、ブロックチェーン技術などの高度なセキュリティ対策を実施しているシステムを選びましょう。
名刺管理ツールとは、紙の名刺をデータ化し、取引先や顧客の情報として社内で共有できるツールです。また、企業や担当者などの情報でグループ分けできるサービスや、企業情報データベースに基づいて最新情報にアップデートする機能を搭載した名刺管理サービスもあります。導入すれば、名刺管理業務の簡便化に役立つでしょう。
また、SaaS型の名刺管理サービスはオンラインでどこでも取引先や顧客の情報を閲覧できるため、「名前や役職をうっかり忘れた」「取引先の住所がわからない」といったトラブルも回避できるでしょう。
電子契約ツールとは、法的に有効な電子契約を実現するためのSaaS型サービスです。近年、さまざまな場面で電子契約が利用されるようになってきました。その理由としては、従来型の紙の契約書を用いた契約と比べて、圧倒的に手間や時間がかからないことが挙げられます。
紙の契約書を用いて契約する場合、場を設けて関係者が集まり、署名・押印をしなくてはいけません。海外などの遠方に住んでいる場合やスケジュールが合わない場合は、書類を送付・返送することで契約手続きを進める必要があります。いずれにしても、締結までに時間がかかり、関係者の負担が大きい点は同じです。
一方、電子契約であれば、指定されたURLから契約内容を確認し同意することで契約を完了できます。ただし、経営資源管理などと同じく機密情報を扱うため、IPアドレス制限などの高度なセキュリティ対策を実施しているツールを選ぶことが大切です。
MA（Marketing Automation）ツールとは、マーケティング業務を可視化し、自動化するためのツールです。基本的には多くのMAツールがSaaS型で、サービス提供事業者と契約し、オンラインで利用します。
MAツールを使うと、見込み顧客へのアプローチや得られた反応といったマーケティング活動を記録できるため、より効率的に営業へとつなげられるでしょう。また、MAツールのなかには見込み顧客へのメール配信や自社サイトへのアクセス解析、名刺管理などの業務にも対応しているものもあり、マーケティングだけでなく周辺業務の簡便化・効率化もめざすことが可能です。
営業支援システムとは、見込み顧客へのアプローチや顧客情報管理などの営業活動をサポートするシステムです。マーケティングにより見込み顧客を獲得した後、営業支援システムに引き継いで、営業活動を開始します。
営業支援システムはMAツールと同じく、SaaSとして提供されることが多いです。MAツールと連携可能なシステムであれば、マーケティングと営業の連携がシームレスになり、より効率よく見込み顧客獲得と営業活動を実施できるようになります。
また、営業支援システムのなかには、売上予測や日報管理、交通費申請などの営業活動に付随する業務にも対応できるものもあります。導入するときは対応業務が他のツールと重複していないか、また、既存システムとの連携可否を確認しておきましょう。
スケジュール管理システムとは、個人・チームのスケジュールを管理するシステムです。テレワークで働く従業員もいる会社では、スケジュール管理はかつてよりも困難になっています。オンラインで従業員ごとのスケジュールを共有できるSaaS型の管理システムであれば、リアルタイムでのスケジュール管理が可能になり、業務効率化を実現しやすくなるでしょう。
スケジュール管理システムによっては、ファイルの送受信やメッセージのやり取りが可能なものや、オンライン会議ツールと連携できるものもあります。
プロジェクト管理・タスク管理システムとは、プロジェクトの進捗や今後の予定などを一括管理するシステムです。スケジュール管理システムと機能は似ていますが、プロジェクトやタスク単位で管理する点が異なります。
一目で進捗がわかるタイムラインやグラフ、プロジェクトメンバーの勤怠管理などの機能が搭載されたものもあります。
Web会議システムとは、ビデオ通話による会議やミーティングで用いるシステムです。インターネットを使ってリアルタイムに音声・画像を配信するため、基本的にはすべてのWeb会議システムはSaaS型です。
また、数百人以上の多数のユーザーと共有できるシステムであれば、ウェビナー配信ツールとしても活用できます。Web会議システムならではの双方向性を活かし、音声やチャットで質問を受け付けられるため、ユーザーにより満足度の高いセミナーを提供できるでしょう。
社内SNSは社員間のコミュニケーションや、業務に関する情報共有に活用できるツールです。オンラインでのリアルタイムなやり取りを実現するため、パソコンなどでID・パスワードを入力してアクセスするSaaSとして提供されることが一般的です。
社内SNSには、日報やタスク管理、リマインダーなどの機能も搭載されていることがあります。なお、次に紹介するビジネスチャットとも類似する部分が多いため、社内で必要な業務を分析して適したツールを選択してください。
ビジネスチャットとは、チャット形式でチームや担当者とコミュニケーションをとるツールです。ログインするだけで誰でも利用できるSaaS型ツールとして提供されることが一般的です。社内SNSとの違いは以下をご覧ください。
グループウェアとは複数のアプリケーションがパッケージになったものです。たとえば、文書作成や表作成、ストレージ、ビデオ会議といった業務で利用するアプリケーションがセットになったものなどがあります。
グループウェアには買い切り型のものもありますが、セットになっているアプリケーションが多く更新も多いため、自動でバージョンアップできるSaaSのほうが便利な場合があります。
オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保存するサービスです。チームメンバー間でファイルの受け渡しや保管をする際に用います。
従来のようにUSBやCDなどの物理的な媒体に記録する必要がないため、インターネット環境さえあれば場所を問わずファイルにアクセスできます。テレワークには欠かせないサービスといえるでしょう。
メンタルヘルスケアサポートとは、従業員のメンタルヘルス対策に活用するサービスです。ストレスチェックやセルフケアなどのメニューがあり、従業員のメンタルヘルスの管理に活かされます。
SaaS型のサービスなら、インターネット経由でどこからでもアクセスできるため、テレワーク中の従業員も利用しやすくなります。労働時間の調整や健康経営対策にも欠かせないサービスといえるでしょう。
従来型のソフトウェア買い切り型のサービスと比べ、SaaSには次のメリットがあります。
各メリットについて見ていきましょう。
SaaSは買い切り型のサービスとは異なり、毎月利用料金を払って使うことが一般的です。導入時に高額な費用が発生することは少ないため、買い切り型と比べてハードルが低いといえるでしょう。
また、一定期間お試しできるサービスもあります。導入してすぐに解約するといった事態を回避しやすい点も、SaaSのメリットです。
SaaSは契約時に発行されるIDとパスワードを使ってログインするだけで利用できることが一般的です。
CD-ROM等を使ってパソコンにソフトウェアをインストールしたり、専用の機械を設置したりする必要がなく、短時間で導入できます。
SaaSは、常にアップデートが完了した状態でサービスが提供されているため、ユーザー側が更新作業をする必要はありません。
一方、買い切り型のサービスは、アップデートの度にユーザー側が手動で再インストールが必要です。アップデートのお知らせを見過ごしていると、古い状態でサービスを使うことになり、セキュリティリスクにさらされやすくなったり、不具合が生じやすくなったりすることがあります。
インターネット環境があれば、SaaSはIDとパスワードを使って場所を問わず利用できるため、テレワークにも対応できます。
一方、従来型のサービスは、ソフトウェアをインストールしているパソコンでのみ利用できるため、テレワークや外出先での作業には対応できません。
複数人で同時に利用できる点も、SaaSの特徴です。
従来型のサービスのようにパソコンにインストールして使うわけではないため、異なるインターネットデバイスから同時にアクセスできます。また、作業を複数人で進行できるため、業務効率が向上する点もメリットです。
SaaSでは、サービス提供者側がメンテナンスを実施します。ユーザー側が対応する必要がないため、手間をかけずに利用できます。
また、メンテナンス対応には時間がかかるだけでなく、パソコンやプログラミングなどの知識が必要になることも少なくありません。しかし、SaaSならユーザー側の対応が不要なため、パソコンについてあまり詳しくない方でも利用できます。
メリットの多いSaaSですが、いくつか注意すべき点もあります。特に次の3点は、デメリットになるかもしれません。
それぞれの点について解説します。
SaaSは既存の機能をそのまま利用するサービスです。オプションを選択できるサービスもありますが、自社専用にカスタマイズされた機能を使うわけではないため、使いにくさを感じることがあるかもしれません。
カスタマイズ性にこだわるなら、SaaSではなくオンプレミス型のサービスを検討してみましょう。自社に必要な機能を自社仕様にカスタマイズできるため、使いにくさを感じたり、不要な機能が搭載されていたりする可能性は低いでしょう。
SaaSはインターネットを経由して利用するサービスのため、悪意のあるアクセスやウィルス感染のリスクに常にさらされます。
サービスを選ぶときは、セキュリティ対策が充実しているかどうかをチェックしてください。また、セキュリティリスクは常に変化しているため、こまめにアップデートを実施しているサービスを選ぶのもおすすめです。
SaaSは、サービス提供者側でメンテナンスを実施しているときや、回線混雑やサーバー側の事情でインターネットを利用できないときは利用できません。
また、そもそもインターネットを経由して利用するサービスのため、インターネット環境がない場所では使えない点に注意が必要です。SaaSをテレワークで利用するときは、自宅のインターネット環境を確認してみてください。
SaaSは種類が多く、たとえばビジネスチャットひとつをとっても、複数の事業者が提供しています。また、特定の事業者に絞り込んだとしても、数多くのプランを提供していることがあり、どれを選ぶべきか迷ってしまうかもしれません。
SaaS選びに迷ったときは、次のポイントに注目してください。
各チェックポイントを解説します。
SaaSを導入する前に、まずは必要機能をリストアップしてください。たとえば、グループウェアを導入する場合であれば、「文書作成アプリケーション」「Web会議」「スケジュール管理」のように、必要な機能をすべて書き出します。
次に、グループウェアのSaaSをいくつか調べ、リストに記載した機能すべてを搭載しているサービスがあるかチェックしてください。すべての機能を網羅しているサービスがないときは、優先順位が高い機能を搭載しているものを選びましょう。
すでに関連するツールやシステムを導入しているときは、既存ツールやシステムと連携できるかどうかチェックしてみてください。
たとえば、勤怠管理システムを導入する場合、既存の給与計算システムや人事管理システムと連携できると便利です。
企業成長に伴い、対応する業務や事業規模が変わる可能性があります。オプション機能が豊富なSaaSであれば、業務内容や事業規模が変わっても、オプションをつけるだけでスムーズに対応できるかもしれません。
料金が高すぎる場合は、サービスの利用継続が難しくなります。SaaS導入により得られる効果と料金を比較し、妥当かどうか吟味してみましょう。
トラブルが起こったときに備え、サポート体制もチェックしておきましょう。電話やチャットによる相談窓口があるか、夜間や休日も対応しているかなどを確認しておくと安心です。
SaaSはインターネット経由で提供されるサービスのため、セキュリティ対策は必須です。特にMAツールや営業支援システムのように顧客情報や機密情報を扱うサービスを導入するときは、セキュリティ対策が十分かチェックしてから導入してください。
注意点はあるものの、メリットが多いSaaSは今後も活用場面が増えると予想されます。セキュリティリスクやインターネットが利用できないときの対策なども検討したうえで、上手に活用していきましょう。
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