電子請求書とは電子データ化された請求書のことです。電子請求書を利用することで得られるメリットや注意点、適用される法律などについてまとめました。また、電子帳簿保存法の改正に対して、どのような対応が必要かについても解説します。
電子請求書とは、オンラインでやり取りできる請求書のことです。従来、請求書は紙面で作成し、郵送あるいは手渡しで請求する相手に届けていました。
しかし電子請求書はオンラインで送付できるため、作成から受け取りまでに時間がかかりません。また紛失することがなく、再送付も簡単にできるため、請求書関連のトラブルを回避しやすくなるでしょう。
電子請求書の特徴として、印鑑が要らないことが挙げられます。日本では従来、重要性の高い書類には印鑑を押印することが習慣とされてきました。しかし、電子請求書は印鑑不要で作成・送付できるため、押印の手間と時間を省略することができます。
電子請求書が電子書類として効力を発揮するために関係する法律としては、電子帳簿保存法とe-文書法があります。どちらも特定の条件下で書類の電子化を認める法律ですが、適用文書の範囲が異なります。
電子請求書を利用することには、次のメリットがあります。
紙の請求書を作成するときは、書き損じや入力ミスなどが起こりがちです。一方、電子請求書であれば、販売管理システムからデータを転載することで、ミスなく作成できます。
また、オンラインで送付することで、送料がかからない点も電子請求書のメリットです。郵送で対応している場合、1通1通の送料は安くても、毎月何社にも送付していると高額になります。電子請求書に変えることで、コスト削減を実現できるでしょう。
保管場所をとらないところも、電子請求書の優れた点です。紙の請求書は7年間の保管義務があるためすべてファイリングして残しておく必要があり、請求書だけでなく領収書や注文書などのさまざまな書類をすべて残しているとかなりのスペースを使います。しかし、電子請求書であればパソコン内やクラウド上に保管できるため、どんなに増えてもオフィスの空間は狭くなりません。
また、過去のデータを検索できるのも、電子請求書のメリットです。例えば、取引先から商品の単価が間違っていたなどの指摘を受けた場合、紙の書類として保管していたならば、過去の取引関連の文書をすべて広げてどの部分に間違いが生じたのか調べなくてはいけません。しかし電子請求書であれば、検索ワードを入れて簡単に関連データを表示させることができます。書類探しの手間も大幅に削減できるでしょう。
メリットが多い一方で、デメリットもあります。特に次の点は、電子請求書システムを導入する前に検討する必要があるでしょう。
ワンストップで請求書作成から発送までの処理を行うサービスを導入する場合、サービス利用のコストがかかってきます。請求書を郵送する場合の郵送費・人件費などを合わせたコストと、サービスを利用する場合のコストを比較し、自社にあったサービスを検討する必要があります。また、取引先が電子請求書に対応していない可能性があることも、導入前に検討しておきましょう。
請求書を電子化する前に次の2つのポイントに留意し、適切な準備や申請を行いましょう。
それぞれのポイントについてわかりやすく解説します。
電子請求書システムを導入すると、社内のすべての請求書が電子化されます。しかし、請求書発行を担当する社員の中には、パソコンが不得手で、操作できるのか不安を感じている方もいるかもしれません。
請求業務に関わるすべての従業員がスムーズに電子請求書を発行・送付するために、電子請求書に対するルールを統一しておくことが必要です。また、管理時のルールも構築し、関わるすべての従業員に周知しておきましょう。
電子請求書の作成には、対応したシステムやサービスの利用が必要です。導入コストがかかるので、費用対効果を計算してから導入を決定することが大切です。また、取引先が電子請求書の受け取りに対応しているかも確認しておきましょう。
2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正法が施行されました。この改正により、電子で受け取った注文書や領収書を印刷して紙書類として保管することが原則として廃止されました。
また、これまで税務署への事前申請が必要だった部分が廃止になったり、タイムスタンプ要件が緩和されたりするなど、いままでよりも電子化を進めやすくなっています。さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
電子帳簿保存法が改正され、税務署での事前承認申請が不要になったことで、より一層、電子請求書などの電子書類を利用する企業は増えると予想されます。スムーズに取引先に書類発行・送付を行うためにも、電子書類作成システムの導入を検討することが求められるでしょう。
しかし、電子書類の作成や送付にはさまざまなルールがあり、ルールを守っていない書類は法的に有効と認められない可能性があります。対応が難しいときや、請求書作成の手間を軽減したい場合は、請求代行サービスもおすすめです。企業間請求代行サービスの『マネーフォワード ケッサイ』は、電子帳簿保存法に対応しており、第三者機関の法的要件認証制度のJIIMA認証も取得済みなため、安心してご利用いただけます。
また、2023年10月1日から施行されるインボイス制度にも対応いたします（※）。『マネーフォワード ケッサイ』をご利用の場合、請求書の受取先企業様に対しても、請求書のクラウド管理ができる「マネーフォワード ケッサイ インボックス」を無償提供していますので、買い手様側も電子保存を行なうことができます。
※インボイス制度への対応は2022年中を予定しております。
ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
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受賞歴：ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞
