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請求書の管理は面倒!請求代行サービスを利用すべき企業は?

請求書の発行から入金確認まで、取引先が多い場合には作業量が増えます。請求代行サービスを利用すればその手間を一気に解消することができます。営業など、違う業務に力を入れたい場合や人件費を減らしたい場合などには、ぜひ導入すべきといえるでしょう。この記事では、請求代行会社を利用するべき企業の特徴を紹介します。

目次

商品の売上から入金確認までの流れ

ここでは、商品の売上から入金確認までの流れについて説明します。

見積書の発行

商品やサービスを販売する際、まず見積書を作ります。1回限りの取引であれば1度作るだけですが、毎月取引が継続して販売する数量や価格が変わる場合には、毎月見積書を作ることになります。

商品の送付やサービスの提供

見積書の内容に納得してもらい、実際に取引することが決まれば商品やサービスの提供を行います。

請求書の発行

実際に取引が行われれば、月末などに設定した締日に1か月分の取引をまとめた請求書を作成します。請求書はメールや郵送などで取引先に送付することが多いです。

入金を確認(請求書と照合)

入金予定日に、実際に取引先から入金があったかを確認します。請求書と実際の入金データを照合し、照合できたら消込していきます。入金がなかったり、請求額と相違がある場合は取引先の担当者に連絡します。

領収書を発行

領収書の発行は、振込で行われる場合は入金データが残るので必須ではありません。しかし、現金で入金される場合にはデータとして残らないので、現金を受け取った証明として領収書を発行します。領収書を発行する場合、受け取った金額が5万円以上は収入印紙の発行が必要なので忘れないように注意しましょう。

参考:国税庁
No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁 (nta.go.jp)

請求書の管理~入金確定業務が大変になる理由

請求書の管理や入金確定業務がなぜ大変になるのかについて説明します。

取引先が多い

取引先の数が多いと、請求書の発行・送付・管理・消込とすべての作業が増えます。人間が作業することなので、気を付けていてもどうしてもヒューマンエラーは避けられません。業務が立て込んでいれば、請求書を発行するのを忘れるということもあるでしょう。また、請求金額を間違えて記載してしまうミスも考えられます。

請求書と入金データの照合が手作業

請求書と入金データの照合が経理担当の手作業になっていると、消込に時間がかかります。入金が反映される時間がバラバラ、請求金額と入金金額が合っていない取引先の対応が何社もあれば、1日中消込作業に追われるということもあるでしょう。

請求回数・時期が不定期

企業間の取引は、掛取引で行われることが多いです。例えば、12月分の取引はまとめて1月末に請求するといった形です。しかし、企業によっては取引の都度、請求書を発行してほしいと依頼してくるところもあります。このようなケースでは通常の請求業務に比べると工数がかかります。

また、毎月の取引はない場合も担当者が管理しておかなければ、請求が漏れやすくなります。

請求代行サービスをおすすめしたい企業

最後に、請求代行サービスをおすすめしたい企業を紹介します。

請求業務に時間を費やしすぎている

取引先が多いのにも関わらず、経理担当者がすべて手作業で請求業務をしているという場合、請求代行サービスを導入することで請求業務に費やしている時間を軽減できます。請求漏れ、請求金額のミスなどのヒューマンエラーを減らす効果にも期待できます。

未回収リスクに悩んでいる

取引先の財務状況が悪く、たびたび入金が遅れているような場合、いつ取引先が倒産して売掛金が未回収になるかわかりません。売掛金が未回収になれば、自社の資金繰りにも影響が出てしまいます。未回収リスクに悩んでいる場合は、回収できなかった際の保証がある請求代行サービスの利用が安心です。

違う業務に時間を使いたい

請求作業は、企業運営にとって重要な作業ですが、利益を生み出すものではありません。請求代行サービスを利用することで請求業務に費やす人材を減らすことができるので、その分営業や商品開発などに人材を使うことができます。

DXを推進したい

請求代行サービスを活用することで、業務のデジタル化を推進でき、請求業務の工数を減らすことが可能です。その結果、自宅やサテライトオフィスからでも請求やそれに付随する業務に対応することができるようになるため、環境の改善が進みます。

まとめ

請求代行サービスが、請求書の発行から消込、売掛金が未回収の場合には催促までしてくれます。取引先が多い場合には、請求代行サービスを導入することで経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。さらに、請求漏れや請求ミスをなくせるという効果にも期待できます。未回収の場合には、催促や保証もしてもらえて安心です。

請求業務に時間を費やしすぎている、未回収リスクに悩んでいるという場合には是非導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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