税務関連書類を電子データ保存するルールを定めた「電子帳簿保存法」は、2022年に大幅に改正されました。制度への対応に関する宥恕期間が定められていましたが、2024年以降は本格的に義務化されます。改正の内容や対応ポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは、決算関連書類や帳簿などの税務関連書類を電子データとして保存するときのルールを定めた法律です。従来は税務関連書類は紙書類として保存することが原則でしたが、電子帳簿保存法が成立したことで、電子データとして保存できるようになりました。
詳しくは後述しますが、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子保存の義務化などについて定められています。ただし、電子保存の義務化には2年の猶予があり、本格的に義務化が実施されるのは2024年1月からとなります。
電子帳簿保存法の対象となるのは、以下の書類です。
手書きで作成した書類については、電子帳簿保存法の対象とならないことがあります。スキャナ保存できることもありますが、紙の原本が必要とされることもあるため、正しく保管しておきましょう。
電子帳簿保存法では、次の3つの区分に分けて保存要件を定めています。
それぞれの保存要件を解説します。
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した書類を電子帳簿として保存することです。
保存要件は以下をご覧ください。
参考：国税庁ホームページ
1～6のすべての要件を満たすと「優良な電子帳簿」と判断され、過少申告加算税の軽減や、65万円の青色申告特別控除の適用（個人事業主の場合）を受けられます。また、1～5と7の要件を満たす場合は、6についてはaのみ満たせば「優良な電子帳簿」と判断されます。
書類保存の場合は、4と5、7のみを満たせば問題ありません。ただし6-aと6-bの要件を満たす場合は、7の要件は不要です。
スキャナ保存の要件は、契約書や請求書などの「重要書類」と、注文書や見積書などの「一般書類」では少し異なります。たとえば、重要書類では帳簿との相互関連性の確保が求められますが、一般書類では必須条件ではありません。
また、次の点にも注意が必要です。
また、スキャナ保存が認められている場合でも、スキャン後の書類原本は一定期間保存しておきましょう。入力期間が過ぎた場合などの不備があったときに、原本や再スキャンが必要になることがあります。
電子取引データとは、原本が電子書類で、メールなどにより電子的に送付・受領した書類のことです。電子取引データに関しては、真実性と可視性の要件を満たして保存することが求められます。
▼真実性の要件
上記のいずれかを満たすと、真実性の要件を満たしていると判断されます。一方、可視性については、次のすべてを満たすことが必要です。
▼可視性の要件
なお、売上高が5,000万円以下の小規模事業者で、ダウンロードできる状態にしている場合は、検索機能を確保する必要はありません。
2022年の電子帳簿保存法改正により、以下のポイントが変更されました。
それぞれのポイントを解説します。
従来の電子帳簿保存法では、電子帳簿保存やスキャナ保存をする前に、税務署長から事前承認を得る必要がありました。
しかし、2022年施行の改正電子帳簿保存法では、事前承認を得なくても、要件を満たしていれば電子データ保存が可能になりました。
電子帳簿保存法の改正前は、紙書類をスキャナ保存する際に社内相互牽制と定期検査、問題再発防止策を含む適正事務処理要件を定めることや、タイムスタンプ付与後のデータチェックや記録事項確認が必要でした。
しかし、改正法施行後はこれらの要件は廃止されるため、スキャナ保存のハードルが下がります。
電子データを保存するときは、検索機能についても複雑な要件が定められていました。
しかし改正法施行後は、原則として取引年月日と取引金額、取引先の3つの項目で検索できれば、十分な検索機能を備えていると判断されます。
紙書類を受け取ったときには、3営業日以内にスキャンを行い、2ヶ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプの付与や社内相互牽制などを実施する必要がありました。
しかし、改正電子帳簿保存法では、2ヶ月とおおむね7営業日内にタイムスタンプを付与するのみで要件を満たすことになります。
また、スキャナ保存に関しては、訂正や削除の履歴を確認できるシステムを利用している場合は、タイムスタンプは不要になりました。作業が軽減することで、書類保存関連の業務も軽減すると予想されます。
改正前は、電子取引によってやり取りしたデータは、プリントアウトし紙書類として保存することも可能でした。
しかし、改正後は電子取引データはプリントアウトせずに、電子データのままでの保存が義務化されています。
また、電子取引データを保存するときは、検索機能の確保も必須です。改ざん防止のために事務処理規程を定め、期間内のタイムスタンプ付与が可能な環境を整えておきましょう。
改正法によりタイムスタンプ要件や検索機能要件が緩和されたことで、書類を電子保存しやすい状況になったと考えられます。
しかし、電子保存しやすくなったことを悪用し、偽装取引や隠ぺいなどの不正行為をするケースが起こるかもしれません。これらを想定し、改正法では不正行為に対しての処罰が厳格化され、重加算税の10％加重を定めています。
2022年施行の改正電子帳簿保存法で規定された内容は、2年間の猶予を設けられているものも多く含まれていましたが、2024年1月1日からは改正後の規定に正しく対応することが必要です。
主な対応ポイントとしては、次の4点が挙げられます。
いずれも正しく対応しない場合は処罰の対象となる可能性があります。それぞれのポイントについて参考にし、正しく改正電子帳簿保存法に対応していきましょう。
国税関係帳簿・書類を電子データとして保存するとき、一定の要件を満たしていると「優良な電子帳簿」として過少申告加算税が軽減されます。
2022年の電子帳簿保存法の改正により、「優良な電子帳簿」の対象書類が以下のように変わりました。
スキャナ保存については、2024年1月1日以降、以下の見直しが実施されます。
電子取引データの電磁的記録要件については、2024年1月1日以降、以下の見直しが実施されます。
電子取引データを紙書類として保存する場合の要件に関しては、2024年1月1日以降、以下の見直しが実施されます。
ただし、電子データとしての保存が可能だと判断されれば、上記の対応が認められない可能性もあります。事前に税務署などで電磁的記録の保存が難しい事情について説明し、妥当性のある事情なのか判断を仰ぐほうが良いでしょう。
また、理由に妥当性があると認められた場合でも、適用期限を過ぎると紙書類による提示・提出は認められなくなります。法律遵守のためにも、早めに電磁的記録を保存できる環境を構築しておきましょう。
電子帳簿保存法の改正に適切に対応するためにも、次のポイントを実施しておくことがすべての事業者に求められます。
それぞれのポイントについて、わかりやすく解説します。
電子帳簿保存法は、法人だけでなく個人事業主も対象とした法律です。相当の理由があると認められない場合は、すべての国税関係書類は電子データとして保存することが求められます。
電子帳簿保存法に正しく対応するためにも、まずは電子取引を実施しているか確認しておきましょう。取引先によっては紙書類のやり取りで請求業務を完結していることもあるかもしれません。どの取引先が電子取引に対応しているのか、あるいは紙取引なのかを正確に把握し、データ保存とスキャナ保存を明確に分類して、要件を満たして保存できる体制を構築することが求められます。
また、電子取引に必要なシステムやソフトウェアを導入していない場合は、前向きに検討することも必要です。書類のデータ化は過渡期にあるため、紙書類・帳簿とデータ書類・帳簿が混在している事業所は多いと想定されます。書類管理・帳簿管理を少しでも簡便化するためにも、適切なシステムやソフトウェアを導入しましょう。
電磁的に保管するデータが増えることで、保管場所が見つけにくくなることがあります。似たようなファイル名をつけている場合や、名前に規則性がない場合、ファイルをフォルダで整理していない場合などは、さらに保管場所が見つけにくくなるでしょう。
データを正しく保管しても、必要に応じて取り出せなければ意味がありません。必要な書類が必要なときに取り出せるように、保管場所を整理しておくことが大切です。ファイル名・フォルダ名のルールを決め、わかりやすくまとめておきましょう。
電子書類・電子帳簿が増えることで、パソコンのハードディスクだけでは保管できなくなる可能性も想定されます。ハードディスクの容量を増やしたり、クラウドサービスを利用したりすることで、保管可能なスペースを準備しておくことも大切です。
また、データを保存したパソコンが故障するリスクや、通信トラブルなどでクラウドサービスにアクセスできないケースも想定されます。万が一に備えて、データをバックアップしておきましょう。
紙書類にもメリットはありますが、時代の流れとして、書類のペーパーレス化は今後も進むと考えられます。ペーパーレス化には紙資源の節約だけでなく、印刷や物理的な保管場所にかかるコストを削減できる、社外からでも書類を確認できるなどの多くのメリットがあります。
ペーパーレス化を進めるためにも、請求書や見積書などの書類を電磁的に作成する会計システムの導入が必要です。
また、すでに会計システムを導入している場合は、システムが改正電子帳簿保存法に準じているか確認してください。システムによっては改正法に対応していないものや、法改正によるアップデートを利用者自身が手動で実施しなくてはいけないものもあります。
電子帳簿保存法が改正されたことで、電子帳簿等保存要件やスキャナ保存の要件などが大幅に緩和されました。法律を遵守しやすくなったといえますが、不正行為のリスクも高まったとも考えられます。
また、比較的緩い条件で要件を満たせるようになったことで、確認が疎かになり、意図せず不正行為に手を染めてしまう可能性もあるでしょう。正しく法規制を守るためにも、社内の経理規定を整備することが必要です。
電子帳簿等保存とスキャナ保存、電子取引データの保存区分別に、業務フローを組み立て直してみてはいかがでしょうか。
▼電子帳簿等保存
▼スキャナ保存
※1 重要書類は帳簿との関連性を示す書類も必要
※2 訂正・削除の履歴が残るシステムを利用している場合は、タイムスタンプの付与は不要
▼電子取引データ保存
※ 改ざん防止措置としては、タイムスタンプの付与や訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、訂正・削除ができないシステムの利用、訂正・削除防止のための事務処理規程の作成など
業務フローをわかりやすくまとめ、社内で共有しておきましょう。また、フローを各自が理解することで、電子帳簿保存法遵守に対する意識が高まり、正しい電子書類・電子帳簿を作成・提出できるようになります。
改正電子帳簿保存法に準じた書類・帳簿を作成することは、税申告をスムーズに行うためにも不可欠です。また、法律を正しく守らないことでペナルティを課せられることもあります。
改正内容を正確に把握し、法に則った書類作成・帳簿作成ができる環境を構築しておきましょう。
電子帳簿保存法が改正されたことで、電子帳簿等保存やスキャナ保存の要件が緩和されました。しかし、紙書類については廃止の方向で法改正が実施されているため、紙の書類・帳簿を利用している場合には、規制が厳しくなったといえます。紙書類を利用している場合は、ペーパーレス化に向けて社内システムを転換する時期にあるといえるのではないでしょうか。
また、2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法の改正点は、原則として2年の猶予期間が設けられていたため、本格的な実施は2024年1月1日以降となっています。2024年1月1日以降は、改正点に沿った電子書類・電子帳簿の提出が必須です。正しく規定を守らない場合には、処罰の対象となることもあるため、注意しておきましょう。
法に則った書類・帳簿を作成するためにも、法改正に迅速に対応できるシステムを選ぶことが大切です。『マネーフォワード ケッサイ』なら、改正電子帳簿保存法に対応済みのため、改正法に則った書類・帳簿を作成できます。
法規制に適った書類・帳簿を作成するためにも、『マネーフォワード ケッサイ』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
マネーフォワードケッサイについて詳しくはこちら
請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。
受賞歴：ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞
