経理業務のペーパーレス化が進んでいます。2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データとして受け取った領収書などはデータのままの保存が義務化されたことも、経理業務のペーパーレス化を後押ししています。経理業務をペーパーレス化するメリットや導入方法をまとめました。
以前は、法律面においてペーパーレス化を進めにくい状態でした。たとえば紙の領収書をスキャンし、電子データとして保存することは可能でしたが、事前に税務署長の承認を得る必要がありました。満たすべき条件が多く、ペーパーレス化するメリットよりもデメリットが多い印象もあったでしょう。
しかし、2022年1月に電子帳簿保存法が大幅に改正されたことにより、ペーパーレス化しやすい条件が整いました。改正後は、電子データとして受け取った経理書類は電子データのまま、紙書類として受け取った書類は紙あるいは電子データとして保存することが義務化されています。また、紙書類を電子データとして保存する場合も、従来のように税務署長の承認を得る必要がありません。
ただし、電子データをそのまま保存することが難しい状況にあるときは、2022年1月1日～2023年12月31日の2年間に限り、電子データを紙に出力して保存することも認められます。なお、2024年1月1日以降は例外なく、電子データは電子データのままの保存が義務とされるため、早めに電子データ保存に対応しておくことが必要です。
経理業務のペーパーレス化には、次のメリットもあります。
それぞれのメリットについて説明します。
書類を紙で作成する場合や電子データを紙書類として印刷する場合、さまざまなコストがかかります。たとえば、印刷紙やプリンターのインク、ファイリングに必要なファイルなどが必要です。領収書などは収入印紙の貼付も必要になります。
ペーパーレス化をすれば、これらのコストがかかりません。また、電子領収書は収入印紙の貼付も不要なため、印紙代も節約できます。
書類を電子データで保存すれば、保管スペースを維持する必要がなくなります。書類が増えたからといって棚などを新たに購入する必要がなく、また、保管用に外部の倉庫を借りている場合は倉庫代も削減できます。
書類は法人であれば原則として7年間の保管義務があるため、すぐには破棄できません。増える一方の書類を保管するスペースを削減できることも、経理業務をペーパーレス化するメリットです。
電子データとして保存すれば、アクセス制限の設定が可能です。社内外に流出するリスクを抑えられ、セキュリティリスクも軽減できるでしょう。
会計ツールなどのシステムを導入すれば、これまで手動で行っていた請求書発行や記帳を自動化できます。作業時間を短縮でき、他の業務に時間を使えるようになるでしょう。
また、複数人で経理を担当している会社も、システムの導入により人員を削減できるかもしれません。人件費の削減につながるだけでなく、よりクリエイティブな作業に人材を活用できる可能性が広がります。
書類を電子データとして保存すると、書類名で検索できるようになります。必要な書類をすぐに見つけられるため、書類を探す無駄な時間を減らすことができるでしょう。これにより、ほかの作業に影響が及ぶことも少なくなるかもしれません。
メリットの多い経理業務のペーパーレス化ですが、いくつか注意する点もあります。とりわけ次の3点はデメリットになることがあります。
それぞれの注意点について具体的に見ていきましょう。
会計ツールなどのシステムを導入すれば、印刷紙やインク、ファイルなどの節約も可能になります。しかし、ツール・システムの導入には費用がかかります。そのため、一時的にはかかるコストが増えることになりかねません。
また、導入だけでなく維持・管理にも費用がかかります。セキュリティ対策ソフトを導入する費用なども見積もっておきましょう。
デジタルツールの取り扱いを得意とする方もいますが、すべての従業員がすぐに対応できるわけではありません。
ペーパーレス化できるツール・システムを導入しても業務が滞りなく実施できるよう、事前に従業員の教育や業務フローの整備などを実施しておく必要があります。
システムや回線に障害が発生したときは、データの閲覧・共有が難しくなります。たとえばネットワークエラーが生じ、領収書などの書類が正しく保存されない可能性もあるでしょう。
また、誤ってデータを消去してしまうこともあります。すぐに気づけば復元できる場合もありますが、気づかずに時間が経過し、完全削除されてしまうかもしれません。
そのほかにも、インターネット環境やパソコンの処理速度に問題があり、業務に支障が出るリスクがあります。経理業務をペーパーレス化する前に、インターネット環境とパソコンのスペックに問題がないかチェックしておくことが必要です。
経理業務のペーパーレス化は、次の手順で進めていきましょう。
順に説明します。
ペーパーレス化する目的を明確にしておきましょう。目的によって、ペーパーレス化する書類やシステムの選定は変わります。また、経理部門だけでなく全社的にも目的を共有しておくことが必要です。
いきなりすべての書類をペーパーレス化する必要はありません。まずはデータ化すべき書類を選定し、ペーパーレス化を推進する書類の優先順位を決定していきましょう。
ただし、導入するシステムによっては、受注書から請求書、受領書などの書類すべてをワンストップで作成できることがあります。その場合は、導入時の負担は大きくなりますが、まとめてペーパーレス化するほうが効率がよいかもしれません。
既存システムと連携できるシステム・ツールなら、導入時の混乱をある程度回避できる可能性があります。たとえば顧客データの管理に使っているシステムと連携すれば、データの入力間違いを回避でき、少ない手間で会計システムを導入できるでしょう。
会計システム・ツールの導入に対して、社内の理解を得ることも必要です。書類を電子データで作成・保存する必要性や意図を従業員全体に説明し、業務がどのように変わるのか具体的に周知します。
また、システム導入に必要なスキルについての教育を実施し、全社的なITスキルの向上も目指しましょう。
2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、経理のペーパーレス化への対応が、すべての会社に求められています。コスト削減や作業効率化、セキュリティリスクの軽減など、ペーパーレス化によるメリットは多いため、まだ実施していない場合は検討してみてはいかがでしょうか。
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