請求代行サービスで消込業務の負担が減る理由

まず、消込業務はどんな業務かを説明します。

請求書の金額と入金金額を確認し、照合出来たら消込

顧客に送付した請求書の控えと実際に入金された金額を確認し、同じ金額の場合は消込ます。計上方法により、消費税の誤差が数円〜数十円発生する場合には全く同じ金額にはなりません。そのため、このようなケースではいくらまでが許容範囲か、あらかじめ決めておきます。

請求書の金額と入金金額に誤差がある場合や入金がない場合には個別対応

請求書の金額と実際に顧客から入金された金額に誤差がある場合には、顧客に連絡して確認します。顧客が払い忘れていただけならば、すぐに対応してもらいましょう。入金見込みで支払の予定を立てていると、顧客からの入金が遅れると資金繰りが悪化する恐れがあるからです。

この時に、顧客が支払い間違えたのではなく、請求した金額自体が間違っているケースもあります。お互いに認識が違うと、一件ずつの取引の個数や金額を照合する必要があり問題究明するのが非常に手間です。そのため、請求書を発行した時点で必ず請求金額が正しいか確認するようにしましょう。

では消込み業務を行う際の注意点には、どんなことがあるのかを紹介します。

請求先が多いと消込に時間がかかる

請求先が多いと何十件〜数百件のデータを付け合わせる必要があり、照合完了するまでに時間がかかります。経理担当者の人数が少ないと、取引先が増える都度負担は増えてしまうのです。

入金する時間にばらつきがあると1日消込作業に時間を取られる

入金時間は、取引銀行や顧客が支払った時間によって、口座の残高に反映されるまでバラつきがあります。その結果、1日中消込業務に追われることもあるでしょう。特に、財務にインパクトがある金額がなかなか入金されないと心配になりますし、他の業務に集中できなくなることもあるでしょう。

見落としがあれば顧客に二重請求してしまう恐れがある

取引先が多く、入金を見落としてしまった場合、顧客に二重請求してしまう恐れがあります。顧客としては、きちんと支払ったのにも関わらず再度請求されるといい気がしません。また、管理体制に疑問を抱き、取引継続を躊躇するかもしれません。お金を取り扱う経理は失敗が許されませんし、失敗すると大きく信用を落とすことにもなります。このような失敗をしないためにも、消込業務は慎重かつ確実にすることが必要です。

部署ごとに請求書を発行しているケースなどでは照合しにくい

大手企業との取引は、部署ごとに請求書を発行しているケースがあります。このようなケースでは、全ての入金が完了するまで照合がしにくいです。一括で支払ってくれる場合は問題ありませんが、請求書ごとにバラバラに入金されるのであれば、入金が終わったら一報をもらうなど、経理同士で取り決めをしておきましょう。

消込業務を負担に感じているのであれば、請求代行サービスの利用がおすすめです。請求代行サービスを利用するメリットを紹介します。

消込作業を丸投げできる

請求代行サービスを利用すると消込業務を請求代行会社へ丸投げできます。消込作業は入金が集中する月末日に集中する傾向にありますが、取引先が多く確認すべき入金が多いケースでは経理担当者の負担が大きくなってしまいます。業務量が多ければ当然ミスもしやすくなりますので、消込業務を丸投げできれば経理担当者の負担を軽減し、ミスも減らすことができるでしょう。

与信審査や、請求書発行・発送なども代行してもらえる

請求代行サービスを利用すると、請求書の発行・発送といった面倒な作業が多い請求業務も代行してくれます。また、顧客からの支払いがなかった場合にも入金保証があり、経理担当者が催促する必要もありません。

属人化を防げる

消込作業は属人化しやすい業務です。例えば、昔からの取り決めで請求先からの入金がギリギリ、複数の銀行から支払われる、A社の入金を確認してからB社へ支払いをするなどといったケースでは経理担当者の知識ありきで作業が進みます。お金を取り扱う経理は失敗が許されないので、ベテランの担当者が何年も同じ業務に就くことが多いです。誰が見ても理解できるマニュアルが用意されていれば良いですが、担当者が休んだり、退職したりすれば引継に苦労するでしょう。

しかし、請求代行サービスに依頼すれば請求業務を業者に全て任せることができ、担当者はデータの確認だけで済みます。属人化を防ぐことで、業務の効率を上げることができるでしょう。

請求に割いていたリソースを他業務に充てることができる

月末月初に集中しがちな請求業務から解放されることで、その時間を他の業務に充てることができます。財務の分析やカスタマーサポートの充実など、コア業務に時間を使うことでサービス価値を高めることが可能です。

消込業務は、経理部の負担が大きい業務です。もし負担に感じているのであれば、請求代行サービスの導入をおすすめします。請求代行を活用することで、請求書の発行〜消込までを任せることができますし、万が一支払いがない時には催促もしてもらえます。経理部の業務効率化に導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。