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請求書払いとは

2021-09-30

「請求書払い」とは、いわゆる「料金後払い」や「掛け払い」のことをいいます。店頭で商品を購入するときのように、商品を購入したときに代金を支払う「現金払い」ではなく、後日決まった期日に代金を支払う取引方法です。

今回は、この「請求書払い」について、導入するときに必要なことや注意すべき点についてご紹介します。

目次

請求書払いとは?

冒頭で説明したように「請求書払い」とは、商品を購入したときではなく、後日請求書が届いてから代金を支払う方法です。企業間取引のほとんどが請求書払いで成り立っており、「掛け払い」や「後払い」ともいいます。

関連記事:「掛け払い」と「後払い」の違い

これは「与信取引」とも呼ばれ、双方の信頼関係のもとに成り立つ取引のことを指します。まだ信頼関係の構築ができていない新規取引の場合や取引価格によっては、請求書払いではなく、商品を購入した都度代金支払いが生じる「都度払い」を採用するケースもあります。

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請求書払い導入で得られるメリットとは?

企業間取引に多く用いられる請求書払いは、請求・回収業務の効率化取引先に支払いを1カ月でまとめてもらうことで、現金払いを行うことに伴う業務の煩雑さを回避することが可能です。

現金払いの場合、そのたびに入金確認などの業務が発生し、煩雑になります。一方、請求書払いであれば、まとめて1回で経理処理を行えるため、業務担当者の負担が軽減できる点がメリットです。

請求にかかるコスト削減

都度現金払いの場合、その度に請求書の発行・郵送などのコストが発生します。しかし、請求書払いであれば請求書の発行・郵送は1回で済ませることが可能です。年間でかかる手間暇や人件費を考慮すると、請求書払いを導入することでかなりの経費削減が見込めます。

効率化による人的ミス防止

業務の効率化はもちろん、二重請求・二重払いなどの人的ミスを防ぐことができます。業務工程が多くなると、それに比例してミスも増加する傾向にあります。そのようミスを防止するために、請求代行サービス等を利用して、請求業務全体をアウトソーシングすることも一つの手でしょう。

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請求書払い導入の際に必要なことは?

請求書払いを導入する際には、主に下記4つの事項について社内フローの検討が必要です。

  • 与信管理
  • 請求書発行
  • 入金管理
  • 督促・代金回収

一定期間の取引情報をまとめて請求書を発行し、入金期日までに取引先から正しい金額が入金されているかを確認します。支払期日までに入金がない取引先は担当者へ確認を行い、場合によっては催促の電話や督促状を発送する対応が必要です。

特に、与信管理は代金未回収のリスクを防ぐためにも重要です。
与信管理には主に、

  1. 取引先の情報収集
  2. 取引先「信用枠」と売上債権残高の比較

といった業務があります。
新規取引先が増える度に、これらの業務を行うため、担当者の業務量も増えていくものです。与信調査には、何を調査すべきか、何を基準にするかなど、ある程度の専門知識も必要とされます。件数が増えても処理がスムーズに行えるような仕組みづくりを、あらかじめ行っておくことが必要です。

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請求書払いのリスクに対応する方法とは?

「掛け払い」「後払い」は、資金を回収できない「未回収」のリスクを伴います。リスクに対応するには、どのような方法があるのでしょうか。

未回収リスク回避には与信管理が必須

代金の未回収のリスクを防ぐためには、与信管理が重要です。
万が一、与信管理に失敗すると、貸倒れやそれに伴う損失が発生する可能性があります。また、資金繰りを圧迫し、悪条件の資金調達手法に頼らざるを得ない状況を招く恐れもあります。与信管理の甘さは、対外的な信用を失い、企業全体のイメージダウンにつながってしまうのです。

また未回収が発生した場合には、督促業務も必要になります。与信管理は、専門の知識がなければ対応が難しい場合も多く、情報量も膨大です。自社で対応する場合には、それ相応の手間やコストがかかることも意識しておきましょう。

関連記事:「督促状の書き方と送付タイミング

請求代行サービスの利用も検討してみる

請求書払いの導入に伴って発生する未回収リスクや与信管理などの手間を解決するためには、請求書関連業務を一括して請求代行サービスにお願いする、という方法もあります。
請求代行サービス会社では、請求書の発行から与信管理・保証まで行ってくれるケースもあります。
マネーフォワードケッサイでは、手間のかかる与信管理も代行可能です。

導入事例:BIJIN&Co.株式会社「与信審査の時間的コストがなくなり、キャッシュフローのサイクルが加速しました。

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まとめ

請求書払いは、企業間の信用取引です。複数の取引や支払期日を1回にまとめることで業務を効率化できることが、請求書払いの最大のメリットです。

しかし、それに伴うデメリットもあります。会社を守るためにも代金未回収リスクは回避しなければなりません。

事業が拡大すると、請求業務などの事務作業も煩雑になるものです。リスク回避の対策をしっかり講じたうえで、請求書払いを上手に導入して業務を効率化していきましょう。

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