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催告書とは 文例や注意点をわかりやすく解説

催告書とは 文例や注意点をわかりやすく解説

#請求業務
#売掛回収

企業間で売掛金の未入金が発生し、再三入金を求めたにもかかわらず入金してもらえないことがあります。そのような場合に催告書を送付することが多いと思います。しかし、いざ催告書を作成する場合に、どのような文章を書けばよいか頭を悩ませる担当者もいるでしょう。

そこで本記事では、催告書を作成する際の注意点や文例について解説します。

目次

催告書とは

催告書とは、債権者から債務者に対し債務の履行を求める書類です。多くの場合、金銭の支払いを求めることを指します。たとえば、クレジットカードの支払いやキャッシングの返済、家賃の振込や納税などが滞ったときに送付されます。

なお、債務の履行を求める書類というと督促状を思い浮かべる人もいるのではないでしょうか。督促状も催告書と同様に、金銭の支払いを要求するための書類であり、名称が異なるものの支払いを促すという意味で催告書と同じ性質の書類です。以下では、金銭の支払いを要求するための書類を催告書と呼んで説明していきます。

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催告書の役割

催告書の内容や送付日を客観的な記録として残すには、内容証明郵便を利用しましょう。

なお、内容証明郵便を利用する場合、一般書留とする必要があります。さらに、配達証明付きの内容証明郵便にすることで、相手が受け取った事実と受取日を客観的な記録として残すことができます。

このような内容証明郵便を利用し、支払わない場合は法的措置に移行するなどと記載することで、債務者に対して「法的措置が取られるかもしれない」と伝えることができ、支払いを促す効果が見込まれます。

債務者との交渉がまとまらない場合には、法的手段に訴えることになるでしょう。そのような場合に、内容証明郵便を利用した催告書は、債務者にどのような内容をいつ伝えたかということを証明する証拠として利用可能です。言った・言わないの水掛け論になることを防ぎます。

なお、債権には消滅時効がありますが、催告をしたときは、その催告をした時から6か月を経過するまでの間は、時効は完成しません。ただし、催告をしてから、その6か月以内に支払いを求める訴訟を提起するなどしないと、時効が完成してしまいます。催告を繰り返してもさらに6か月時効の完成が猶予されることにはなりません。催告による完成猶予は一度しかできない点に注意してください。

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催告書の構成とひな形

催告書の一般的な構成要素は次のとおりです。

  • 債務者(受取人)の住所氏名
  • 債権者(差出人)の住所氏名
  • 作成年月日
  • 「催告書」という表題
  • 対象となる債権の内容・金額・期限
  • 支払いが期限を過ぎてもされていないこと
  • 指定した期日までに支払い確認が取れない場合に法的措置をとること

催告書の文例を紹介します。作成時の参考にしてください。

催告書を内容証明郵便で送付する場合、送付用の文書とその謄本2通(差出人及び郵便局が各1通ずつ保存するもの)の作成が必要です。謄本の字数・行数には制限があり、句読点などの記号も1文字として数えるため注意が必要です。また、郵便物の料金と一般書留の加算料金に加えて、内容証明の加算料金が謄本の枚数に応じて必要になります。

謄本の字数・行数の制限は次のとおりです。

縦書きの場合:1行20文字以内、1ページ26行以内
横書きの場合:次の3つから、書きやすいものを選ぶことができます。

  • 1行20字以内、1ページ26行以内
  • 1行13字以内、1ページ40行以内
  • 1行26字以内、1ページ20行以内

配達証明付き内容証明郵便の料金の目安は次のとおりです。(2022年1月時点)

  • 普通郵便:84円
  • 内容証明料:440円(2枚目以降 260円/枚)
  • 書留料:435円
  • 配達証明料:320円
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催告書に関する注意点

内容証明郵便により送付する催告書は、債務者に支払いを促すための手段の一つとなります。しかし、注意点として、催告書を送付することにより債務者との関係にひびが入る可能性を考慮する必要があります。

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まとめ

催告書の意義、文例、注意点について解説しました。催告書を内容証明郵便で送付することにより、債務者にどのような内容をいつ伝えたかということを証明する証拠として利用可能になります。債権の時効完成が催告のときから6か月猶予される点もポイントです。

内容証明郵便には、謄本の字数・行数の決まりがある点を押さえておきましょう。なお、催告書により債務者との関係にひびが入る可能性もあるため、催告書の作成には注意が必要です。

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