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請求書の保管方法と電子帳簿保存法

2021-09-30

毎月増えていく請求書の保管やファイリングに頭を悩ませている方は、少なくないと思います。そもそも請求書は、紙で保管しなければならないのでしょうか。

最近では、DX(デジタルトランスフォーメーション)への取り組みも積極的に行われ、テレワークが普及するなかで、請求書の保管方法も変化を遂げています。

今回は、請求書原本の保管方法や、2022年(令和4年1月1日)から施行される電子帳簿保存法についてご紹介します。

目次

請求書の保管は紙じゃなきゃだめなの?

請求書は、紙の原本を郵送して処理をすることが一般的だったため、請求書は紙で保管しなければならないものと思っている方も多いのではないでしょうか。

実は、2021年度(令和3年)の税制改正により電子帳簿保存法の法改正が行われました。電子帳簿保存法とは、これまで紙で保存していた仕訳帳等の帳簿や請求書、領収書などの書類を、電子データやスキャナで保存することを認めたものです。

電子帳簿保存の区分

電子帳簿保存法で認められている保存方法は、次の3つです。

  • 電子取引
    電子的に授受した取引情報をデータで保存
  • 電子帳簿等保存
    電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
  • スキャナによる保存
    紙の書類をスキャンしてデータで保存

時代の変化とともに、スキャナによる保存に関してはニーズに合わせて常に法改正を繰り返しています。

2005年、e-文書法の施行によりスキャナで読み取った電子データの保存が認められましたが、領収書や請求書は3万円未満に限定、電子署名が必要などの要件がありました。

2015年には上限金額規制が廃止され、金額に関わらず電子化が可能となり、電子署名も不要になりました。2016年にはデジタルカメラやスマホで撮影した電子データの保存が認定され、2020年にはキャッシュレス決済における電子取引明細が保存可能となっています。

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電子帳簿保存のメリット・デメリット

電子データでの保管によるペーパレス化で得られるメリット・デメリットは、どのようなものでしょうか。

電子帳簿保存のメリット

1. 経費削減

電子データとして保存できれば、紙に印刷する必要がなくなるので、コピー用紙代・コピー代などの経費削減が可能です。また、請求書などの郵送料、封筒代といった経費も削減できるほか、作業の手間も省けるため、業務効率化に伴う人件費の削減にもつながります。

2. 在宅でも作業が可能に

経理業務が在宅業務へ移行しにくい理由の一つに、請求書など紙書類の問題がありました。
紙ベースでの捺印や、印刷して紙の原本による処理・保管などを必要としていたためです。
しかし、電子帳簿保存が全面的に稼働すれば、請求書の発行・受け取りもクラウドで操作でき、リモート作業が可能になります。

3. 経理業務の負担軽減

クラウドなどで電子データを保管・管理することにより、過去のデータを見つけることが簡単です。また、事前に証憑(しょうひょう)類を準備しておくなどの手間が省けます。

データのバックアップを行うことで、紛失や消失のリスク軽減にも繋がるでしょう。

4. 管理機能の向上

電子データで保存した場合、閲覧制限を設けるなどといった情報管理がしやすいです。
データ化することで、オフィスも省スペース化し、資料検索も簡単に行えるようになるため、必要な書類にすぐアクセスできます。

電子帳簿保存のデメリット

1. 社内フローの見直しや業務担当者の知識向上が必須

円滑に作業を行うために、社内フローの見直し、業務担当者を含めた社員への知識の習得・向上などの社員教育が必要です。

例えば、これまで紙ベースで「領収書を紙に貼って経理へ提出」していた作業に代わって「領収書をスマホで撮影したものをシステムに添付して申請する」という作業が必要となり、その手順を習得する必要があります。

2. データ管理とメンテナンス

定期的にデータのバックアップが必要です。定期的な運用方法の見直しも必要ですが、業務の一環として仕組みづくりをしておくとよいでしょう。

3. システム導入の初期費用が必要

これまでのシステムでは対応できない場合、電子帳簿保存法に適合したシステムを導入する必要があります。初期費用だけでなく、メンテナンス等の運用費も見積もっておく必要があるでしょう。

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電子帳簿保存法改正に伴う請求書保存方法の注意点

電子帳簿保存法改正により、これまでと変わるのはどのような点でしょうか。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子取引データ書面保存の廃止

取引先からメールで受領した請求書などは、現行では紙に印刷して書面として保存することが可能でした。改正後は、このような書面保存は廃止され、適正な電子管理が求められます。

承認制度の廃止

法改正前は、導入する3カ月前までに税務署に申請書の届け出が必要でした。改正後は、事務負担軽減のため事前承認は不要となり、スケジュールの短縮化が期待できます。

スキャナ制度要件の緩和

適正事務処理の廃止、入力期限の統一、タイムスタンプ付与の不要など大幅に緩和されます。
改正後は、スキャナ読み取り時の受領者の署名が不要となり、タイムスタンプ付与についても、期間が3日から最長2カ月以内に変更されました。

電子データ管理の要件

【保存期間】

電子保存した請求書の保存期間は7年

【保存要件】

  • システムの仕様書や説明書などの概要を記載した関係書類の備え付け
  • ディスプレイ画面などで表示できるなど、見てすぐに分かる状態を確保
  • 取引年月日などの記録事項を一定の条件で指定できる検索機能の確保

【保存上の措置】

  • 取引情報授受後、約2カ月以内にスタンプ付与、データ保存担当者の確認が可能なこと
  • 発行者のタイムスタンプが付与された電子データを保存すること
  • 訂正・削除を行った事実確認ができ、システムはその電子データを保存すること
  • 訂正・削除の防止のための事務的な処理規定を整備し備え付けること

請求書の電子化を導入する場合のポイント

今回の改正では、改ざん等の不正が発覚した場合の罰則規定も設けられました。そのため請求書の電子化導入には、不正や不備を防ぐ措置として、内部統制を強化する社内フローの整備、専用システムの導入などが必要です。

特にシステム選びは、初期費用も大きく、その後の運用や作業効率にも影響するため、慎重に行わなければなりません。

マネーフォワードケッサイでは、請求書の作成をはじめ発送等の代行サービスを行っています。
「電子取引ソフト法的要件認証制度」の認証も取得しているため、電子帳簿保存法の法的要件を個々に確認することなく、安心して導入いただけます(2021年8月現在)。

導入事例:「オンライン化の時流を逃さない素早い導入で、決済フローの最適化とビジネスモデルの改善ができました。

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まとめ

請求書は、国税関係書類の中でも証憑書類に該当し、重要度の高い書類です。

テレワークの普及に伴い、世の中のデジタル化の流れはさらに加速していくことが予想されます。
2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されることを踏まえ、まだ時間に余裕のある今のうちから自社システムの見直しを行い、電子帳簿保存法の改正に対応できる仕組みづくりを行っておきましょう。

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