入金確認は企業の適切な資金管理と健全な取引関係を維持する上で欠かせない業務です。本記事では入金確認時のチェック項目や一般的な管理方法を解説するとともに、自動化に役立つ入金管理表や専用システムの導入、請求代行サービスについても紹介します。
さらに、入金確認メールの適切なタイミングとマナー、支払いが滞った場合の対処法についても解説します。
入金確認から入金消込までの業務を自動化して効率的に行う方法は、企業の予算や規模によって選びましょう。
入金管理に必要な取引先名や請求金額など、必要項目が記されたテンプレートを利用する方法です。基本的にはエクセルで作られたテンプレートで、オートフィルタ機能などがあらかじめ設定されています。
そのため、一から管理表フォーマットを作る必要がなく、関数を活用することで自動的に必要な入金情報を抽出することが可能です。ただし、社名や金額などの入力は必要になります。
入金管理を自動化できるシステムを導入する方法です。
入金情報の自動入力や、未払い先に自動で督促メールを行うなど、さまざまな機能があります。ただし、システムによっては無料のものから月額費用がかかるものもあり、自動化する内容も異なります。どこまで自動化したいかによって、導入するシステムを選びましょう。
請求書の発行から入金確認、入金消込など、請求に関わる作業をすべて代行してもらい、自動化できるサービスを利用する方法です。
請求代行サービスを利用することで、業務の手間を省くことはもちろん、代行業者が一括管理することで回収漏れや二重請求などの管理ミスも起こりません。さらに、期日までに入金されなかった場合の保証も準備されており安心です。
入金管理は、入金が済めば終わりではありません。入金金額を取引先に伝えて、入金金額に間違いのないようにします。また、取引先との今後の付き合いのためにも、お礼の連絡は欠かさずにしましょう。
期日を過ぎても入金が確認できないケースでは、確認メールを送る必要があります。ただし支払い済みにもかかわらずトラブルが発生している可能性や、行き違いが生じていることも考えられるため、送付のタイミングを慎重に検討しましょう。
入金確認メールを送るにあたっての注意点は以下のとおりです。
ここでは、それぞれについて解説します。
催促のメールを送る際、相手を責めるような表現は避けましょう。請求書の支払い忘れや確認不足など、相手に落ち度がある場合でも同様です。
「入金が確認できておりません」といった表現を用いて、直接的に「入金を忘れている」「遅れている」といった相手を責めるような表現は避けなければなりません。
文面には「お忙しいところ恐れ入りますが」「誠に恐縮ですが」といったクッションを挟むことで、相手への配慮を伝えられます。
催促メールの目的は相手に気づいてもらうことが目的であるため、丁寧な文面を心がけましょう。
入金催促メールでは、再度請求情報を明記しましょう。その際、請求相手が速やかに取引内容を確認できるように、商品名や請求書の番号などの詳細を正しく記載することが大切です。
これにより、たとえ取引先が請求書を紛失した場合でも催促メールに記載された請求情報によって入金手続きを行うことができます。
連絡の行き違いには注意を要するものの、完全に防ぐことは難しいところもあります。したがって、行き違いが起こることを想定し、予防策を講じておくことが大切です。
行き違い入金とは、催促状が届く前に取引先がすでに入金を済ませているケースのことです。その場合、取引先は催促状を受け取ることで不快に思うかもしれません。
そのため、催促状の最後に「行き違いがありました際には、何卒ご容赦いただけますと幸いです。」といった一文を添えることで、相手に不快感を与えずに済みます。
次の各ケースについて、メールの文例を紹介します。
以下で、それぞれ詳しく解説します。
入金確認ができたら、すぐにメールを送ります。
入金後しばらく経っても入金確認の連絡がないのは失礼にあたります。取引件数が多くなればなるほどメールの対応が漏れやすくなるため、入金確認後すぐに送る習慣をつけるとよいでしょう。
「入金確認ができた」という内容は、タイトルや本文のはじめに記載します。また、金額も必ず記載しましょう。そうすることで、請求書通りの金額が支払われたか、お互いに再確認できます。
お礼メールの例は次を参考にしてください。
＜入金確認のメール文例1＞
件名：入金確認のご連絡／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
9月1日ご注文の代金をお振り込みいただき、誠にありがとうございます。
ご入金を確認いたしました。
ご注文いただいた内容は以下のとおりです。
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商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
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この度は、ご購入誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
請求額を超える入金（過入金）があった場合、適切な対応が必要です。過入金への対処を怠ると、金銭管理が複雑になり、トラブルの原因にもなりかねません。
過入金への対処方法は、次の3つが考えられます。
1と2は単発的な取引に、3は継続的な取引に適しています。いずれの場合も、過入金の事実と対応内容を記録に残すことが重要です。適切な過入金対応により、金銭管理の正確性が保たれ、トラブル防止につながります。
＜入金額が多かった場合のメール文例＞
件名：〇月〇日請求額より多くご入金いただいた件について／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日に貴社よりご入金いただきました金額が、当社からのご請求金額より多いことが確認できました。
つきましては、多くご入金いただいた金額の処理方法について、ご相談のメールを差し上げた次第です。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
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商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
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上記請求金額に対し【〇〇円】多くご入金いただいております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくご確認いただきたくお願い申し上げます。
請求書の金額に対して入金が不足している場合、まず自社の請求書に誤りがないかを確認しましょう。その後取引先に連絡を行い、不足分の入金を求めます。
もし誤りが自社にある場合は請求書を無効にし、正確な請求書を再発行します。請求書の再発行は、新規または一回限りの取引に適した対応です。
定期的な取引がある場合には、不足分のみの入金を求めるよりも、次回の請求時に不足分を繰り越すことも対処方法の一つです。不足分の繰り越しにより、振込手数料を節約し、取引先が再度入金する手間を省けます。
その際、請求金額の不足分については、同じ内容の取引が2回行われたと誤解される可能性があるため、新たな請求書は発行しない方が無難です。
＜不足分が入金された場合のメール文例＞
件名：〇月〇日ご入金額の不足について／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日に貴社よりご入金いただきました金額が、当社からのご請求金額と一致していないようです。
お手数ではございますが、請求金額についてご確認いただきたくお願い申し上げます。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
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商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
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不足分のご入金につきましては、誠に勝手ながら【〇月〇日】までにご対応をお願いできますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
不足分が入金された場合には、取引先に感謝の言葉を添えるようにしましょう。
＜不足分が入金された場合のメール文例＞
件名：不足分のご入金についてご対応いただきありがとうございました／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日にご連絡を差し上げた〇〇のご入金額の不足につきまして、不足していた【〇〇円】のご入金を確認いたしました。
迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
入金の催促を行う際には、相手を責めるような文面にならないよう気をつけましょう。
＜期日を過ぎているのに入金されていない場合のメール文例＞
件名：【ご確認】◯◯のお支払いについて／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
◯月◯日付にてご請求いたしました◯◯の代金◯◯円につきまして、◯月◯日現在、ご入金の確認ができておりません。
お忙しいところお手数をおかけしますが、お支払い状況をご確認いただき、未納の場合は◯月◯日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
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商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
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ご入金後、本メールにご連絡いただけますと幸いです。なお、行き違いによりすでにご入金が完了している場合は何卒ご容赦ください。
ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。
入金催促のメールを送付してもなお支払われない場合、次のステップを考える必要があります。ここでは、必要な措置について解説します。
催促状を送ってもなお入金が確認できない場合は、督促状を送ります。どちらも記載する基本的な内容は似ていますが、意味合いが異なります。督促状では支払われない場合は法的手段を取るなど、催促よりも強い意味合いで使用されます。
督促状を送る際は、送ったという証拠が残すことができる内容証明郵便を利用するのがおすすめです。内容証明郵便とは「いつ、いかなる内容の文書」を「誰から誰宛てに差し出されたか」といった事実を、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度です。
内容証明郵便を利用すると「受け取っていない」という相手の言い逃れができません。さらに、法的な措置を取る意思があることを相手に示す意味合いもあります。
支払督促は、貸した金銭や家賃、賃金などの未払いがある場合に、簡易裁判所の書記官が申立人の申立てに基づいて相手に支払いを命じる略式手続です。支払督促は裁判所に出向く必要がなく、書類審査のみで行われます。また、手数料は訴訟の半分で済みます。
申立てに基づいて金銭の支払を命じる支払督促が発付され、相手が支払いや異議申立てをしない場合は、仮執行宣言によって強制執行を申し立てることが可能です。証拠集めが不要であるため、金額や支払時期などに関して相手と認識の違いがない場合に適しています。ただし、相手の反論が見込まれる場合は、民事訴訟や民事調停が適しています。
債務者が話し合いに応じず、支払督促が効果的でない場合は訴訟を検討します。訴訟で勝訴しても財産がない場合は、売掛金の回収は困難なため財産の仮差押えが重要です。仮差押えは相手の財産を処分されないようにする暫定的な手続きで、強制執行の実効性を高めます。
訴訟の目的は債務名義（強制執行を行う際に、その前提として必要となる公的機関が作成した文書）の取得であり、債務名義の取得により強制執行が可能です。
強制執行可能な財産としては債権や不動産、動産などがあります。ただし、不動産に抵当権がついているときや、財産が見つからない場合は回収が難しくなります。預金債権は、比較的強制執行しやすい財産であり、債務者の代わりに支払いを受けることが可能です。
銀行振込の入金確認は、エクセルを使って金額入力などを手作業で行うのが一般的です。その場合、どうしても人為的なミスが起こりやすくなるため、目視チェックに十分注意が必要です。入力内容や確認内容にミスがあると修正と再確認に膨大な時間を取られ、取引先にも迷惑がかかります。
請求代行サービスは、ミスが起きやすい入金確認の作業をすべて代行してくれるため、ミスやストレスから解放され、入金確認業務を効率化できるでしょう。マネーフォワード ケッサイなら、掛け売りに必要な与信審査から請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。業務の効率化に、ぜひご活用ください。
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