取引先や顧客の口座から自動的に利用料金などを引き落とす「口座振替」は、メリットが多く、集金には適した方法です。この記事では、口座振替のメリットやおすすめのケースなどについて解説します。集金業務をスムーズにする口座振替以外の方法も紹介するので、ぜひご覧ください。
口座振替とは、取引先や顧客の口座から自動的に利用料金などを引き落とすサービスです。料金を受け取る側にとっては、毎回請求する必要がなく、手間をかけずに集金できます。
また、引き落とされる側は最初に口座登録などの手続きが必要ですが、その後は手続きなしに支払いを済ませることができるので、毎月定期的に発生する料金の支払いが便利になります。
一方、口座振込は自動的には利用できないサービスです。集金する側は、料金が発生する度に利用金額と支払い期限を相手に伝える必要があるだけでなく、期限内に支払われたか確認する業務や、支払われないときは督促をすることも必要になります。
また、支払う側にとっても支払いの度に手続きが必要です。ただし、支払う際に振込先や振込金額を確認できるので、不定期に支払いが発生するときなどには適しています。
口座振込では手数料は支払う側が負担します。しかし、支払う側と集金する側が事前に取り決めをしている場合には、支払う側は手数料を差し引いた料金を振り込むことが可能です。この場合には、集金する側が実質的に手数料を負担することになります。
口座振替は、集金する側にも支払う側にもメリットのあるサービスです。集金する側のメリットとしては、次の3つが挙げられます。
それぞれのメリットについて解説します。
集金方法としては、口座振替以外にも、口座振込やクレジットカードなどがあります。しかし、口座振込の場合は請求の度に請求書を発行し、顧客や取引先に振り込んでいただく必要があります。また、クレジットカードの場合は国際ブランドごとに事前登録が必要なため、あらかじめ利用できる国際ブランドの種類を決めておくことが必要です。顧客が対応するクレジットカードを持っていない場合や、そもそもクレジットカードを使っていない方は、クレジットカード払いは選択できません。
しかし、口座振替であれば、請求書の発行や先方に振り込んでいただく必要もなくなり、顧客や取引先の毎月の工数を削減することが可能です。また、基本的にはどの口座でも登録できるので、利用できない方はほとんどないと考えられるでしょう。
このような特徴から、口座振替であれば顧客や取引先の利便性を高めることができます。
口座振替であれば自動的に口座から料金が引き落とされるので、顧客や取引先が「ついうっかり」入金を忘れてしまうことがなくなります。基本的には口座残高不足がない限り、未入金は発生しません。また、未入金リスクが減ることで資金繰りが安定するというメリットも得られます。
口座振替で集金すれば、利用料金が発生する度に請求する必要もありません。顧客や取引先が多い場合は請求業務だけでも膨大な仕事量になるので、従業員の負担を軽減するためにも口座振替を選択できます。
口座振替はメリットの多い集金方法ですが、すべてのケースに適しているわけではありません。例えば、料金が不定期に発生する取引に対しては、口座振替は向かないと考えられます。また、都度支払い側の承認が必要な取引についても、口座振替以外の方法が良いでしょう。口座振替がおすすめなケースとおすすめの業種について、具体的に紹介します。
塾や習い事の月謝、家賃などは、毎月定額で発生します。その他にも、学期ごとに発生する授業料も口座振替に適しています。いずれも口座振替で自動的に引き落とすと集金側も支払う側も便利になるでしょう。
保険料も、毎月あるいは半年や一年に一回支払うことが一般的です。契約者にとっては、保険料の支払いを忘れてしまうと必要なときに補償を受けられなくなるので、口座振替で支払えると便利です。
また、月々の使用料が発生するサービスを利用するときも、口座振替が適しています。例えば、インターネット回線や電話回線、定期購読の利用料金も口座振替を利用できると、集金する側と支払う側の双方にとって便利です。
利用回数に関係なく定額を支払うサブスクリプションサービスも、口座振替による集金に適したサービスです。例えば、スポーツクラブや動画配信サービスなどの集金には口座振替が適しています。
口座振替で集金するときは、事前に顧客や取引先の口座を登録することが必要です。口座登録には、振替依頼書を使った方法とオンライン経由の方法の2つがあります。それぞれの手続きの流れを紹介します。
振替依頼書を使って口座振替の登録をするときは、以下の手順で手続きを進めましょう。
振替依頼書のやり取りがあるため、時間がかかります。また、利用者が誤った情報を記入したり、金融機関への届出印と異なる印鑑で押印したりすると、振替依頼書を再度作成してもらうことになるため、さらに時間がかかります。
振替依頼書を使って登録する場合は、書類に不備がなくても口座振替の利用までに1～2ヶ月かかることが一般的です。そのため、口座振替開始時までは振込などで料金を支払ってもらうことが必要になります。
オンラインで口座振替の登録をするときは、以下の手順で手続きを進めましょう。
書類をやり取りする必要がないため、口座振替の実施までの時間を短縮できます。早ければ登録した月から口座振替を実施できることもあります。
また、紙の書類を使わないことで、利用者の個人情報の漏洩リスクが減る点もメリットです。押印する必要がないので、届出印の間違いによる手続きのやり直しもありません。
メリットの多い口座振替ですが、注意する点も少なくありません。特に次の点は利用する前に対策を検討する必要があります。
口座振替は、集金する側が手数料を負担するサービスです。金融機関や利用件数によっては数百万円単位と高額の口座振替の手数料を請求されることもあります。
また、口座振替を依頼する金融機関ごとに審査を受けることが必要です。金融機関を指定せずに利用者に口座振替サービスを提供するときは、多くの金融機関の審査を受けることになります。
口座振替を利用すると集金業務を簡便化することができます。しかし、直接金融機関と契約する場合は金融機関ごとに多額の手数料を支払うことになるため、利益が大幅に減ってしまう可能性があります。取引先や顧客が少ないときには、割に合わないサービスといえるでしょう。
コストを抑えて集金業務を簡便化したいときは、集金業務を代行するサービスの利用も検討できます。手数料が低く、なおかつ金融機関ごとに審査を受ける必要がないので、取引先や顧客が少ないときでも利用できます。
代行サービスを依頼するときは、セキュリティ対策がしっかりとしているか確認することが大切です。依頼の際には顧客や取引先の個人情報を渡すことになるため、セキュリティ対策に不安があるサービスを利用すると、取引において何よりも大切な信頼を失うことにもなりかねません。
口座振替は、集金する側と支払う側の両方にメリットの多いサービスです。利用料金が自動的に引き落とされるので、請求業務も簡略化できます。
口座振替だけでなく、企業間取引の請求業務（与信審査、請求書の発行、代金回収、入金消込、督促）に課題をお持ちの方は、企業間請求代行サービス「マネーフォワード ケッサイ」もご検討ください。
「マネーフォワード ケッサイ」は、請求書の発行発送・入金消込などの請求業務に加え、口座振替の切り替え手続きも代行するサービスです。また、外部からの不正ログインを防止するアカウントロックや、不正アクセスを防止するIPアドレス制限など、多彩な機能でセキュリティ対策を強化しています。
請求業務や集金業務を簡便化したい方や口座振替の手数料を負担に感じている方は、ぜひお問い合わせください。
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