請求書の処理を効率化したいなら？クラウド請求書発行システムで請求業務の自動化が可能に！

請求処理を自動化・効率化する方法のひとつとして、フォーマットの統一が挙げられます。フォーマットを統一することで入力作業が簡潔になり、業務効率が上がります。さらにクラウド化することで、紙で管理する必要がなくなり、リアルタイムに請求書を受け取ることができるようになります。

しかし、取引先によってはPDF化やアップロードの時間を要したり、紙の請求書が必要な場合もあるため、クラウド化する際は取引先に電子化発行・送付の許可が必要です。

クラウド請求書発行システムにおける最も大きなメリットは、コスト削減ができる点と、請求書の管理が簡単になる点です。

コストが削減できる

請求書の郵送が必要なくなるため、人件費だけでなく、封筒や切手といった細かい備品の経費も削減することができます。

封筒や切手は少額なため、見落としがちになってしまいますが、例えば、月500件の請求を行う企業の場合、封筒と切手だけで年間約55万のコストカットが可能です。

請求書の管理が簡単に

請求業務では、過去の請求書を検索することが多々あります。紙で保存している場合、調べるのは一苦労ですが、クラウド請求書発行システムを利用して保存すれば、PC一つで検索できるため、確認作業を効率よくできます。しかしその一方で、情報漏洩や改ざんなどのトラブルが起きないよう、しっかりとしたセキュリティ対策が行われているシステムを選ぶことが大切です。

クラウド請求書の場合、請求書の作成から送付まではもちろん、入金管理・売上レポートの作成・顧客管理ができるシステムもあります。

入金管理や売上レポート、顧客管理でそれぞれ別のシステムを利用してしまうと、セキュリティ強化やシステムの用意・維持するためにコストや時間がかかってしまいます。一方、こういった業務まで一括で行えるものや、他システムと簡単に連携できるクラウド型システムを導入することで各作業を一元管理できるため、システム管理にかかる時間やコストを抑えることが可能です。

導入にかかるステップは下記の通り5つあります。

1.取引先へシステム移行の説明をする

まず、取引先にシステム以降の説明をするとともに、対象書類の電子化の承諾・送付先メールアドレスの共有・テストメールの確認など、システム移行に伴って必要な対応をしてもらわなければなりません。また取引先が多いと、どの会社が承諾しているかを把握しきれなくなってしまうことがあるため、取引先や顧客の承諾状況をリスト化してまとめておくことが大切です。

2.請求先を顧客登録する

請求先を最初にまとめて登録することで、請求発行業務がスムーズに進みます。取引先の事務所移転による住所変更など、登録内容の変更が必要なこともあるため、その都度更新して、定期的に内容に誤りがないか確認を行うようにしましょう。

3.書類発行業務に沿って請求情報を登録する

請求の締め日・発行日・送付日・決済日など、請求に関する情報を取引先ごとに登録することで、業務スケジュールを管理しやすくなります。会計システムと経理システムが連携しているシステムの場合、入金があった場合は消込を自動的に行うことができます。

4.運用ルールを策定する

Web配信日・郵送日・FAX配信日を決めます。クラウド化を承諾しており、紙やFAXでの送付が必要のない取引先や顧客は、Webでの送付のみで問題ありません。

5.電子帳簿保存法に基づく対応内容を確認する

平成28年に電子帳簿保存法が改正されてから、紙で保存を義務付けられていた帳簿や書類について電子保存することができるようになったため、多くの企業が電子データを利用するようになりました。請求業務のクラウド化にあわせ、改めて電子帳簿保存法に沿った対応方法を確認しましょう。

請求業務をクラウド化にすることは、企業にとってメリットが大きいでしょう。そのため、請求業務を自動化できるシステムは種類が増え、多様化しています。

マネーフォワードケッサイは与信審査から請求書の発行・発送、入金確認、未入金時のご連絡まで、請求に携わるすべての業務を代行します。そのため、フローごとに複数の代行業者を入れる必要がありません。さらに、売掛金は最短3営業日でご入金可能です。

また、セキュリティの面でも、IPアドレスを制限することで不正アクセスを防げたり、制限管理機能によって作成者と承認者の権限を管理できたり、アカウントロックで外部からの不正ログインを防いだりと、上場企業の統制基準を満たすセキュリティでサービスを提供できます。（一部オプション）

請求業務のクラウド化について疑問点があれば、気軽にお問い合わせください。