請求フローが簡略化され、請求業務にかける時間の約7割が削減されました。
法人事業部 法人マーケティングユニット ユニット長 河田まゆみ 様
事業拡大に伴い、請求業務の効率化が必要になった。
既存の請求フローはアナログな部分が多く、複雑だった。
請求業務で属人的な部分が多く、作業ミスが発生していた。
請求内容の確認フローにかかる工数が約7割削減された。
APIによるCRM連携を行うことで、請求フローが簡略化された。
CRMツールと連携することで、属人的なミスを削減できた。
弊社はまず、個人向けにスタジオで行うマンツーマンのボディメイク事業を行っております。こちらはご存知の方も多いかと思いますが、弊社で一番大きな事業です。加えて、私の所属している法人事業部では法人企業様向けに、ウェルネスプログラムという健康ケアを促進するセミナー事業を提供しています。今回、こちらの法人向けサービスでマネーフォワード ケッサイを利用しています。
業界動向としては、「健康経営」というキーワードが、ここ数年で非常に広がっています。ホワイト500に認定される企業様も昨年よりも増えているように、従業員の働き方は多くの企業が注目しているテーマですし、企業が提供する環境や福利厚生が今後重要になってきます。その中で、企業側も従業員の健康にも配慮しているという点をこれからアピールしていかなくてはならないと感じているようです。実際に、法人事業部の取引企業数も伸びていて、ニーズの高まりを感じています。
請求フローにアナログな部分が多かったことに加えて、受注件数が増加したことで、請求業務が追いつかなくなってきていました。以前はアシスタントスタッフが、営業担当にヒアリングを行って請求内容を確認し、その後、複数の書類を作成・印刷して、本社の経理担当に申請する、という請求フローでした。営業担当へのヒアリングはもちろんですが、ほとんど同内容である複数の書類の作成など、無駄な工程が多かったです。
また、既存で使っていたCRMツール（顧客管理支援ツール）に契約・請求内容の入力を行ってはいましたが、営業側で明確な入力ルールが整備されておらず、請求書との突き合わせやスタッフ間での情報共有は難しい状況でした。そのため、基本的にはKPI把握の用途にのみ使われていました。
事業が拡大し、営業担当者の人数や受注件数が増えていく中で、現状のやり方だといつか請求業務自体が破綻するのではないかという危機感がありました。これを解決する手段として、利用を決めました。
API連携のおかげでCRMツールからマネーフォワード ケッサイにボタンひとつで繋がるようになり、請求業務にかかる工数が大幅に減りました。特にアシスタントスタッフが対応していた確認部分のフローがかなり簡略化され、これまで月160時間かかっていたものが月40時間程度まで削減されました。
また、マネーフォワード ケッサイの導入をきっかけに、属人化していたCRMツールへの入力ルールを統一した結果、請求に関するミスがほとんどなくなりました。加えて、請求書を郵送する必要もなくなり、月100件以上あった消込もマネーフォワード ケッサイからの入金分のみの対応になったので、経理側の負担もかなり軽減されました。
正直なところ、導入してから稼働するまで、きちんと機能してくれるか「やってみないとわからない」という気持ちがありました。しかし、導入に伴うサポートもしっかりとしていただけて、安心感がありました。
弊社のウェルネスプログラムはニーズが高まっていますし、どの会社も対象になるようなサービスです。グループとして「1000万人健康宣言」をしているように、より多くの人にRIZAPを体験していただきたいです。RIZAPはトレーニングやダイエットのような体作りだけではなくて、健康のために続けていくサービスなんだ、という認知を広げて行きたいと思っています。
このサービスを更に広げるにあたり、マネーフォワード ケッサイを導入したことで、それまで煩雑だったフローが整備され、コミュニケーションミスによる不要な手間も減りました。バックオフィス業務はどうしても後回しになってしまい、きっかけがないと中々見直そうとしません。しかし、気付いていないだけで時間やお金がかかっていることがあります。請求業務の担当者を専属でつけるよりは、マネーフォワード ケッサイを導入する方がコストの削減や事業の安定に直接的に繋がるのではないかと感じています。
「結果にコミットする。®」をコンセプトとしたパーソナルトレーニングジム「RIZAP」をはじめ、ヘルスケア領域を中心に様々な商品・サービスを展開。積極的にグループや事業の拡大を行い、より多くの人が健康で自分自身の価値を実感できる社会を目指していきます。