企業の経理で重要な業務の一つに「入金消込」（にゅうきんけしこみ）があります。個人の金銭管理にはない言葉なので初めて聞くと難しく感じるかもしれません。「入金消込」の基本と効率的に入金消込をする方法をお伝えします。
「消込」（けしこみ）とは、売掛金・買掛金といった債権・債務の勘定科目の残高を消す経理作業のことです。
まずは売掛金・買掛金について簡単に解説します。
商品販売やサービス提供によって、代金を受け取る権利が確定したが、代金はまだ入金されていない状態のもの
商品やサービスを受けて、代金を支払う義務が確定したが、代金はまだ支払ってない状態のもの
これらの売掛金・買掛金の代金が支払われた時に、請求通りの代金支払いが完了したことを確認する作業が「消込」です。
売掛金の消込と買掛金の消込のうち、売掛金の消込を「入金消込」と言います。相手企業から請求どおりに入金があったのかを確認し、債権を消します。
ちなみに買掛金の消込は「支払消込」と言います。
まったくIT化がされていない場合、発行した請求書と入金があった通帳の情報を１つずつチェックして、一致したものを消します。
入金消込は一見、請求と実際の入金の１：１の対応をチェックするだけの簡単な作業に思われますが、実際には下記のような問題が多く発生します。
請求期日までに入金が行われないことです。理由は、請求書の発行間違い・不着といった自社に起因するものと、振り込み先間違い・振り込み忘れ・資金不足といった請求先企業に起因するものがあります。未入金が発生した場合は、請求書の再発行や先方への督促などの手間がかかります。
請求金額と実際の入金金額が異なる場合、消込ができません。請求先へ連絡をして正しい金額の入金にする修正作業が必要です。金額相違が起きる原因は、振込手数料・消費税計算の相違・別の月の請求と合算入金など様々です。不足金額を請求したり、翌月繰り越しにしたりといった対応を重ねると、月次の数字が合わないといった問題が発生しやすくなります。
請求先の企業名と、実際に入金する口座の企業名が異なる場合があります。確かに請求先企業の入金であることを確認する手間がかかります。
同会社名・同額の請求が複数あり、どの請求に対する入金なのか確認することが困難な場合があります。
類似企業名や金額など判別しにくい入金内容が原因で、消し込み時に対応する請求を間違うことがあります。また、紙の通帳やエクセルなどを利用した入金消込では、単純な行の間違いや見落としといったミスもどうしても発生しがちです。
取引件数や取引先が多い場合、こういった入金消込のトラブルの発生件数も増え、月次決算の締めが遅れる原因になります。
このように入金消込は、一定以上の件数になると、手作業のみで行うことが非常に難しい業務です。このような課題を解消するために、様々な入金消込ツールや入金消込サービスが提供されています。
手作業による入金消込では、上記のような数多くのイレギュラー対応が必要となり、入金消込作業に慣れ、自社や取引先の個別の事情をよく理解した特定の担当者しか作業ができない状況になりがちです。入金消込ツールを利用すれば、属人的な知識を必要とする作業を大きく減らすことができます。
入金消込ツールを使えば、通帳の目視やエクセルの転記作業などが不要になるため、これまでより作業時間を削減することができます。単純作業の時間が減れば、その時間はより有意義な仕事に使うことができます。
入金消込ツールは他のシステムと直接データを連携できるため、手作業で発生していたデータの間違いが減り、より正確な経理を実現することができます。
入金消込が遅れると、未入金への督促業務も遅れてしまいます。請求先企業の未入金の原因が資金不足の場合、一刻も早い督促が重要です。
入金状況がリアルタイムに確認できる入金消込ツールを使えば、未入金に早く気付き対応することができます。
入金消込ができるツールやサービスはさまざまありますが、おすすめはマネーフォワード ケッサイのような「請求代行サービス」です。
請求代行サービスなら、入金確認・消込作業はすべてサービス提供企業が代行してくれるので、利用企業は銀行口座を確認し請求金額と入金金額を突き合わせる消込作業は一切不要になります。
加えて、与信審査や請求書の発行や発送といった業務もアウトソースできるので月末月初の忙しいタイミングでも余裕をもって業務に対応することが可能になります。
▼企業間後払い請求代行サービス「マネーフォワードケッサイ」
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入金消込は数が少ないうちは大きな負担ではないものの、自社で発生したすべての取引の請求を1件ずつ正確に確認する必要があるので、取引先が増えたり事業が拡大するのに比例して負担の大きな経理作業になります。また、月初など毎月特定の期間に経理担当者の負荷が集中することも課題です。
手作業による入金消込の課題を理解し、ツール導入によって入金消込の効率化することは経理担当者の負担軽減だけではなく、貸し倒れを防ぎ、企業の資金運営の安定化にもつながります。
入金消込が大変だなと感じた方は、ぜひ入金消込もできる請求代行サービスの導入を検討してみてください！
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