Article
請求代行・決済代行のお役立ち記事
経理業務をペーパーレス化するメリットは?ペーパーレス化が進む理由や進め方を解説

経理業務をペーパーレス化するメリットは?ペーパーレス化が進む理由や進め方を解説

経理業務のペーパーレス化が進んでいます。2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データとして受け取った領収書などはデータのままの保存が義務化されたことも、経理業務のペーパーレス化を後押ししています。経理業務をペーパーレス化するメリットや導入方法をまとめました。

目次

経理業務のペーパーレス化が進む理由

以前は、法律面においてペーパーレス化を進めにくい状態でした。たとえば紙の領収書をスキャンし、電子データとして保存することは可能でしたが、事前に税務署長の承認を得る必要がありました。満たすべき条件が多く、ペーパーレス化するメリットよりもデメリットが多い印象もあったでしょう。

しかし、2022年1月に電子帳簿保存法が大幅に改正されたことにより、ペーパーレス化しやすい条件が整いました。改正後は、電子データとして受け取った経理書類は電子データのまま紙書類として受け取った書類は紙あるいは電子データとして保存することが義務化されています。また、紙書類を電子データとして保存する場合も、従来のように税務署長の承認を得る必要がありません。

ただし、電子データをそのまま保存することが難しい状況にあるときは、2022年1月1日~2023年12月31日の2年間に限り、電子データを紙に出力して保存することも認められます。なお、2024年1月1日以降は例外なく、電子データは電子データのままの保存が義務とされるため、早めに電子データ保存に対応しておくことが必要です。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

経理業務をペーパーレス化するメリット

経理業務のペーパーレス化には、次のメリットもあります。

  • 書類に関するコストを削減できる
  • 書類を保管するスペースを削減できる
  • セキュリティリスクを軽減できる
  • 作業を効率化できる
  • 書類の検索が容易になる

それぞれのメリットについて説明します。

書類に関するコストを削減できる

書類を紙で作成する場合や電子データを紙書類として印刷する場合、さまざまなコストがかかります。たとえば、印刷紙やプリンターのインク、ファイリングに必要なファイルなどが必要です。領収書などは収入印紙の貼付も必要になります。

ペーパーレス化をすれば、これらのコストがかかりません。また、電子領収書は収入印紙の貼付も不要なため、印紙代も節約できます。

書類を保管するスペースを削減できる

書類を電子データで保存すれば、保管スペースを維持する必要がなくなります。書類が増えたからといって棚などを新たに購入する必要がなく、また、保管用に外部の倉庫を借りている場合は倉庫代も削減できます。

書類は法人であれば原則として7年間の保管義務があるため、すぐには破棄できません。増える一方の書類を保管するスペースを削減できることも、経理業務をペーパーレス化するメリットです。

セキュリティリスクを軽減できる

電子データとして保存すれば、アクセス制限の設定が可能です。社内外に流出するリスクを抑えられ、セキュリティリスクも軽減できるでしょう。

作業を効率化できる

会計ツールなどのシステムを導入すれば、これまで手動で行っていた請求書発行や記帳を自動化できます。作業時間を短縮でき、他の業務に時間を使えるようになるでしょう。

また、複数人で経理を担当している会社も、システムの導入により人員を削減できるかもしれません。人件費の削減につながるだけでなく、よりクリエイティブな作業に人材を活用できる可能性が広がります。

書類の検索が容易になる

書類を電子データとして保存すると、書類名で検索できるようになります。必要な書類をすぐに見つけられるため、書類を探す無駄な時間を減らすことができるでしょう。これにより、ほかの作業に影響が及ぶことも少なくなるかもしれません。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

経理業務をペーパーレス化するデメリット

メリットの多い経理業務のペーパーレス化ですが、いくつか注意する点もあります。とりわけ次の3点はデメリットになることがあります。

  • 導入にコストや時間がかかる
  • 従業員への教育が必要になる
  • ネットワークやシステム障害の影響を受ける場合がある

それぞれの注意点について具体的に見ていきましょう。

導入にコストや時間がかかる

会計ツールなどのシステムを導入すれば、印刷紙やインク、ファイルなどの節約も可能になります。しかし、ツール・システムの導入には費用がかかります。そのため、一時的にはかかるコストが増えることになりかねません。

また、導入だけでなく維持・管理にも費用がかかります。セキュリティ対策ソフトを導入する費用なども見積もっておきましょう。

従業員への教育が必要になる

デジタルツールの取り扱いを得意とする方もいますが、すべての従業員がすぐに対応できるわけではありません。

ペーパーレス化できるツール・システムを導入しても業務が滞りなく実施できるよう、事前に従業員の教育や業務フローの整備などを実施しておく必要があります。

ネットワークやシステム障害の影響を受ける場合がある

システムや回線に障害が発生したときは、データの閲覧・共有が難しくなります。たとえばネットワークエラーが生じ、領収書などの書類が正しく保存されない可能性もあるでしょう。

また、誤ってデータを消去してしまうこともあります。すぐに気づけば復元できる場合もありますが、気づかずに時間が経過し、完全削除されてしまうかもしれません。

そのほかにも、インターネット環境やパソコンの処理速度に問題があり、業務に支障が出るリスクがあります。経理業務をペーパーレス化する前に、インターネット環境とパソコンのスペックに問題がないかチェックしておくことが必要です。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

経理業務のペーパーレス化の進め方

経理業務のペーパーレス化は、次の手順で進めていきましょう。

  1. 目的を明確にする
  2. ペーパーレス化する書類を決める
  3. 導入するシステム・ツールを選定する
  4. 従業員への周知・教育を行う

順に説明します。

1.目的を明確にする

ペーパーレス化する目的を明確にしておきましょう。目的によって、ペーパーレス化する書類やシステムの選定は変わります。また、経理部門だけでなく全社的にも目的を共有しておくことが必要です。

2.ペーパーレス化する書類を決める

いきなりすべての書類をペーパーレス化する必要はありません。まずはデータ化すべき書類を選定し、ペーパーレス化を推進する書類の優先順位を決定していきましょう。

ただし、導入するシステムによっては、受注書から請求書、受領書などの書類すべてをワンストップで作成できることがあります。その場合は、導入時の負担は大きくなりますが、まとめてペーパーレス化するほうが効率がよいかもしれません。

3.導入するシステム・ツールを選定する

既存システムと連携できるシステム・ツールなら、導入時の混乱をある程度回避できる可能性があります。たとえば顧客データの管理に使っているシステムと連携すれば、データの入力間違いを回避でき、少ない手間で会計システムを導入できるでしょう。

4.従業員への周知・教育を行う

会計システム・ツールの導入に対して、社内の理解を得ることも必要です。書類を電子データで作成・保存する必要性や意図を従業員全体に説明し、業務がどのように変わるのか具体的に周知します。

また、システム導入に必要なスキルについての教育を実施し、全社的なITスキルの向上も目指しましょう。

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

まとめ

2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、経理のペーパーレス化への対応が、すべての会社に求められています。コスト削減や作業効率化、セキュリティリスクの軽減など、ペーパーレス化によるメリットは多いため、まだ実施していない場合は検討してみてはいかがでしょうか。

どの会計システムを導入するか迷ったときは、ぜひ請求代行サービスの「マネーフォワード ケッサイ」をご検討ください。「マネーフォワード ケッサイ」では、請求書の作成・発行から、取引先への送付、入金確認までトータルで対応しています。督促業務などにも対応しているため、会計担当者の時間的・心理的な負担の削減にもつながります。

ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

マネーフォワード ケッサイについて詳しくはこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

資料ダウンロードはこちら(無料)
お問い合わせ・ご相談はこちら
実際のデモ画面を見る
インボイス制度の解説セミナーはこちら
マネーフォワード ケッサイについてはこちら
プラン・料金はこちら

FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

関連記事

「掛け払い」と「後払い」の違い

「掛け払い」と「後払い」の違い

銀行振り込みの入金確認を自動化する方法は?お礼メールは必要?

銀行振り込みの入金確認を自動化する方法は?お礼メールは必要?

この記事を読んだ方におすすめの資料

No items found.
  • Money Forward Kessai 面倒な企業間の請求業務はまるごとおまかせ!請求代行サービスについて
  • インボイス制度・電子帳簿保存法への取り組みについて詳しくはこちら
  • 3分でわかる!サービス紹介資料 企業間後払い決済・請求代行サービス ダウンロードはこちら

おすすめ記事