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【2024年1月から義務化】電子帳簿保存法に必要な対応を解説

【2024年1月から義務化】電子帳簿保存法に必要な対応を解説

2024年1月から電子帳簿保存の対応が義務化され、今まで紙で帳簿や書類を保管してきた企業も、電子データで保管しなくてはいけません。新制度に対応するには、現在の業務における電子取引の状況を把握し、業務フローを見直す対応が求められます。今回は電子帳簿保存法の変更点やメリット・デメリット、必要な対応について紹介します。

目次

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は帳簿や請求書、領収証などを電子データで保存する際のルールを定めた法律です。施行後は電子取引の書類を紙で保存するのは禁止され、電子データ形式での保存が必要です。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で電子データの保存義務が規定され、同時に2年間の猶予期間が設けられました。電子帳簿保存法で対象となる取引や事業者について解説します。

電子取引に該当する例

電子取引とは電子メールやインターネット、クラウドサービスを利用して、電子データの授受を行う取引です。具体的には発注書や契約書、請求書、見積書など取引で一般的に使用する書類のやり取りが該当します。

これらの書類を対面や郵送での送付によらず、電子データ形式で授受した場合、電子取引にあたります。

2022年の改正で導入された宥恕(ゆうじょ)措置は、2022年1月以降の取引でも、やむを得ない場合に限り従来通り書面での保管を認めるという措置です。2024年の法改正でこの宥恕措置は廃止されますが、特別な条件を満たした場合に限り、新たな猶予措置が導入されます。

その条件は次の通りです。

  1. 要件に従って電子取引データを保存できないことに、所轄税務署が相当の理由があると認めること
  2. 税務調査時の電子取引データのダウンロードの求めや、データをプリントアウトした書面の提示・提出が可能な体制を整えること

上記のいずれの基準も満たす場合に限り、法律で定める要件(改ざん防止や検索機能など)に沿った保存ではなく、電子取引データでの保管が認められます。

対象となる事業者

電子帳簿保存法の対象事業者は、国税関係帳簿書類の保存義務者です。つまり、国税を納める義務を負う事業者は電子帳簿保存法の適用を受けます。

したがって、国内で事業を営む法人は電子帳簿保存法の対象です。個人事業主も原則全員が紙から電子への移行が求められます。

ただし例外もあり、一切電子データを取り扱わない企業は対象から外れます。たとえば元々売上や物品の管理をすべて紙帳簿で行っていて、電子データが存在しない場合などは、対応する必要がありません。

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電子帳簿保存法の対象になる書類

電子帳簿保存法では、書類の保存方法として以下が定義されています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引

各分類ごとに電子帳簿保存の対象となる書類が異なります。それぞれの区分方法と対象書類を見てみましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿帳簿等保存は、電子上で作成した帳簿や書類をそのまま電子形式で保存する方法です。たとえば会計システムから出力した総勘定元帳や仕訳帳、貸借対照表などが該当します。

また、取引先に送付するために作成した請求書などのPDFも対象です。以下に電子帳簿等保存の対象となる書類を列挙しました。

〈国税関係帳簿〉

  • 仕訳帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 固定資産台帳 など

〈決算関係書類〉

  • 試算表
  • 棚卸表
  • 貸借対照表
  • 損益計算書 など

〈自身で作成した書類の写し〉

  • 請求書(控)
  • 領収書(控)
  • 納品書(控)
  • 見積書(控)
  • 注文書(控) など

電子帳簿等保存は任意で、システムで発行した帳簿を電子上で保管するかは企業の判断で決められます。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナで保存し、電子データで保管する方法です。取引先から郵送や手渡しで受け取った契約関係書類や、社内で作成した請求書や納品書などが該当します。自社で作成したか相手方から受け取ったかにかかわらず、紙の書類はスキャナ保存の対象です。

スキャナ保存には解像度やタイムスタンプの付与などの条件がありますが、2024年の法改正で要件が緩和されました。スキャナ保存の対象となる書類は次の通りです。

〈相手方から受領・自身で作成した書類の写し〉

  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書
  • 見積書
  • 注文書 など

スキャナ保存した紙書類は、電子データとの同一性が確保されれば即時破棄しても問題ありません。ただし指定の入力期間(最長2か月と7営業日)を超えている場合は紙ベースでの保管が必要です。

入力期間とは、発行後いつまで書類を保管すべきか国税庁が定めた期間です。スキャナ保存は紙を保管しただけでは終わらず、タイムスタンプの付与まで行います。なお、スキャナ保存への対応は電子帳簿等保存と同様、任意です。

電子取引

メールやクラウドサービス、会計システムを介して電子上でやり取りした請求・契約関連の書類が対象です。取引先から書類を受け取った場合、自社が発行した書類のいずれも該当します。

〈電子サービスやクラウドサービスを介して受け取った書類〉

  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書
  • 見積書
  • 注文書 など

電子帳簿保存等保存やスキャナ保存と異なり、電子取引の電子帳簿保存は必須です。

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2024年の改正による電子帳簿保存法の変更点

電子帳簿保存法は続けざまに改正が行われたため、2024年から何が変わるのか分かりにくい一面があります。原則すべての事業者にかかわる変更点は電子データ保存の義務化です。

さらに保存方式の一つであるスキャナ保存の要件が緩和され、クラウド会計ソフトで帳簿や書類を作成した場合の紙保存の義務も無くなりました。2024年の法改正について詳しく解説します。

電子取引情報の電子データでの保存が義務化

2023年12月末までは電子取引のデータを書面に出力しての保存も認められていましたが、2024年以降は電子保存が義務化されます。

法改正後は上記の対応は認められず、電子データのまま保存することが義務づけられます。電子データを保存する際は、電子帳簿保存法のルールに従い、保存要件を満たした方法で行わないといけません。具体的には「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点です。

「真実性の確保」の条件を満たすには、以下のいずれかを満たす必要があります。

  • 取引先から受け取る電子データにタイムスタンプの付与を受ける
  • 自社が授受した電子データにタイムスタンプを付与し、保存者や監督者に係る情報を閲覧できる状態にする
  • 導入するシステムには訂正や削除の記録が残る、または訂正や削除ができないものを選ぶ
  • 正当な理由がない電子データの訂正や削除に係る事務処理規定を定め、規定に沿った運用を行う

保存した電子データは可視性も確保し、いつでも閲覧可能な状態にしておくことが求められます。「可視性の確保」では、以下すべての条件を満たさないといけません。

  • 保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターならびに操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然、明瞭な状態で保管し、速やかに出力できるようにしておく
  • 電子計算機処理システムの概要を備える
  • 検索機能を確保すること(取引先、取引年月日、金額で検索可/日付、または金額の範囲指定が可能/複数の任意の項目を組み合わせて検索可)

上記のうち、検索要件は税務調査時にダウンロードの求めの対応が可能であれば、「金額の範囲指定が可能/複数の任意の項目を組み合わせて検索可」の条件は不要です。また、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は検索要件はすべて必要ありません。

スキャナ保存の要件が緩和

スキャナ保存の要件の一つ「帳簿との相互関連性」において、2024年1月以降は重要書類のみが対象で、一般書類は不要となりました。帳簿との相互関連性とは、電子データと対応する帳簿との間で相互に関連性を確認できるという意味です。

スキャナ保存はお金や商品の流れと直結する重要書類と、お金や物の流れと直結しない一般書類とで電子保存の要件が異なります。契約書や納品書、請求書などの重要な書類はより厳格な条件が設定され、注文書や見積書のような一般書類の条件は緩和されています。

また、国税関係書類をスキャナで読み取る際の解像度や階調、大きさに関する情報を保存する規定も廃止されました。ただし情報の保存義務が無くなったのみで、読み取り時に遵守すべき解像度(200dpi以上)や階調の要件は今までと同様です。

入力者や監督者の確認要件も撤廃されます。スキャナ保存時に情報を入力した者や直接監督する者の情報を確認できない状態でも、問題ありません。

スキャナ保存に重要書類や一般書類には、「真実性の確保」や「可視化の確保」の条件が定められています。

〈スキャナ保存の要件〉

  • 入力期間の制限:書類を作成または受領後、大体7営業日以内にスキャナ保存する(早期入力方式)。もしくは、書類の受領からスキャナ保存に至るまでの事務処理規定を定めている企業の場合、最長2ヵ月とおおむね7営業日以内(業務処理サイクル方式)
  • 一定の解像度:200dpi相当以上
  • カラー画像の読み取り:赤色/緑色/青色が各256階調以上。なお一般書類はグレースケール(白黒)での読み取りも可
  • タイムスタンプの付与:入力期間内に授受した場合、総務大臣認定のタイムスタンプを所定の入力単位ごとにスキャンデータに付与すること
  • ヴァージョン管理:スキャナデータの訂正や削除の確認ができる、または訂正/削除ができないシステムを使用すること
  • 速やかに出力すること:整然とした形式、書類と同程度に明瞭、拡大・縮小して出力可能、文字の大きさが4ポイント以上で認識できる大きさであること
  • 検索可能装置の備え付け:14インチ(映像面の最大径が35cm)以上のカラーディスプレイとカラープリンター、操作説明書を備え付けること

など

参考:国税庁ホームページ

クラウド会計ソフトで作成する場合の紙帳簿の保管

従来は、会計ソフトで財務諸表や仕訳帳を作成した時は紙で出力して、7年間保管しなければいけませんでした。しかし、国税関係帳簿書類をクラウド会計ソフトで作成する場合は、紙帳簿の保管義務が無くなります。

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2024年の電子帳簿保存法への対応は?

2024年の電子帳簿保存法の施行にあたり、対象の事業者に必要な対応は次の通りです。

  1. 電子取引の現状の確認
  2. 業務フローの確認やルールの再設定
  3. 電子帳簿保存法に準拠したシステムの構築

それぞれの対応の具体的な内容を紹介します。

電子取引の現状の確認

現在の取引状況を確認し、電子取引に該当する案件を洗い出しましょう。メールで送付した契約書や会計システムで打ち出した領収書、クレジットカード利用時の明細書、インターネットバンキングでの振込明細なども電子帳簿保存の対象です。

何をデータ保存または紙保存しているかを把握しましょう。授受方法(メール/PDF/クラウドなど)や保管場所、月間や年間でどの程度やり取りがあるか、詳細をつかみます。

現状の取引を確認する行為は、電子帳簿保存法への対応漏れを防ぐとともに、紙保存に伴う業務量を把握し、システム導入の必要があるか確認する意味でも有意義です。

業務フローの確認やルールの再設定

紙保存と電子保存とでは業務フローが異なるため、現在のレギュレーションのままではフィットせず、業務に支障をきたす可能性があります。業務フローの確認やマニュアルの再設定を行わずにクラウド環境やデータ保存システムを導入しても、現場の混乱を生んでしまうでしょう。

保管場所やファイル名に関するルールがないと、後々引き継ぎで後任者が困る可能性も高いです。電子帳簿保存法への対応を良い機会と捉え、少々面倒であっても、新たな業務フローを構築するのがおすすめです。

電子帳簿保存法に準拠したデータ保存システムの構築

電子帳簿保存法対応の請求書管理システムや経費精算ツールの導入によって、新たな体制へとスムーズに移行できます。使用中のITツールがあっても、電子帳簿保存法に対応していないと今後は使いにくくなるでしょう。

現在の業務フローを可視化し、求める機能性を明確にしたうえで、スムーズに導入を進める必要があります。請求書関連のシステムでは、2023年10月から導入されたインボイスへの対応が可能かも留意しましょう。

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電子帳簿保存に対応するメリット・デメリット

今まで紙でデータを保存してきた企業も、2024年1月以降は電子帳簿保存の対応を余儀なくされます。保管に伴う作業量の減少、省スペース化などメリットがある反面、いくつかのデメリットもあります。

とくにフローの刷新やシステムの導入など、対応前後で業務が一変する可能性がある点には注意しましょう。電子帳簿保存に対応するメリット・デメリットを解説します。

電子帳簿保存に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するメリットは次の通りです。

  • 書類管理スペースの削減
  • 書類管理の手間やコストの削減
  • セキュリティの強化

書類管理スペースの削減

書類管理のスペースを削減した分、自由に使える場所が生まれます。従来の紙ベースの保存ではファイルを置くキャビネットなどが必要で、時が経つごとに保管スペースが増えるという難点がありました。

歴史がある会社や大企業では、会議室の一室や倉庫を丸ごと保管場所に使っているケースも珍しくありません。電子帳簿保存に移行後はスペースに余裕が生まれ、デスクを設置したり、レイアウトを変更したりとオフィスの使用方法にゆとりが生まれます。

書類管理の手間・コストの削減

PC上で所定のフォルダにアクセスするだけで書類を見つけられるため、倉庫を探し回る手間が無くなります。検索機能を使って効率的にデータを探すこともできます。

また、電子データはネットワーク環境さえあれば、オフィスの外からでも接続可能です。書類を確認するために出社する必要がなくなり、業務効率化にも繋がるでしょう。

セキュリティの強化

出張や打ち合わせの際に電車や飛行機にファイルを置き忘れて、機密情報の漏洩につながるというケースも後を絶ちません。電子データへの移行に伴い、このような書類の置き忘れによる盗難や火災によるデータの紛失リスクなどが無くなり、セキュリティが強化されます。

PCやインターネットを介した情報の保管は、サイバー攻撃のリスクを不安視する人もいるでしょう。しかし、アクセス制限をかけ、社内の特定の人物しか閲覧・編集できない状態にすれば、高セキュリティを確保できます。契約管理システムや会計システムには、従業員のアカウントごとに権限を変えられる機能が備わっていることが多いです。

電子帳簿保存に対応するデメリット

電子帳簿保存法に対応するデメリットは次の通りです。

  • 導入にコストがかかる
  • データの管理や研修の手間がかかる
  • システム障害が発生するリスクがある

導入にコストがかかる

帳簿や書類の電子保存のためにシステムを導入する場合は費用が発生します。場合によってはシステムの導入とは別途、タイムスタンプの購入が必要になる場合もあるでしょう。クラウドサービスの場合、初期費用や月額のランニングコストを支払うのが一般的です。

データの管理や研修の手間がかかる

電子帳簿保存の新たなルールやシステムの操作方法に慣れるまでに時間を要します。ITツールを導入する際には、帳簿や書類保存のどの工程まで電子化するのか、システムの管理者は誰を置くのかなどのルール決めが伴うでしょう。

新しい枠組みが決まった後は、従業員への周知が求められます。場合によっては研修や操作説明会を実施する必要があり、新しい体制が軌道に乗るまでに苦労が生じるかもしれません。

システム障害などが発生するリスクがある

電子データでの保管は、システム障害によってデータが閲覧できなくなる可能性や、消失リスクが伴います。外部からのハッキング攻撃や社内のネットワークトラブルで情報漏洩が起きる可能性もゼロではありません。

電子帳簿保存に対応する企業は、データのバックアップや強固なセキュリティの構築が不可欠です。導入するシステムを選ぶ際は、不測の事態にも対応できるよう、トラブルの発生頻度やサポート体制、セキュリティの機能性などにも目を向けましょう。

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2024年の電子帳簿保存法に対応しよう

電子帳簿保存法に対応するには、現状における電子取引の内容を把握したうえで、業務フローの再構築や会計システムの導入などを検討する必要があります。

既存の業務を刷新する必要に迫られる可能性が高く、スムーズに新体制へと移るには、オンボーディング(導入支援)が求められます。

現在の業務フローの確認やシステムの比較検討、レギュレーションの構築などやることは多岐にわたります。予期せぬ事態やトラブルに備えるためにも、早めに動き出しましょう。

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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

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