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入出金管理(出納業務)とは?経理業務の基本をわかりやすく解説

入出金管理(出納業務)とは?経理業務の基本をわかりやすく解説

#経理業務

入出金管理とは、経理業務の一つである、出納業務のことです。今回は、具体的にはどのような仕事が含まれるのか、また、適切に行うことでどのようなメリットが得られるのかを解説します。入出金管理をするときの注意点や効率化についても説明するので、ぜひお役立てください。

目次

入出金管理業務(出納業務)とは

経理の業務は出納業務と記帳業務、集計業務の3つに分けることができます。それぞれの業務内容は以下のとおりです。

  • 出納業務:現金の入出金、預金の残高の管理業務
  • 記帳業務:入出金の履歴を記帳する業務
  • 集計業務:入出金を記した帳簿から決算書類を作成する業務

 今回ご説明する入出金管理業務とは、出納(すいとう)業務とも呼ばれる経理業務の一つです。現金や預金の動きについて逐一記録し、記録と手元にある金額や預金額が一致しているかを確認します。入出金管理業務を正確に行うことで、会社の資本力を正しく把握することが可能になるため、会社にとって重要な業務です。

入出金管理業務の2つの種類

入出金管理業務は、管理する対象によって「現金」と「預金」の2つに分けることができます。現金とは手元にあるお金のことで、預金とは口座で管理しているお金のことです。それぞれどのような業務を行うのか、詳しく見ていきましょう。

現金による入出金管理業務

商品を販売して代金を受け取る、あるいは口座から現金を引き出すなどの行為は、いずれも現金による入出金を示しています。現金の移動があったときは、正確に仕訳をし、記録として帳簿に残しておくことが必要です。

例えば、商品Aを5,000円で販売し、現金として売上金を得たときは、以下のように仕訳をすることができます。

借方 貸方 摘要
現金 5,000円 売上高 5,000円 A 現金売上

また、B銀行の普通預金から3万円引き出したときは、以下のように仕訳ができます。

借方 貸方 摘要
現金 30,000円 普通預金 30,000円 B銀行普通預金引出

その他、現金で仕入れをしたときや日用消耗品を現金で購入したとき、現金を口座に入金したときなど、現金を支払ったときも、「貸方」の勘定科目を「現金」として仕訳をし、正しく帳簿に記録しておくことが必要です。

例えば、会社の消耗品としてティッシュペーパーを1,000円分購入したときは、以下のように仕訳が可能です。

借方 貸方 摘要
消耗品費 1,000円 現金 1,000円 ティッシュペーパー代

また、C社から商品Dを30万円分、現金で仕入れたときは、以下のように仕訳をしましょう。

借方 貸方 摘要
商品仕入高 300,000円 現金 300,000円 C社 Dの代金として

預金による入出金管理業務

預金額に変動があったときは、入出金管理業務が必要になります。例えば、E社から、Fの代金として売掛金扱いにしていた30万円が振り込まれたときは、次のように仕訳をすることが可能です。

借方 貸方 摘要
普通預金 300,000円 売掛金 300,000円 E社 Fの代金(売掛金)

預金から引き落とされたときも、仕訳をして帳簿に記載します。例えば事務所の家賃20万円が引き落とされた場合は、以下のように仕訳をしましょう。

借方 貸方 摘要
地代家賃 200,000円 普通預金 200,000円 〇年〇月分事務所家賃
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入出金管理業務(出納業務)を適切に行うメリット

入出金管理業務では、現金や預金に移動が起こる度に逐一記録することが求められます。手間がかかり、決して負担が少ないとはいえない業務ですが、適切に行うことで以下のメリットが得られるでしょう。

  • 資金の流れがつかみやすくなる
  • 予算を立てやすくなる

それぞれについて、どのような点がメリットといえるのか詳しく解説します。

資金の流れがつかみやすくなる

入出金管理業務を実施することで、現金・預金を含めた資金の流れがわかりやすくなります。1ヵ月分、1年分とまとめて見れば、資金の流れがつかみやすくなるでしょう。

例えば同じ支出項目が頻繁に生じているときであれば、まとめて購入することで、入出金管理業務の簡略化が実現するかもしれません。また、入出金管理業務を丁寧に行うことで、取引においても役立つことがあります。月末締めの取引先が多いのであれば、月末に向けて資金を確保するなどの見通しが立てやすくなるでしょう。

予算を立てやすくなる

入出金管理業務を続けることで、過去の現金や預金の移動を把握できるだけでなく、今後の流れも予想がつきやすくなります。資金の流れを予想できれば、予算も立てやすくなるでしょう。光熱費や仕入れなどに必要な金額も前もって予想できるので、支払いのときになって現金や預金が不足するなどのケースも回避しやすくなります

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入出金管理業務(出納業務)の注意ポイント

入出金管理業務を丁寧に行うことで、現在の資金の流れをつかみやすくなるだけでなく、将来の見通しも立てやすくなるでしょう。しかし、正確な入出金管理業務を実施するためには、いくつか注意すべき点があります。特に注意したい2つのポイントについて見ていきましょう。

  • 業務に手間がかかることがある
  • 手作業で業務を行うとミスが生じやすい

それぞれについて、詳しく解説します。

業務に手間がかかることがある

入出金管理業務は、手間がかかることがあります。例えば、クレジットカードで支払った場合であれば、クレジットカード決済をしたタイミングとクレジットカードの利用料金が引き落とされたタイミングの2回、帳簿に記載する必要があるでしょう。

また、掛売をしたときも同様です。取引が成立したタイミングと代金が入金されたタイミングの2回、帳簿に記載する必要があります。手間がかかり、負担に感じるかもしれません。

手作業で業務を行うとミスが生じやすい

入出金管理業務を手作業で行うと、ミスが生じることがあります。仕入れ業者を間違って記録するといったことは少なくても、数字を間違って記録するかもしれません。ミスが生じると帳簿上の残高と口座残高にずれが生じ、帳簿の見直しが必要になるため、さらに手間がかかります。

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入出金管理業務(出納業務)を効率化する方法

経営を行うにあたって、入出金管理業務は欠かせません。しかし、入出金管理業務は手間がかかり、負担になることがあります。以下の2つの方法で効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

  • 入出金管理業務アプリなどのツールを導入する
  • 外部業者に委託する

それぞれの方法について、詳しく解説します。

入出金管理業務アプリなどのツールを導入する

入出金管理業務アプリなどのツールを導入すれば、計算ミスがなくなります。入力する手間は省けませんが、紙ではなくコンピュータでデータとして管理することで、同じ取引先だけでまとめて閲覧することが可能になるでしょう。以下のいずれかに当てはまるときは、ツール導入を検討してください。

  • 計算ミスが多い
  • 手書きよりもパソコン入力のほうが慣れている
  • 過去のデータを分析して資金計画に活かしたい

外部業者に委託する

出納業務を外部業者に委託するという方法もあります。以下のいずれかに当てはまる方は、外部委託も検討してみましょう。

  • 入出金が多く入力業務を含めた経理業務が負担
  • 入力の際にミスが起こりやすい
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まとめ

入出金管理業務は経営を維持していく上で不可欠な業務です。正しく管理することで、資金の流れがつかめるだけでなく、資金計画を立てやすくなり、より効率的な経営を実現できます。入出金管理業務の負担が大きいときは、ツール導入や外部業者への委託も検討してみましょう。企業間の掛け売りを行っていて、経理業務全体の負担を減らしたいとお考えの方には請求代行サービスのご利用もおすすめします。

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