キャップクラウド株式会社

高齢化や労働人口の減少が進む中で、少ない人材でも生産性を下げないための仕組みづくりや、多様な働き方を推進し社会で活躍できる人材の増加という2つのモットーを掲げて、生産性を維持・向上させるためのクラウドツール「Focus U（フォーカスユー）」の提供や、サイボウズ社の「kintone」をプラットフォームに用いた各種プラグインの提供をはじめとする販売管理や顧客管理サービスの提供、さらに山梨県で地方創生事業を行なっています。

その中で、サービスをご利用頂いているお客様への月額料金の請求に関して、マネーフォワード ケッサイを利用しています。

従来の請求に関しては、社内で請求書を作成しメールで一通ずつ送付する形をとっており、入金の確認や未入金が発生した際の確認の連絡など多くの業務負荷が発生していました。

自社サービスを拡大するタイミングで請求件数や頻度が増加することが予測できていたので、件数が少ない段階から予め効率的な請求フローを構築しておきたいと考えました。また、１回目の請求が発生するスケジュールが迫っていたので、導入までのスピード感も重要な点でした。

請求に関わるシステムになるので、急な不具合が発生したりシステムが稼働しなくなったりというトラブルは避けたいと考えていましたが、マネーフォワード ケッサイに関しては親会社のマネーフォワードのことは私も知っていたので、その点で信頼がありました。

また、当時は私自身そもそも請求代行サービス自体を知らない状態でしたが、不明点が出た際にはその都度営業担当の方に質問して解消してもらうことができ、既存の請求フローを問題なく移管できると判断し最終的な導入を決定しました。

導入当初から比べて顧客数も大幅に増加しており、今振り返って考えても従来の請求フローのままでは到底対応できていなかっただろうなと感じています。月に一回CSVデータをアップロードすれば、その後の請求書の作成・送付、入金確認といった請求業務を全て社外に委託することができたことで、従来であれば1.5人ほどで対応していた業務負荷を解消することができました。

また、もう一つの大きなメリットとして、口座振替登録のハードルが大幅に下がったことがあります。口座振替の登録に関しては、顧客に口座振替依頼書を送付し記入の後に返送してもらい、当社から金融機関に送付という流れを踏みますが、記入の誤りなどが発生した場合は修正する必要があり複数回のやり取りに渡る場合がありました。1件1件の作業自体は難しいものではないですが、件数が多くなると非常に煩雑な業務になってしまいます。

マネーフォワード ケッサイでは、口座振替依頼書の送付から修正が必要な際のやり取りまで一貫して対応してもらえるので、潜在的な業務負荷を含めて削減することができています。

加えて、マネーフォワード ケッサイの機能面で「こういう機能ないですか？」と問い合わせをした機能が後から追加されたこともあり、使いやすさは随時改善してもらえている印象です。

当社では、バックオフィス業務系のパブリックのクラウドサービスを展開しています。コロナ禍でクラウドサービスも大きく広がった感覚はあるものの、まだそこまで至っていない企業の担当者の方に対して、今度もサービス導入による業務効率化のサポートをしていきたいと考えています。

今後も少子化や高齢化で労働人口の減少が続く中で、それぞれの会社が本業に集中することが重要になると思います。会計・経理などの専門性を要し非効率な業務フローになりがちな部分を、マネーフォワード ケッサイのようなサービスに委託をすることで、本来リソースを集中すべき部分に充てる方が適切だと感じています。

また、当社のように取引数が少ない初期段階から導入し、過渡期に発生する余計な業務負荷を解消することで、事業拡大を促進することができると考えています。請求業務に課題を感じている担当者の方は、是非導入を検討されることをおすすめします。