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請求代行サービスとは?利用のメリットや選び方、注意点を説明

請求代行サービスとは?利用のメリットや選び方、注意点を説明

請求代行サービスとは、請求書に関わるさまざまな業務を代行するサービスです。例えば、請求書の作成や送付、入金が遅れている取引先に対して督促をする業務などにも対応していることがあります。利用のメリットやサービスの選び方について説明します。

目次

請求代行サービスとは?

請求代行サービスとは、請求書の発行に関わるさまざまな業務を代行するサービスです。請求データを請求代行サービスに連携することで、期間内に発生した取引が一元管理され、請求書の作成や発行、送付、入金確認などの業務をすべて代行してもらえるようなサービスもあります。

業種にもよりますが、請求業務は月末などの特定の時期に偏る傾向があります。取引先や顧客が多い場合は請求業務の負担が大きく、他の業務に支障が出ることも珍しくありません。外部サービスに委託することで、請求業務の負担を軽減し、より売上につながる業務に専念しやすくなります。

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請求代行サービスで対応可能な業務

請求代行サービスで対応可能な業務としては、次のものが挙げられます。

  • 与信業務
  • 請求業務
  • 入金確認業務
  • 督促業務

なお、すべての請求代行サービスが上記のすべての業務に対応しているわけではありません。それぞれの業務内容について紹介するので、依頼したい業務内容に対応しているかどうかを確認してから請求代行サービスを選ぶようにしましょう。

与信業務

請求書により代金を支払ってもらう取引(掛取引)では、代金を受け取る前に商品・サービスを取引先に提供することになります。取引を開始する前に、取引先に十分な支払い能力があるのか、また、信用できる取引先なのかを審査しておくことが必要です。

請求代行サービスの中には、与信業務に対応しているところもあります。取引前にしっかりと審査をしておけば、代金が未回収になる可能性も低くなり、安心して取引を行うことができるでしょう。

請求業務

請求業務とは、請求書を発行する前後の業務を指します。販売管理データから請求書を作成すること、印刷して封入し、取引先に送付することなども請求業務に含まれます。

また、近年は紙の請求書を使用しない企業も少なくありません。電子請求書を作成してメールで添付送信する請求代行サービスもあるので、検討時にはよく確認しておきましょう。

入金確認業務

請求代行サービスによっては、請求後の対応も請け負っていることがあります。

  • 請求書に記載した支払い期限までに取引先から入金があったのかを確認する
  • 入金があった場合には消込作業を行う

取引先が多い場合は、入金確認や消込作業だけでも膨大な手間がかかります。また、消込作業に間違いが生じると経理全体で見直しが必要になります。経理業務の正確性を高め、業務負担を軽減するためにも、請求業務から消込作業までをワンストップで対応できる請求代行サービスを選ぶようにしましょう。

督促業務

すべての取引先が支払い期限までに入金してくれればよいのですが、取引先によっては期限になっても入金されない可能性もあります。その場合は、督促を行うことになりますが、手間がかかるだけでなく精神的にも負担が大きいため、できれば避けたいと考える方も多いでしょう。

請求代行サービスの中には、次のような督促業務に対応しているところもあります。

  • 督促状を作成・送付する
  • 督促後の入金確認、消込作業

また、入金保証を実施している請求代行サービスもあります。入金保証とは、条件を満たしている取引であれば、支払い期限までに取引先から入金があるかどうかに関わらず、取引先への請求額から手数料を差し引いた金額を依頼者(利用者)へ入金するサービスです。

入金保証のある請求代行サービスを利用すると、取引先が代金を支払ったかどうかにかかわらず規定額を受け取れるため、キャッシュフローが安定します。資金繰りに悩んでいる事業者は、入金保証の利用を検討しても良いでしょう。

どの請求代行サービスを利用するか迷ったときは、ぜひマネーフォワードケッサイにご相談ください。請求書発行や代金回収、入金管理、督促業務などの豊富なサービスと万全のセキュリティで事業をサポートいたします。

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請求代行サービスを利用するメリット

請求代行サービスは、メリットの多いサービスです。主なメリットとしては、次のものが挙げられます。

  • 業務工程を大幅に簡略化できる
  • 売掛の未回収を減らせる
  • 請求関連のミスがなくなる
  • 決済手段を増やせる

それぞれのメリットについて説明します。

業務工程を大幅に簡略化できる

請求書発行の前後には、多くの業務があります。その月に生じた掛取引を確認する、請求書を作成する、発行した請求書を封筒に入れる、取引先に送付するなど、細々とした業務すべてに対応しなくてはいけません。

しかし、請求代行サービスを利用すれば、請求関連の業務をまとめて一任できます。請求代行サービスによっては与信業務や督促業務にも対応しているので、これらの業務にかかる手間や時間も短縮できます。

社内の人的資源を有効活用するためにも、請求業務などの外注できる業務はアウトソーシングすることも検討してみましょう。

売掛の未回収を減らせる

支払い期限までに入金しない取引先に対しては、督促状を送付したり、電話やメールで支払いを促したりなどの対応をしなくてはいけません。とはいえ、取引先が適切に応じるとは限らないので、未回収率を下げるのは簡単ではありません。

督促業務にも対応している請求代行サービスであれば、専門的なノウハウを活かして督促と回収を行うため、未回収金を減らすことが可能です。また、入金保証を提供している請求代行サービスなら、より安心して取引を進めていくことができます。

なお、入金保証を提供している請求代行サービスを利用するときは、入金保証が適用される条件について確認しておきましょう。原則として、請求代行サービスが実施する与信審査を通過した取引先との取引に関しては入金保証が付きますが、審査に通過しない取引先に関しては入金保証が適用されません。

請求関連のミスがなくなる

請求書の発行には、前後に様々な作業が含まれます。取引が生じた日付や取引額を確認する、単価や割引などに間違いがないか調べるなど、細かな業務が多数必要です。

また、請求書発行には正確性が求められます。数字が1つ違うだけでも取引先からの信用をなくすことにもなるため、細心の注意を払って業務を遂行しなくてはいけません。

請求代行サービスに依頼すれば、請求関連の業務をすべて任せることが可能です。金額や日付などのミス、あるいは送り忘れなどもなくなるため、請求業務が滞りなく進むだけでなく、取引先との信頼関係の構築にも役立ちます。

決済手段を増やせる

請求代行サービスを利用するときは、取引先は請求代行サービスで対応している決済手段を利用して支払いを行います。サービスによっては決済手段が豊富なこともあるため、取引先にとっては決済方法が増えることになるでしょう。

決済方法が増えることは、取引先にとって利便性の向上を意味します。例えば、従来は銀行振込にしか対応していなかった場合、取引先は「振込の手続きが面倒」「振込手数料がかかる」などの不満を抱えていたかもしれません。

しかし、請求代行サービスの導入により、口座振替やクレジットカード決済などの多様な決済方法に対応するようになれば、取引先は使いやすい方法を選べるようになります。

また、多様な決済方法に対応していることは、新規顧客の獲得にもつながることがあります。ビジネスの機会を逃さないためにも、複数の決済方法に対応している請求代行サービスを選ぶようにしましょう。

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請求代行サービスの選び方

請求代行サービスは多くの企業が提供しており、どのサービスを選べばよいのか迷うこともあるでしょう。どこに依頼するか決めかねるときは、次のポイントに注目して自社に合うサービスか判断しましょう。

  • 利用したいサービス内容に対応しているか
  • インボイス制度に対応しているか
  • 取引可能額は十分か
  • 自社システムと連携可能か

それぞれのポイントについて説明します。

利用したいサービス内容に対応しているか

請求代行サービスで提供している業務内容は、サービスごとに異なります。特に入金保証や与信業務に関しては、対応していないサービスも少なくありません。

請求代行サービスに依頼する前に、利用したい内容の対応をしているか確認しておきましょう。また、対応できる内容が増えると、その分、利用料金に反映されるため、無理なく利用できる金額かどうかも確認しておきます。

インボイス制度に対応しているか

2023年10月からインボイス制度が施行され、インボイス制度の要件に沿った「適格請求書」を作成する必要が生じます。要件を満たしていない従来の請求書を発行すると、仕入税額控除の適用を受けられなくなるので注意が必要です。

取引先がスムーズに仕入税額控除の手続きをするためにも、インボイス制度に対応している請求代行サービスを利用するようにしましょう。なお、「マネーフォワード ケッサイ」では、2022年12月22日より正式にインボイス制度に対応いたしました。制度開始後も安心して請求書発行サービスをご利用いただけますので、ぜひお役立てください。

マネーフォワード ケッサイのインボイス制度への対応方針はこちら

取引可能額は十分か

請求代行サービスごとに、取引可能額(1件あたり、1ヵ月あたり)が定められています。現在の取引ごとの金額や月間の取引額と比較して、十分に対応できるかチェックしておきましょう。

自社システムと連携可能か

請求代行サービスでは、請求データを使って請求書の作成や発行を行います。

自社の既存システムと連携できるなら、取引先データの移行もスムーズになり、より簡単に請求代行サービスを導入できます。請求代行サービスによって対応システムが異なるので、自社の既存システムと連携できるのか確認しておきましょう。

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請求代行サービスの注意点

請求代行サービスは、基本的にはメリットの多いサービスです。しかし、いくつか注意する点もあります。特に次のポイントは導入前に確認しておきましょう。

  • 導入前と導入後のコストを比較しておく
  • 対応可能な決済方法を確認する
  • セキュリティ対策を確認する

それぞれ何に注意すべきか説明します。

導入前と導入後のコストを比較しておく

請求代行サービスを利用すると、利用料金が発生します。しかし、サービスを利用することで業務工程が減り、残業代などの人件費が削減できると、企業全体で見ればコストダウンとなる可能性もあります。

また、請求関連の業務負担が軽減することで、担当者の数を減らせることもあるでしょう。この場合も大幅な人件費の削減が実現できるため、コストダウンが可能です。

他にも、紙の請求書を取引先に送付していた場合であれば、用紙代や封筒代、切手代、収入印紙代なども削減できます。請求代行サービスの導入により削減できるコストとサービスの利用料金を比較し、費用的なメリットがあるのか調べておきましょう。

なお、費用的なメリットがない場合でも、請求代行サービスを導入するほうが良いケースもあります。次の点も確認してみてください。

  • 請求業務を外注することで、従業員の働き方がどのように変化するか
  • 請求業務以外で人員が不足している部署があるか

請求業務が集中する時期になると決まって残業や休日出勤が増える場合は、従業員に多大な負担をかけていると考えられます。請求業務の外注を検討し、働きやすい職場づくりを目指しましょう。

また、請求業務を外注すると、請求業務を担当していた従業員が他の業務に従事できるようになります。人員不足の部署があるときや新規事業を立ち上げるときなども、請求業務の外注を検討してみましょう。

対応可能な決済方法を確認する

請求代行サービスで対応している決済方法の種類が多いと、取引先にとっては利便性が高くなります。取引先の満足度向上のためにも、対応している決済方法について調べておきましょう。

なお、請求代行サービスを導入しなくても、自社で対応する決済方法を増やすことは可能です。しかし、対応する決済方法の種類が増えると、それぞれの手数料を支払うことになるため、請求業務にかかるコストが増えてしまいます。

請求代行サービスなら、請求代行サービスの利用手数料さえ支払えば、決済方法ごとの手数料は不要のため、コストを抑えて決済方法を増やせます。対応する決済方法を増やしたい方も、請求代行サービスの導入を検討してみましょう。

セキュリティ対策を確認する

請求代行サービスを利用するときは、取引先の名称や電話番号だけでなく、口座情報などの機密に関わる大切な情報を預けることになります。万が一、情報が流出すると、取引先に多大な迷惑をかけることになり、取引が継続できなくなる可能性が生じます。

取引先に被害を及ぼさないためにも、また、取引を継続するためにも、請求代行サービスを導入するときはセキュリティ対策が万全か確認しておきましょう。セキュリティ対策は、請求代行サービスを選ぶポイントの中でもとりわけ重要度の高い要素です。利用前に、セキュリティ対策の方法や信頼性について調べておきましょう。

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まとめ

請求書発行は代行サービスに依頼するのがおすすめです。請求関連のミスがなくなるだけでなく、請求時期の従業員の負担も軽減でき、よりクリエイティブな業務に人的資源を活用できるようになります。

ただし、取引件数や取引額によっては、利用によるメリットが少ないこともあるので注意が必要です。請求代行サービスを導入することでコストがどのように変化するのか調べてから、慎重に導入するようにしましょう。

どの請求代行サービスを利用するか迷ったときは、ぜひ「マネーフォワード ケッサイ」の導入をご検討ください。「マネーフォワード ケッサイ」では入金確認や与信管理などの多彩なサービスと高度なセキュリティ対策を実施しています。お気軽にお問い合わせください。

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FAQ

Q 与信管理とは?

A

与信管理とは、取引先の信用状況や売上債権を管理することです。例えば、取引先の信用状況を把握し、取引をするかどうか、あるいはどの程度の規模の取引をするか決めることなどを指します。

Q 与信管理はなぜ必要?

A

与信管理が必要な理由として、以下の点が挙げられます。
・資金繰りを安定させるため
・利益を確保するため
・連鎖倒産を防止するため

Q 信用リスクって何?

A

信用リスクとは、取引先が倒産し、売上債権の回収ができなくなるリスクのことです。損失につながるため、信用リスクを常に意識した取引が必要になります。

Q 請求代行サービスのメリットは?

A

請求代行サービスを利用するメリットは、信用リスクを減らすことができる点です。万が一売掛先企業が貸し倒れてしまい、売掛金が回収できなくなったとしても、請求代行サービスが売掛金を保証します。これにより、新規の取引先を開拓しやすくなることが期待されます。

Moner Forward Kessai

【監修】マネーフォワードケッサイ株式会社

請求業務に関するお役立ち情報を、マネーフォワードケッサイ株式会社が提供いたします。マネーフォワード ケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行する企業間請求代行・決済代行サービスです。

受賞歴:ITreview Grid Awardにて、最高評価である「Leader」を受賞

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