請求書には正確な書き方や確認事項、目的などが多々あります。今回は、請求書が必要な理由や必須項目、請求書の書き方や請求書を作る際に使うものなどについてわかりやすく解説しますので、請求書の書き方がわからない方やこれから請求書を書くかもしれない方、請求書の書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
皆さんの中には請求書を書いたことがある方もいらっしゃるかと思います。しかし、請求書の意味まで理解して書いたことのある方は少ないかもしれません。そこでまずは、請求書を書く意味、請求書が必要な理由とは何かということについて解説します。
請求書は、商品やサービス提供の代金回収を目的として発行されます。
また、請求書を発行することで取引先に支払いの金額や支払期日を確認させ、取引先からの支払漏れを防止する効果もあるのです。
しかし、取引先に取引のことを思い出させる、請求金額を確認させる、というだけの意味で発行されるのではなく、経理などの手続きそのものを円滑化させる役割も担っているため、取引先のためにも請求書の発行を忘れないようにしましょう。
請求書には取引先からの代金回収や、取引先への請求金額や支払期日の通知だけではなく、取引先に請求した事実やその請求の内容を証明するという役割もあります。
請求書には取引内容や取引日、取引金額などが記載されており、取引の公正さなどが確認できるため、会計監査などの際にも重要な書類なのです。
また、先述した通り、請求書は請求内容を明らかにし、ひいては取引の存在を推認させる書類でもあるため、一定期間保存しておかなければなりません。
これは消費税法、所得税法、法人税法などで定められていることであり、法人と個人事業主でそれぞれ保存期間も異なります。
法人の場合、確定申告の提出期限日の翌日から数えて7年間保存しておく必要があり、請求書の発行日などは関係無いため、注意が必要です。
また、平成30年4月以降の欠損金が生じた事業年度では、帳簿書類を10年間保存しておかなければならないため、通常なら7年間、欠損金のある事業年度があれば10年間保存しておくようにしましょう。
そして、 個人事業主の場合、確定申告の提出期限日の翌日から数えて5年間保存しておかなければならないと定められていますが、消費税法により、納税義務者は請求書を7年間保存しておく必要があるため、個人事業主も請求書は7年間保存しておかなければなりません。
つまり、法人でも個人事業主でも、通常、請求書は7年間保存しておかなければならず、法人の事業において欠損金が出た場合は最低保存期間が10年になります。
請求書は、取引先や取引内容に応じて記載項目が変わります。
これは、請求書の正式な書き方が法律によって決められておらず、どの会社も共通して使っている請求書のフォーマットも無いからです。
そのため、請求書には様々な書き方や記載項目がありますが、その中でも必須とされている項目や、多くの場合、請求書に書いておくべきとされている項目には何があるのかを解説します。
請求書には法律上定められたフォーマットなどは存在しませんが、国税庁のWebサイトで、請求書の記載事項として、取引年月日、取引内容、取引金額、請求書の発行者名、取引先の名前の5点が挙げられています。
上記の5項目は請求内容を特定するために欠かすことができない必須項目であり、どんな請求書においてもこの必須項目だけは記載漏れがないように注意しましょう。
参考：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁 (nta.go.jp)
当然のことながら、先ほど解説した5つの必須項目以外は請求書に記載しなくてもいいというわけではありません。
会社によって、必ず書くようにと定められている必須項目は異なっており、実際の請求書では書くべき記載項目はまだまだあります。
必須項目以外でも、請求書には記載していて当然の内容や記載しておかなければトラブルになりかねない情報など、数多くの記載項目があります。具体的には、振込先や支払期限、請求書の管理番号、取引金額の税抜表示、取引金額の消費税額、振込手数料、源泉徴収税額、数量や単価といった取引内容の詳細、その他備考や特記事項などです。
このように、請求書の記載項目は数多く存在するため、実際に請求書を発行する際には、テンプレートに頼るだけではなく、必ず自社と取引先にとって必要な情報が抜けていないか確認してから発行するようにしましょう。
請求書を作成・発行に使えるソフトや、請求書を発行する際の注意点について解説いたします。
なお、会社によっては既に請求書のテンプレートが決まっているため、会社ごとの独自様式が決まっている場合はそちらを優先するようにしましょう。
請求書を作成・発行する方法は、主に、市販のソフト使用、ExcelやWordの活用、市販の請求書使用の3種類に分けられます。
では、それぞれ異なる作成方法によって作られた請求書について解説いたします。
マネーフォワード クラウド請求書など、市販の会計ソフトを使うことで請求書を作成することができます。
市販の会計ソフトであればテンプレートなどが用意されていて、必要事項の入力だけで済むため、手書きの作業をする必要や書式や項目を一から作成する必要がない点がメリットです。
入力内容がデータで管理されているため、取引先が多く、似た内容の請求書をたくさん発行しなければならない場合、同じ取引先と同じような取引を定期的に繰り返したりする場合の管理が容易で、確定申告などの際の請求書の集約にも活用できるというメリットもあります。
請求書は書式などが定められておらず、自由に作成することができるため、ExcelやWordなどを使ってオリジナルの請求書を作ることもできます。
定型的な内容の請求書を作成するだけでなく、少し変わった取引内容の請求書を作成する場合や、何らかの理由でテンプレートのある定型的な請求書では対応できない場合などに便利です。
市販の請求書を使うことも、請求書発行手段のうちの一つです。
市販の請求書を使うと手書き作業になるため、市販のソフトウェアを使う場合と比べて、時間がかかるというデメリットがあります。
しかし、市販の請求書は基本的にどこでも売っているため、出先や手元に請求書が無い場合でも簡単に手に入れることができます。また、ソフトを使わないため、何らかの理由でパソコンが使えない場合でも発行することができるなどのメリットもあるということを覚えておくといいでしょう。
請求書を作成・発行する際には、振込手数料や源泉徴収税額などの自社と取引先にとって必要な記載が漏れていないか、印鑑の押し忘れはないかをきちんと確認することが重要です。
会社によっては印鑑を重視している場合もあるため、そのような取引先に請求書を発送するときは、請求書を印刷した後の捺印を忘れないように注意しましょう。
請求書を紙で発送する際、請求書は信書に該当する書類なので、原則として信書の配送が可能な普通郵便で送らなければなりません。信書の配送ができない宅配便やゆうパックなどで請求書を送ることはできないため注意しましょう。
また、電子メールで請求書の電子ファイルを送ることも可能です。電子メールで送る場合は、後で見ても誰にどのような請求書を送信したのかが分かるようメール本文に請求書の主な内容を記述するなどして、請求書の電子ファイルを添付して送信しましょう。
請求書は書式やフォーマットなどが法律で定められておらず、取引先ごとに記載項目が変わるのが一般的です。請求書を作成・発行することになった場合は、請求書における必須項目や、取引先にとって重要な記載項目を書き漏らさないように注意する必要があります。
また、請求書を受け取った場合は、請求書が請求内容を明らかにし、ひいては取引の存在を推認させる書類であるため、原則として7年間は請求書を保存しておかなければなりません。
このように、請求書の作成には、把握しておくべき作成方法やルールが多くあります。不慣れで自信がないという方や、工数や郵送のコストを押さえたい方、電子帳簿保存法やインボイス制度に備えてクラウド化を進めたい方には、請求代行サービスの利用がおすすめです。
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