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請求業務を効率化する方法とは?業務の流れや課題を理解しよう!

請求業務を効率化する方法とは?業務の流れや課題を理解しよう!

請求業務には、請求書発行、送付、入金消込、場合によっては督促などの多くの業務が含まれます。業務の流れを紹介し、どのような課題があるかについてまとめました。請求業務の課題を解決する方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

目次

請求業務の内容

請求業務とは、サービスや商品を提供した相手に対して代金の請求を行うことです。主に次の業務が含まれます。

  • 請求書の発行
  • 代金の回収
  • 入金の確認・消込
  • 未入金の案件に関しては督促の実施

いずれも正当な代金を受け取り、会社を円滑に運営していくために必要な業務です。特に請求書の発行は取引があったことを証明することにもなるため、間違いのないように丁寧に実施する必要があります。

請求業務の流れ

請求業務は以下の流れで実施します。

  1. 請求額の計算
  2. 請求書の発行
  3. 請求書の送付、入金確認
  4. 消込処理、督促業務

それぞれの業務について、詳しく見ていきましょう。

1. 請求額の計算

請求業務は、正確に請求額を計算することから始まります。取引の内容や単価、数量などを確認し、請求額を決定します。請求額を記載するときは、根拠となる単価を提示することと計算ミスがないことが重要です。少しでも間違いがあると取引先から信用を失う恐れもあるため、慎重に記載・計算しましょう。

2. 請求書の発行

請求額を計算した後で、請求書を発行します。請求書の発行にはオンラインと紙の2つの方法がありますが、いずれも次の情報を含めていることが必要です。

  • 請求書の発行元の名称、住所など
  • 請求書の受取先の名称、住所など
  • 請求が発生した取引の内容
  • 請求額
  • 支払い期限
  • 振込みによる支払いと決まっている場合は振込み先

抜け漏れがないように確認してから発行しましょう。

3. 請求書の送付、入金確認

請求書の送付は、オンラインか郵送のいずれかを用いることが一般的です。オンラインの場合であれば、メールに添付する形で送付します。

送付後、支払い期限までに入金されているか確認しておきましょう。入金されている金額が請求額と一致しているか、入金手数料を請求書発行元が負担する場合は差し引いた形で入金しているかも確認します。もし正しく入金されていない場合は、入金者に連絡し、追加入金を依頼する、もしくは返金処理を行うことも必要です。

4. 消込処理、督促業務

正しく入金されていることを確認してから、消込処理(けしこみしょり)を行います。消込処理とは帳簿に計上した売掛金に関するデータを削除し、請求と入金が対になるように整理することです。売掛金のままでは収益として扱うことができないため、消込処理を実施して、決算業務を進めていきます。

また、万が一取引先から入金されていないときは、督促が必要です。まずはメールなどで連絡し、それでも入金されないときは電話、手紙(督促状)などの手段も使い、入金を促します。

請求業務の種類

請求する方法としては、主に次の2つを利用します。

  • 都度請求
  • 締め請求

それぞれ取引先との関係やメリット、注意点が異なります。詳しく見ていきましょう。

都度請求

都度請求とは、取引が発生するたびに請求する方法を指します。取引を開始して間もないときや、継続的に利用するかどうかがわからないときなど、取引先との信頼関係を築くまでは都度請求により請求することが一般的です。

都度請求を行うことで、売り手側は未回収リスクを減らすことができます。また料金を回収するまで次の取引を制限すれば、万が一、回収するまでに時間がかかるときでも損害は抑えやすいでしょう。

その一方で、買い手側にとっては支払う回数が増えることになり、手間が増えます。また入金手数料を買い手側が負担する場合には、手数料がかさみ、利用しづらく感じるかもしれません。

締め請求

締め請求とは、締め日を決めて、期間内に発生した取引に関してまとめて請求する方法を指します。取引先と信頼関係を築いた後で利用することが一般的です。

締め請求にすると、買い手側は取引の度に入金せずに済むため、手間や手数料を削減できます。売り手側も取引ごとに入金を確認しなくてよくなりますが、取引発生から入金までの時間が長くなり、資金繰りに影響を与えたり、未回収リスクが高まったりする可能性があるため、注意が必要です。

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請求業務の課題

請求業務は、会社経営の中でも収入に関わる重要な業務です。よくある課題を理解しておくことで、請求業務がよりスムーズに進むでしょう。主に次の4つが請求業務の課題になります。

  • 請求額の算定に時間や工数がかかる
  • 請求書の発行、入金消込に手間がかかる
  • 未入金時にはフォローが必要
  • 書類管理が必要

それぞれの課題について解説します。

請求額の算定に時間や工数がかかる

請求額に間違いがあると、取引先からの信用を失う恐れがあります。取引先によって単価が異なることや、取引額が毎月変わることもあるため、丁寧に確認する必要があります。

また、消費税の計算も必要です。請求書の作成が自動化されていないときは、計算に時間がかかるだけでなく、計算ミスのリスクが高くなるでしょう。自動化システムを導入する、請求業務を外部に委託するなどの方法で、これらの課題を解決することができます。

請求書の発行、入金消込に手間がかかる

請求書には請求額だけでなく、発行者と受取先の情報や取引内容、単価などのさまざまな情報を記載します。すべての情報を一から入力するのはミスを招く元となるため、ある程度は自動化しておくことが不可欠です。

また、入金消込に手間がかかることも請求業務の課題といえます。入金後、一つひとつ売掛金が発生したときの取引を確認し、請求と入金以外のデータについては消込しなくてはいけません。取引先が増え、取引も増えると、入金消込業務の手間はさらに増えます。

未入金時にはフォローが必要

入金されていないときには、取引先に連絡し、入金を促す必要もあります。1回のフォローで入金してくれれば良いのですが、場合によっては数回督促が必要になることもあるでしょう。こういった業務は精神的な負担にもなり、他の業務を圧迫してしまう可能性もあります。

書類管理が必要

請求業務では、請求書や取引明細書などさまざまな書類が必要になります。管理に手間がかかるだけでなく、紙書類が増える点も課題です。紙の書類には紛失リスクもあり、また過去の取引を調べる際にもデータ化していないと検索しづらいのも課題といえるでしょう。

なお、改正電子帳簿保存法により、今後、帳簿をデータとして保存するときは検索性などの保存要件を満たすことも求められます。そのため、正しく管理するためのシステム導入も検討が必要です。

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請求業務効率化の方法

請求業務には請求書発行から入金確認、督促までの幅広い業務が含まれるだけでなく、課題も多く、なおかつ正確性も求められます。業務のスムーズな遂行と効率性向上を実現するためにも、次の3つの方法を検討してみましょう。

  • 業務フローの見直し
  • システム導入
  • 代行サービスの利用

それぞれの方法でどのように効率化を実現できるのか、詳しく解説します。

業務フローの見直し

請求業務において何度か繰り返しミスが発生している場合には、業務フローに問題があると考えられます。どの部分でミスが生じているのか、工程を一つひとつ洗い出してみましょう。また業務フローを見直すことで、作業が重複している部分やミスの原因となっている部分に気付くこともできます。

システム導入

計算ミスが生じることが多いときは、請求書の自動発行を可能にするシステムの導入も検討してみましょう。帳簿のデータ化も実現できるため、紙の書類が増えにくく、過去の取引を検索しやすいというメリットがあります。

ただし、導入時にはまとまったコストがかかる点に注意が必要です。費用対効果を確認してから、導入するようにしましょう。

また、システムを導入しても、実際に請求書を作成・発行・送付する社員が慣れるまでに時間がかかることもあります。場合によっては、システムを利用するためのセミナーを受けるなどして理解を深める必要があるかもしれません。

請求代行サービスの利用

請求業務の代行サービスに依頼する方法も検討できます。サービスの利用費用はかかりますが、請求書の発行・発送、代金回収、入金消込、督促など負担の多い請求業務をまるごとお任せすることができます。
また、中には入金保証つきのサービスもあるため、代金の回収率アップが期待でき、経営が安定しやすくなる点も特徴です。

請求代行サービス「マネーフォワード ケッサイ」は、東証プライム上場 株式会社マネーフォワードグループのマネーフォワードケッサイ株式会社が提供するサービスです。入金保証にも対応(※)していますので、より健全かつ安定した経営を目指す企業様に選ばれています。
※当社所定の条件を満たした場合に限ります。

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まとめ

毎月の請求業務には時間と手間がかかります。取引先が多く、取引案件も多い場合であれば、さらに工数がさかれているでしょう。解消すべき課題を明確にし、自社にあった改善策を導入することが必要です。

請求書発行から入金確認、未入金の回収までに起こりうる課題に対して解決策をご検討の方は、マネーフォワード ケッサイにぜひご相談ください。

マネーフォワード ケッサイは請求書の作成業務から未入金の回収まで請け負うだけでなく、2023年10月に施行されるインボイス制度にも対応予定の請求代行サービスです。(※)
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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

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