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督促状の書き方と送付タイミング

2021-09-24

掛け売り取引において代金を確実に回収し、期日通りに代金の入金が行われることは安定した事業を行うために必要不可欠です。

しかし、場合によっては代金未回収の発生や、担当者や責任者へ確認・連絡を行っても入金が確認できないという事態も起こり得ます。その場合に取引先へ「督促状」を送付し、速やかな代金回収を行います。

この記事では、督促状とは何か、督促状の基本的な書き方と送付のタイミングなど、督促状に関する情報をご紹介します。

目次

催促状と督促状は違うの?

ほとんどの場合、取引先に督促状を送付する前に催促状を送付します。

催促状とは、支払いが遅れている相手へ支払いを促すものです。基本的には法的措置について記載することはありません。督促状と比較すると相手への効力は弱いですが、少額な債権や相手への初期対応として行ないます。

一方の督促状は、催促状と同じように支払いを促すのが目的ですが、裁判申し立ての一歩手前の段階です。そのため、応じない場合には法的措置をとるという旨の記載が可能です。

国や自治体が、納付すべき租税を納付しない納税者に対して納付を促すときにも、督促状が使われます。

支払期日までに代金の入金が確認できない場合には、「督促状」を送付しましょう。その後に支払いが行われなかった場合は「督促状」の送付を行い、代金回収を行います。

督促状の基本的な書き方と送付のタイミング

実際に督促状を送付する場合には、どのような内容を記載すればよいのでしょうか。

督促状の基本構成要素は、次の項目です。

  • 発行日または提出日
  • 宛先、名前
  • 差出人
  • 表題
  • 支払要求
  • 法的措置に言及

督促状の例

督促状の例をご紹介します。

下記のようなテンプレートとして作成して、業務の担当者間で共有しておくとよいでしょう。

督促状を作成する際には、丁寧な表現で相手にわかりやすく、事実を端的に記載することが大切です。送付は普通郵便で行い、封書には督促状に加えて既に発行済の請求書、あるいはそのコピーも同封しておきましょう。同封する請求書には「再発行」という印を押しておくと、先方の二重計上を防ぐことができます。封書の表書きも「請求書」や「お支払いに関する重要なお知らせ」等、わかりやすく朱書表記しておくとよいです。

督促状の送付のタイミング

代金未回収が確認された場合、まずは催促メールあるいは催促状を取引先に送付します。

催促メールを送るタイミングは、支払期日の当日でも問題はありませんが、催促状は3日~1週間程度経過してからが一般的です。支払期日を過ぎたタイミングで、「〇日までの支払いをお願いしておりましたが、ご状況いかがでしょうか」といった内容で取引先に確認してみましょう。

それでも支払いが行われない場合には、督促状を送付します。

督促状を出しても支払いが行われない場合の対処法

督促状を2度、3度と送付しても入金が行われない場合には、普通郵便ではなく「内容証明郵便」の送付を検討しましょう。内容証明郵便は、送った日、誰から誰に送ったのか、どのような内容の文書を送ったのか、という3点を証明できます。

代金未回収による業務担当者の心理的負担を回避する方法とは?

企業間の取引において代金が回収できないというトラブルは、利益の損失に関係し、資金繰りにも影響します。

また、代金未回収が多いと、仕入先や取引先から管理能力が低いとみなされ今後の取引にも影響しかねません。そのため、最も回避したいリスクの一つとして業務担当者は常に心理的負担を抱えることにもつながります。

入金の確認ができない相手先へ、幾度も支払い催促の連絡を入れたり、催促状の送付、更には督促状を送るという作業は非常に骨の折れる作業です。そのため、バックオフィスの要ともいえる経理業務の負担軽減は、企業における課題の1つでもあります。

請求代行サービスを利用するという方法も

  • 確実に売掛金を回収したい
  • 未回収のリスクを減らしたい
  • 業務担当者の負担を減らしたい

これらの悩みを一気に解決する方法として、「請求代行サービス」を利用するという方法があります。請求代行サービスでは、企業の与信管理から請求書の発行・発送、売掛金回収、入金確認、未入金時の連絡まで行ってくれるものです。

日々の業務が忙しく、与信管理まで手が回らないというケースは多々ありますが、与信管理を通過していれば、入金が保証され、代金未回収のリスクも事前に防げます。

外部へ委託するのは心配との声が聞かれることもありますが、上記のような懸念事項を代行サービスへ委託することで、本来の業務に集中することができます。その結果が売上に直結する場合もあります。

マネーフォワードケッサイでも、掛け売りに必要な与信管理・請求書の発行・入金管理・未入金フォローなど、請求業務に関わるすべてのプロセスを代行しています。万が一、未入金が発生した場合にも入金を保証、リスクなく掛け売りが可能なサービスをご提供しています。

導入事例:株式会社利他フーズ

まとめ

今回は、督促状の書き方や送付のタイミング、支払いが行われない場合の対処法などをご紹介しました。

代金未回収は、売上はもちろんのこと、資金繰りにも大きく影響が及びます。督促状を送付せずに時間が経過すると、5年で消滅時効となり、その後は請求できなくなってしまうというリスクも。

そのため早急な対応を求められますが、業務担当者の負担が大きくなることも否めません。どうしても支払いに応じてもらえない場合には、税理士や弁護士に相談して早急にアドバイスを求めることが必要です。

このようなリスクを回避し、業務効率化を図る上でも「請求代行サービス」の利用がおすすめです。代金未回収や業務過多でお困りの方は、導入をご検討してみてはいかがでしょうか。




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