合同会社工房アルティスタ

北海道内の観光商品として、ご当地キャラクターの制作やオリジナルグッズの製作を行なっており、主なキャラクターとして「テレビ父さん」「ヒジカタ君」「ジンギスカンのジンくん」などがいます。工房アルティスタでしか作れない商品作りをしたいという強い思いがあるので、北海道に関連のあるデザイナーの起用や販売店の方とも協力して商品や売り場を作っています。

主には、土産物店などへの卸販売を行っており、弊社から取引先への請求に対して、マネーフォワード ケッサイを利用させていただいています。

従来、受注から注文管理、請求管理に至るまで、ほとんどの業務を手作業で行なっていました。まず、FAXや電話、メールで送られてくる発注を確認した上で、注文管理システムに入力し、それぞれに対して請求書を発行・送付し、振り込みがあった際には入金確認と消し込みを行い、商品を発送するという業務フローになっていました。

手作業のため、発注書の記載が識別できずにお客様に確認の電話をかけたり、計上漏れが発生したり、請求書の送付漏れが発生したりと、ヒューマンエラーが発生することが常態化していました。そのため、スタッフも常に不安を感じながら業務を行っており、このままの業務フローを継続することは適切ではないと感じ、請求代行を含めたシステムの導入を検討しました。

まず、受発注業務のクラウドサービス「Bカート」の導入を検討していました。従来FAXや電話などでバラバラに受けていた発注を一箇所に集約することができ、更に、マネーフォワード ケッサイと連携することで、与信審査・請求書の発行・発送、入金管理、督促まですべてを代行してもらえる点が非常に大きなメリットでした。

率直に、「これを導入すれば、ラクができる！」と感じたことが大きな決め手でした。

導入に関しては、非常にスムーズに進めることができました。不明点が出た際も、サポート体制が充実しておりすぐに解決してもらうことができたので、トラブルなく進めることができました。

導入後は、「Bカート」による注文管理に置き換わったことで、従来行っていた注文確認などの業務が不要になり、手作業で行う作業がなくなったことでヒューマンエラーも解消されました。また、請求業務に関しても注文管理の段階で計上に漏れがないかの確認を行うだけで、その後は自動で請求から入金管理まで行ってもらえるので、業務負荷が大幅に解消されました。

請求業務全体で考えても、以前は締め作業から請求書の送付まで毎月2営業日ほどかかっていましたが、導入後は数分程度で完了しています。

受注から請求までほとんど自動化されたことで、取引先の増加に対しての不安やハードルも解消されました。今後、事業・販路を拡大しても、業務負荷を増やすことなく対応していけるという安心感があり、今後マネーフォワードケッサイのサービスを使わずに事業運営を行うことは考えられないほど、とても大きな役割を担ってもらっています。

当社は、元々は北海道内のお土産商品を作ることからスタートしていますが、今ではキャラクター製作やオリジナルグッズ販売、とうもろこしペーパーの製作まで行なっています。また、「北海道の作家さんたちと楽しいモノ作りがしたい。」という思いがあるため、一緒に製品作りを行うデザイナーさんは北海道出身もしくは北海道在住の方というルールを設けています。

今後は、対象を北海道内に限定せず、日本あるいは世界というエリアの中で観光商品の開発・製作に関わっていけたらと考えています。