2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、2年間の猶予期間を経て2024年1月から電子での保存が本格的に義務化されています。中小企業が対応すべき内容と変更ポイントをまとめました。また、中小企業が押さえておきたいポイントを電子帳簿と紙帳簿に分けて解説します。
電子帳簿保存法とは、税務関連書類を電子データとして保存するときのルールを定めた法律です。書類や帳簿を電子データの状態で保存する条件や、紙書類・紙帳簿をスキャンする際の要件などがまとめられています。
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以来、時代の流れに合わせて何度か改正されてきました。2022年1月にも大幅な改正が実施され、電子取引のデータ保存についてのルールが変わりました。
なお、2022年の改正には、2年間（2022年1月1日～2023年12月31日）の猶予期間が設けられていたため、改正法の実質的な施行は2024年1月1日となっています。改正法については詳しく後述します。
電子帳簿保存法では、次の3つの区分に分けて保存方法が定められています。
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した書類や帳簿をデータのまま保存することを指します。たとえば、会計ソフトを使って作成した請求書の控えなどをプリントアウトするのではなく、電子データのまま保存することなどは、電子帳簿等保存に該当します。
スキャナ保存とは、紙で作成または受領した書類をスキャンし、画像データの形に変えて保存することを指します。たとえば、取引先から受け取った紙の領収書をスキャンしてデータを保存することなどは、スキャナ保存に該当します。
電子取引データ保存とは、電磁的記録として受領した情報をデータのまま保存することを指します。たとえば、クラウドサービスや電子メールを通じて受領した見積書をデータで保存することは、電子取引データ保存に該当します。
従来は電子取引データをプリントアウトし、紙書類として保存することも可能でした。しかし、2022年の電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降は電子取引データの紙保存は禁止されています。電子データとして受け取った書類は電子データのまま保存すること、また、電子データから紙書類を発行して取引先に渡した場合も、控えとして電子データを保存しておくことが必要です。
電子データを保存するときには、次の要件を満たさなくてはいけません。
▼以下いずれかの要件を満たして真実性を確保する
▼以下すべての要件を満たして可視性を確保する
なお、国税庁職員による税務調査の際に書類や帳簿のダウンロードができる場合は、「日付もしくは金額の範囲を指定して検索できる」と「任意の2つ以上の項目を掛け合わせて検索できる」は、満たす必要はありません。
また、基準期間の売上が5,000万円以下の場合、書類や帳簿をダウンロードできる環境を整えていれば、可視性の確保に必要な「検索機能を確保する」の条件はすべて不要です。
電子帳簿保存法は、中小企業や個人事業主などの企業規模にかかわらず対応が必要な法律です。
そもそも電子帳簿保存法は、DX（Digital Transformation）が進み、ペーパーレス化の普及に対応すべく誕生した法律です。事業規模にかかわらず、多くの企業会計処理をコンピュータで行い、電子書類や電子帳簿を利用するようになりました。
電子書類や電子帳簿が普及したことで検索性が高まり、過去の書類や帳簿も容易に探せるようになりました。また、場所を問わず書類や帳簿のデータにアクセスできるようになったことから、テレワークの普及にも一役買っているといえるでしょう。
2022年の電子帳簿保存法の改正では、以下の点が変更されました。
それぞれのポイントを解説します。
電子帳簿保存法では、電子データとして保存するときあるいは紙書類をスキャナ保存するときは、事前に管轄税務署長の承認を得ておくことが必要でした。
しかし、改正によって事前承認は不要になり、電子帳簿や電子書類をそのまま保存したり、紙書類をスキャンして画像データとして保存できるようになりました。
従来、電子取引データはプリントアウトしたうえで紙書類として保存することが可能でした。しかし、改正後は電子データのまま保存することが義務付けられます。
たとえば、次の書類もすべて電子データのまま保存しなくてはいけません。
これらは紙書類として保存し、税務関連書類として提出することはできません。あくまでも電子書類や電子帳簿は元のデータのまま保管しましょう。
電子取引においては、電子的に保存したデータを一定の検索要件を満たして保管する必要がありました。しかし、改正により検索要件が緩和されています。
たとえば、スキャナ保存と電子取引データ保存に関しては、次の3つの検索要件のみ満たせば問題ありません。
ただし、税務調査で書類や帳簿のダウンロードに応じられる場合は、「日付または金額の範囲を指定して検索できる」と「「日付・金額・取引先」 のうち任意の2つ以上の項目を掛け合わせて検索できる」の要件を満たす必要はありません。また、基準期間の売上高5,000万円以下であれば、検索機能そのものが不要になります。
電子帳簿等保存に関しても、検索要件を満たす必要がなくなりました。もし検索要件を満たす場合は、「優良な電子帳簿」として65万円の青色申告特別控除の適用が受けられたり（個人事業主の場合）、過少申告加算税の軽減が適用されることがあります。
紙書類をスキャナ保存する場合、改正前は3営業日以内に受領者などがサインをしたうえでスキャンし、タイムスタンプを付与しなくてはいけませんでした。
しかし、改正後は最長2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与すれば良いことになっています。また、保存データの訂正や削除ができないシステムや、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用しているときは、タイムスタンプを付与する必要もありません。
適正事務処理要件とは、以下の要件を指します。
上記の適正事務処理要件は、書類や帳簿をスキャナ保存する際に義務付けられていました。しかし、改正電子帳簿保存法によりいずれも廃止され、よりスキャナ保存しやすい環境に変化しています。
電子帳簿保存法の改正により、電子データを保存および管理しやすい環境が整いつつあります。しかし、保存や管理しやすい状況は、裏を返せば不正が起こりやすい状況ともいえるでしょう。
そのため、改正法では、悪意を持ってあるいは意図せずに不正を起こすことがないよう、不正行為への処罰を厳格化しました。偽装などの不正行為を起こした場合は、重加算税が通常よりも10％加重されます。改正法の内容を正確に把握し、不正のないように書類を保存および管理していくようにしましょう。
中小企業が改正電子帳簿保存法に対応するポイントを、次の2つに分けて解説します。
それぞれのポイントについて見ていきましょう。
電子書類や電子帳簿は、2024年1月1日以降は電子データとして残すことが必要です。これ以降、国税関係書類としてプリントアウトした紙書類を保管や提出をすることはできません。
紙書類や紙帳簿も、2024年1月1日以降は電子データとして残すことが求められます。しかし、次の条件をいずれも満たす場合は、紙書類や紙帳簿の利用も継続できます。
なお、相応の理由とは、電子取引データの保存自体は可能であるものの保存するシステムがない、社内のワークフローが適切に整備されていないなどを指します。
システムの導入や社内ルールの整備には、ある程度の費用や人手が必要です。事業所によっては費用や人手が不足し、2024年1月1日以降も適切に対応できないことがあるかもしれません。そのようなときは税務署に相談してみましょう。ただし、「法令に対応したくない」「面倒なので対応したくない」などの理由では、相応な理由とはみなされません。
電子帳簿保存法に対応するためにも、会計業務のシステム化が必要です。法改正に合わせて迅速に対応できるシステムであれば、常に法を遵守した書類や帳簿の作成が可能になります。
『マネーフォワード ケッサイ』では、電子帳簿保存法に対応した書類作成や帳簿作成が可能です。また、書類や帳簿関連の法改正に迅速に対応するため、常に法に則って書類作成や帳簿作成ができます。
たとえば、電子取引データの保存における可視性の要件について、『マネーフォワード ケッサイ』では、次のように対応しています。
また、以下の要件を満たすことで、真実性についても確保しています。
法を遵守することは、事業者としての信頼性を確保するためにも必要なことです。信頼性のある事業者として活動していくためにも、法改正に迅速に対応するシステムの導入を検討してみましょう。
ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
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