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請求事務で起こりやすいミスは? ミス回避には請求代行サービスの導入を!

2021-07-29

請求事務は、ミスをすることで修正作業や請求先への説明に時間を取られてしまう業務です。請求事務で起こりやすいミスや、ミスを回避する方法を紹介します。

目次

請求事務で起こりやすいミス

まず、請求事務ではどのようなミスが起こりやすいのかを説明します。

取引内容の入力ミス

実際の取引単価や取引数量を、誤った内容で請求してしまうケースが挙げられます。また、他の取引先との取引内容を誤って計上処理してしまい、他の取引先との取引明細が請求書に記載されてしまうケースなどがあるでしょう。

請求金額の入力ミス

請求金額の入力を誤るケースもあります。システムなどを利用して、計上分が自動的に請求書になる場合は入力ミスが少なくなりますが、エクセルなどで管理している取引明細をまとめて手作業で請求書を作成している場合には、転記ミスが起こりやすいです。

間違った取引先へ送付

作成した請求書を間違った取引先宛の封筒に入れてしまい、送付してしまうというミスが考えられます。またメールで対応する場合は、確認が不十分で誤ったメールアドレスに送付してしまうといったケースです。請求書の誤送付は、情報漏洩問題になる危険性があるので十分注意するべきといえるでしょう。

取引条件をミス印字

例えば、4月末に支払いをしてもらう予定が振込期日5月末と誤って印字してしまえば、それだけ請求額の回収が遅れてしまいます。資金繰りが悪化してしまう恐れがあるので気を付けるべきです。

二重請求

一度請求書を送付した企業に対して、同じ請求書を送付して二重請求してしまうケースもあるでしょう。既に支払いを完了させているのにもかかわらず二重請求することは、請求先に失礼です。事務管理ができていない会社と思われてしまう可能性もあるので、注意しましょう。

請求事務でミスをしてしまった場合の対処法

請求事務でミスをしてしまった場合には、どう対処すればいいのでしょうか。具体的な対処法を紹介します。

送付前の対処法

請求書を間違えて発行してしまっても、それが送付前であれば、修正したものを送付すれば問題ありません。この場合、内部の問題なので請求書番号なども変える必要はありません。

送付後の対処法

送付後に間違いに気付いたら、取引先にその旨を連絡し、間違ったものを破棄してもらいましょう。その後、速やかに再発行した請求書を送ります。基本的には間違った請求書を訂正するのではなく、新しく発行します。請求書番号に枝番を付けるなどして、元の請求書とは異なる番号を付与したほうが管理もしやすいです。

請求先への連絡および説明

間違いの内容によっては、上の役職の人に説明(謝罪)をしてもらう必要があります。例えば、A社に発行すべき請求書をB社へ送付、B社へ発行すべき請求書をA社へ送付してしまった場合、情報の管理状況について疑問を抱かれることがあります。また、A社とB社で同じ商品を異なる単価で取引をしていれば、高い単価で取引をしている企業からクレームが入る恐れもあるでしょう。このように、請求書の誤送付をすると誤送付以外の問題に発展する可能性があるので、ミスをしてしまった場合にはしっかり取引先をフォローすべきといえます。

請求事務のミスを回避するためには請求代行サービスの利用がおすすめ

請求事務のミスを回避するには、請求代行サービスの利用がおすすめです。ここでは、請求代行サービスの具体的な内容について紹介します。

請求代行サービスでできること

請求代行サービスでは、請求書の発行から送付までを代行してくれます。また、与信・催促・保証まで代行してくれる請求代行会社も多いです。保証があることにより、万が一請求先が支払遅れ・債務不履行があったとしても予定通りに入金されるので、資金繰りの心配をする必要がありません。

取引先が多い会社・経理部の人出が足りない会社に特におすすめ

請求書の発行や送付の作業は一見ルーティン業務で簡単に感じるかもしれませんが、明細の記載を間違えたり、送付先を間違えたりといったヒューマンエラーを起こす可能性を秘めています。取引先が多い会社や経理部の人員が足りない会社の場合、ミスを回避するためにも請求代行サービスの導入がおすすめです。社員の精神的な負担軽減にも繋がります。

まとめ

請求事務には、請求書の内容を間違えたり、送付先を誤ったり、二重送付があったりといったミスをしてしまう可能性を秘めています。間違った請求書を送付することにより、請求先からの信頼がなくなる可能性もあり、そうなれば取引にも影響します。

特に取引先が多い企業や経理担当者が少ない企業の場合、請求事務のミスを回避するためにも請求代行サービスの利用がおすすめです。請求代行サービスによってサービス内容や手数料が異なるので、貴社のニーズに合ったサービスを選んでください。

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