スキャナ保存制度とは、紙の領収書や請求書などの書類をスマートフォンやスキャナでデジタル化し、その電子データを保存することが可能な制度です。
本記事では、スキャナ保存制度について、スキャンの基準・対象となる文書・保存に必要な条件・メリットやデメリットなどについて解説します。
電子帳簿保存法は、税法に基づく帳簿や文書をデジタル形式で保管するルールを定めた法律です。文書管理を効率化し、紙の使用量を減らすのが目的としています。
電子帳簿保存法は、以下の3つの区分に分けられています。
スキャナ保存制度は、表の中で2番目に該当します。
ここで注意すべきは「電子取引データ保存」との混同です。2024年1月に義務化されたのは「電子取引データ保存」であり「スキャナ保存制度」ではありません。つまり、紙の文書を「デジタル化して保存」するか「紙のまま保存」するかは、事業者が任意に選択できます。
スキャナ保存制度では、紙の領収書や請求書などをスマートフォンやスキャナで読み取り、その電子データを保存するための規則が定められています。税務に関連する文書、たとえば請求書・領収書・見積書・納品書・注文書など紙で受け取ったものや発行したものは、スキャナ保存の対象です。
スキャナ保存の対象となる文書は、法的要件に従って適切に電子保存が行われていれば、紙の原本を保管する必要はありません。また、スマートフォンのカメラで撮影したデータも、法的要件を満たしていれば認められます。
国税関連の書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」の2つに分けられます。スキャナで保存する対象となるのは、「取引関係書類（例：請求書や領収書）」です。
さらに国税関係書類の取引関係書類は、資金や物の流れに直接関連があるかどうかにより「重要書類」と「一般書類」に区分されます。
ここでは「重要書類」「一般書類」それぞれについて解説します。
スキャナ保存制度における「重要書類」は、資金や物の流れに直結する文書を指します。
重要書類の具体例は、以下のとおりです。
「重要書類」は「一般書類」よりも重要度が高く、受け取った後すぐまたは各企業で設定している業務処理サイクルの期間（2か月以内）後すぐ（どちらもおおむね7営業日以内）にスキャナで保存し、入力することが求められます。
スキャナ保存制度における「一般書類」は、資金や物の流れに直接関わらない文書を指します。
一般書類の具体例は、以下のとおりです。
「一般書類」は「重要書類」に比べて保存に関する条件は比較的緩く、入力は適時でよいとされています。
スキャナでの保存作業を進める際には、文書の真実性と可視性を担保するため、文書の重要性に応じて設定された要件を満たす必要があります。すなわち、スキャナでの保存時に改ざんや削除を防ぐための措置を講じていることや、税務調査時に迅速に検索可能な状態であることが重要です。
要件としては「スキャナの要件」「システム要件」「運用上の要件」の3つに大別されます。具体的には、下表のとおりです。
以下、それぞれについて解説します。
スキャナの要件は以下のとおりです。
参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】（国税庁）
スキャナや複合機の一般的な設定では、読み取り解像度は200dpiまたは300dpiとなっており、そのままで使用可能なケースが大半です。
一方、スマートフォンでは解像度をdpiで確認することが難しいため、画素数でチェックしましょう。画素数での確認をする場合、A4サイズで換算すると、200dpiは約387万画素に相当します。
現在のスマートフォンやデジタルカメラは、388万画素以上の写真撮影が可能であり、技術的な問題はほぼ発生しないと考えられます。さらに領収書は通常A4サイズ以下で、とくに小さな文字が使用されることは少ないため、スマートフォンやデジタルカメラを用いて電子化することで十分に対応可能でしょう。
システム要件は以下のとおりです。
参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】（国税庁）
スキャナでの保存には、「真実性」と「可視性」の確保が必要です。「真実性」は、スキャナでの保存時に改ざんや削除を防ぐための措置を指し、「可視性」は税務調査時に迅速に検索可能な状態であることを意味します。
運用上の要件（入力期間の制限）は以下のとおりです。
ここでの「入力」は、文書をスキャンし、システムに登録するまでの期間を指します。この作業は、年度末などにまとめて行うのではなく、指定された期限内に完了する必要があります。
システム要件も含めてスキャナ保存には多くの要件が設定されています。運用面では、書類の受け取りからシステム登録までを期限内に行う必要があります。一方システム面では、スキャナ保存の要件を満たす会計ソフトウェアやスキャナ装置の使用が必要です。
とくに、タイムスタンプ・検索機能・帳簿との関連性の確保は、会計システムの仕様が重要です。近年では、会計システムと連携する経費精算システムなどがリリースされており、スキャナ保存を運用する際には、これらを利用するとスムーズに対応できます。
2024年1月より、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度が大幅に改正されました。従来の煩雑な要件が緩和され、電子化のハードルが大きく下がりました。
主な改正点は、以下の3つです。
それぞれについて解説します。
2024年の1月1日に施行された改正により、国税関係書類のスキャナ保存における解像度、階調、大きさの情報保存の数値情報を画像データとともに保管する要件がなくなりました。
ただし、スキャニング時の解像度（200dpi相当以上）、諧調（赤・緑・青それぞれ256階調（24ビットカラー）以上）などの要件自体がなくなるわけではないため注意が必要です。
スキャナ保存における記録事項の入力者やその監督者の情報確認要件がなくなりました。ここでの「入力者」は、スキャナで取得した画像が紙の記述や色調と一致していることを検証する人です。
2024年1月の改正以前は注文書や見積書などの「一般書類」は帳簿との関連性を確保する必要がありました。しかし、2024年1月の改正以降は、スキャナ文書と帳簿との関連性が分かるようにしておくを確保する必要がある書類は、契約書や領収書などの「重要書類」に限定されました。
紙ベースの書類管理をスキャナ保存しデジタル化するメリットは、主に以下の3点です。
ここでは、これらのメリットを具体的に解説します。
スキャナ保存のメリットとしては、まずコスト削減が挙げられます。
国税関係書類の保存期間は原則7年であり、書類の種類は多岐にわたるため、保管すべき書類の量は膨大です。一部の企業では、社内の書庫だけでは収容しきれず、外部の書庫を借りることもあります。
スキャナ保存は、こうした保管スペースの確保や費用の削減に寄与します。
データをスキャンして保存することで、目的の書類の検索が容易になり、社員間での情報共有もスムーズになります。さらに、スキャナで保存する場合、紙で保存していた際に必要だったファイリングやタグ付けの作業が不要です。
結果として、スキャナ保存への移行は業務効率の向上をもたらし、本来の業務に集中するための時間が増えることにより、生産性の向上が期待できます。
紙の管理からデジタル化への移行は、担当者がオフィスに出向いて書類の探索や押印する必要性がなくなるため、テレワーク化の促進につながります。
スキャナ保存制度は、帳簿書類を電子データで保存できる便利な制度ですが、導入にあたってはいくつかのデメリットも存在します。
これらのデメリットを理解した上で、自社の状況に合致するかどうかを検討することが重要です。
スキャナ保存制度の要件をクリアするためには、データの真実性を担保するための機器の準備が必要です。解像度や色調の基準を満たすスキャン装置だけでなく、14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタも必要です。
また、場合によってはデータ保存用のサーバーや適切なシステムなど、導入費用だけでなく維持管理費用が必要なケースもあります。
紙のドキュメントをスキャンする作業は、時間と労力が必要です。とくに大規模な組織では、専任の担当者が必要となる場合もあるなど、負担の大きい作業です。
さらに、スキャナ保存を適切に行うためには、運用ルールの遵守と、それを社内全体に周知し管理するための業務フローの作成が必要です。導入初期には混乱が生じ、経理担当者の負担が増えることもあります。
また、指導や導入時の説明にも時間がかかります。一部の人は、紙の方がデータよりも管理しやすいと感じているかもしれません。社内の協力を得るためには、導入のメリットを説明し、理解と同意を得ることが必要です。
書類を電子データとして保管する場合、情報の漏えいや画像の改ざんを防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。
これまでの紙ベースの管理では、帳簿や書類を棚や倉庫に保管し、物理的な盗難や紛失などがなければ情報の漏えいは起こりませんでした。しかし電子帳簿保存法を適用しシステム化すると、セキュリティ対策が不十分な場合、一度に大量のデータが漏えいする可能性もあります。これらの問題は、電子化によるペーパーレス管理がもたらす特有の課題といえます。
スキャナ保存制度では対象書類や要件などさまざまな規定が定められています。2024年1月の電子帳簿保存法改正により条件が一部緩和されましたが、スキャナ保存制度への対応は、体制が整うまでにはコストや時間がかかるでしょう。しかし、一度運用がスムーズに運べば、経理業務のペーパーレス化や効率化が進む可能性があります。
この機会に、取引関連の文書を電子データで保存し、管理業務や会計処理業務の最適化を検討してみてはいかがでしょうか。
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