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銀行振り込みの入金確認を自動化する方法は?お礼メールは必要?

会社業務の中でも重要な入金管理は、自動化することで業務効率化につながります。入金確認はチェック項目が多いため、取引件数が増えるに連れて人的なミスが生じる確率が高くなるでしょう。


この記事では、入金管理の方法や注意点、自動化方法を解説します。また記事の後半では、入金確認後に必要なお礼メールのテンプレートもご紹介します。

目次

銀行振込の入金確認と管理

銀行振り込みの入金確認は、通帳記入もしくはインターネットバンキングで行います。通帳記入は銀行まで足を運ばなければならないため、インターネットバンキングを利用する企業も多いでしょう。入金確認のあとは、請求書と入金金額に相違がないか、期日が過ぎているのに未入金のものがないかをチェックします。

入金確認時のチェック項目

どの取引先が、どの案件の入金をしたかを確認します。

一般的に入金確認に必要な項目は次の通りです。

  • 振込名義
  • 案件名
  • 請求金額
  • 振込金額
  • 入金日

以上の確認ができたら、データを管理表に入力します。

一般的な入金管理方法

一般的には、エクセルで管理表を作り、フォーマットに沿って入金日や金額の確認をします。

請求書といった帳票と入金履歴を照らし合わせて、金額に相違がないか確認しながらデータを入力していきます。エクセルに手入力するため、ここが人的ミスの発生しやすいポイントとなります。入力した情報に誤りがないか、複数回確認しましょう。

管理する上での注意点

同じ取引先で複数の案件がある場合は、案件ごとに入金確認をします。そのため、日付や金額が混同しないよう注意が必要です。取引先によっては全ての案件の金額をまとめて入金することもあります。そのような場合は、どの入金金額がどの案件のものか、ナンバリングといった手法で管理しなければなりません。また、振込手数料を自社で負担する場合は、請求金額から振込手数料が引かれます。

このような細かいお金のやりとりも、案件ごとに管理する必要があります。

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入金確認を自動化するには

入金確認から入金消込までの業務を自動化して効率的に行う方法は、企業の予算や規模によって選びましょう。

入金管理表テンプレートの利用

入金管理に必要な取引先名や請求金額など、必要項目が記されたテンプレートを利用する方法です。基本的にはエクセルで作られたテンプレートで、オートフィルタ機能などがあらかじめ設定されています。そのため、一から管理表フォーマットを作る必要がなく、関数を活用することで自動的に必要な入金情報を抽出することが可能です。ただし、社名や金額などの入力は必要になります。

入金管理システムの導入

入金管理を自動化できるシステムを導入する方法です。

入金情報の自動入力や、未払い先に自動で督促メールを行うなど、さまざまな機能があります。ただし、システムによっては無料のものから月額費用がかかるものもあり、自動化する内容も異なります。どこまで自動化したいかによって、導入するシステムを選びましょう。

請求代行サービスの利用

請求書の発行から入金確認、入金消込など、請求に関わる作業をすべて代行してもらい、自動化できるサービスを利用する方法です。請求代行サービスを利用することで、業務の手間を省くことはもちろん、代行業者が一括管理することで回収漏れや二重請求などの管理ミスも起こりません。さらに、期日までに入金されなかった場合の保証も準備されており安心です。

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入金確認後のお礼メールは忘れずに

入金管理は、入金が済めば終わりではありません。入金金額を取引先に伝えて、入金金額に間違いのないようにします。また、取引先との今後の付き合いのためにも、お礼の連絡は欠かさずにしましょう。

入金確認メールのタイミング

入金確認ができたら、すぐにメールを送ります。

入金後しばらく経っても入金確認の連絡がないのは失礼にあたります。取引件数が多くなればなるほどメールの対応が漏れやすくなるため、入金確認後すぐに送る習慣をつけるとよいでしょう。

記載するポイント

「入金確認ができた」という内容は、タイトルや本文のはじめに記載します。また、金額も必ず記載しましょう。そうすることで、請求書通りの金額が支払われたか、お互いに再確認できます。

お礼メールの例は次を参考にしてください。

<入金確認のメール文例1>

件名:入金確認のご連絡/◯◯株式会社

本文:
株式会社△△
田中様

いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の山田です。

9月1日ご注文の代金をお振り込みいただき、誠にありがとうございます。
ご入金を確認いたしました。

ご注文いただいた内容は以下のとおりです。
-----
商品:◯◯◯
数量:10点
金額:110,000円(税込)
-----

この度は、ご購入誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
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まとめ

銀行振り込みの入金確認は、エクセルを使って金額入力などを手作業で行うのが一般的です。その場合、どうしても人為的なミスが起こりやすくなるため、目視チェックに十分注意が必要です。入力内容や確認内容にミスがあると修正と再確認に膨大な時間を取られ、取引先にも迷惑がかかります。

請求代行サービスは、ミスが起きやすい入金確認の作業をすべて代行してくれるため、ミスやストレスから解放され、入金確認業務を効率化できるでしょう。マネーフォワード ケッサイなら、掛け売りに必要な与信審査から請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。業務の効率化に、ぜひご活用ください。

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